档案部门在智慧城市建设中的角色定位与措施
2008年11月，在纽约召开的外国关系理事会上，IBM提出了“智慧的地球”这一理念，进而引发了智慧城市建设的热潮。2009年，迪比克市与IBM合作，建立美国第一个智慧城市。[1]此后，韩国、新加坡等国也陆续开始了智慧城市的建设。我国积极跟进，2013年1月29日，我国住房城乡建设部公布首批国家智慧城市试点名单，共90个，其中地级市37个，区（县）50个，镇3个。据统计数据显示，目前我国已有311个地级市、100多个县（区）开展数字城市建设，其中158个数字城市已经建成并在60多个领域得到广泛应用。[2]
1 智慧城市的概念
智慧城市是新一代信息技术支撑、知识社会下一代创新（创新2.0）环境下的城市形态。[3]智慧城市基于物联网、云计算等新一代信息技术以及维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具和方法的应用，营造有利于创新涌现的生态，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新。“智慧城市”的四大特征：全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新。
智慧城市建设将改变我们的生存环境，也是转变城市发展方式、提升城市发展质量的客观要求。通过建设智慧城市，及时传递、整合、交流、使用城市经济、文化、公共资源、管理服务、市民生活、生态环境等各类信息，提高物与物、物与人、人与人的互联互通、全面感知和利用信息能力，极大提高政府管理和服务能力，提升人民群众物质和文化生活水平。
2 智慧城市建设中，档案部门的角色定位
智慧城市的总体架构（参见图1）自下向上分为“感、传、支、用”四个层，即感知层、传输层、支撑层、应用层，同时建设安全保障体系、标准规范体系、运营管理体系作为支撑。笔者认为，智慧城市建设本质上就是以网络为基础，运用信息和通信技术手段感测、分析、整合各项关键信息，更好地服务大家。其中，最重要的就是数据的互联、共享和安全。
图1：智慧城市总体架构
2.1 是智慧城市建设的管理者和参与者。可能有人要问为什么这些工作都要档案部门来参与呢？首先，档案部门是政府机构建立的基础，是智慧城市建设的重要的管理者和参与者。2007年《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院第492号）规定了档案馆作为政府信息公开查阅的场所，[4]各省辖市根据其精神，档案馆统一挂“×××政府信息公开查阅中心”的牌子，设置政府信息公开查阅场所，档案是智慧城市建设不可缺少的重要的公共信息资源。另外，作为政府信息公开的管理者和参与者，在规划智慧城市建设中所形成的数据分析、初步可行性研究、阶段性报告、可行性报告等，应由档案部门统一收集整理并归档保存，为日后向决策层领导、各部门管理人员提供决策支持。
2.2 是智慧城市建设的基础部门。在智慧城市的建设中，政府部门起到了决定性的作用。档案信息资源是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府机构赖以建立的基础，是智慧城市建设不可缺少的重要的公共信息资源之一。搭建智慧城市的公共服务平台必须整合政府传统组织内部的数据，还要整合政府跨部门之间的数据，特别是对各政府内部公文、档案、图表、数据信息化的改造，是智慧城市建设必不可少的一步。由于大部分档案应用系统是基于局域网或政务内网的，因此，档案部门的作用就是把分散在各系统中的原始的信息资源进行集中整合，形成统一的信息资源体系，“九九归一”，建成一个统一的大数据库。并对大数据进行收集、存储和科学管理，使数据高度集中和融合，建立数据中心和共享平台，使数据具有“智能”的技术能力，才能为信息共享提供条件，服务传统行业。其核心就是要构建统一权威的公共信息服务体系和平台，实现一站式信息服务。只有保障了基础数据在“前端”的真实性和安全性，才能为之后智慧城市建设提供基本保证。
3 档案部门在智慧城市建设中存在的问题
3.1 统一标准缺失。单从档案部门内部来看，全国各个档案部门虽然已经建设了规模大小不等的数据库，但都各自为政，缺乏统一性和整体性，而且标准化程度低。更不要说不同行业、不同机构之间的信息化建设了，都各有计划。在其他应用终端上，从政府到行业再到企业，各自也都有自己的标准，相互间的兼容性差，这样就造成宏观上把握不清，信息孤岛与重复建设现象严重，相关资源不能整合应用，档案数据无规范化控制，存在安全隐患。
3.2 相关法规制度建设存在着严重的滞后性。主要表现在信息立法和档案法律法规没有有机的整合。在上世纪90年代中期，随着大量CAD文件的面世，国家质量技术监督局推出了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。1999年，为规范电子文档的归档与管理中的问题，国家档案局又颁布了《电子文件归档与电子档案管理办法》，2000年，为了解决计算机在辅助档案管理中存在的问题，国家档案局又颁布了《归档文件整理规则》。2002年，针对公务活动中电子文件的形成、积累、保管、利用等方面存在的问题，国家档案局对《电子文件归档与电子档案管理办法》进行了修正，在此基础上，又分别在2003 年和2005年出台了第三部和第四部档案信息化部门规章。[5]但有关电子文件采集的元数据标准、电子文件鉴定保存的技术规范依然空白。数字档案长期保存工作往往是在国家档案机构系统内部进行，企业、高校、研究机构、政府其他部门的参与有限，跨部门、跨领域的长期保存合作机制尚未建。
3.3 安全管理的滞后性。主要表现在很多档案信息网络管理人员、应用人员缺乏安全意识，有些档案工作者没有受过正规的网络安全培训，对信息网络的安全重视不够，使档案信息安全管理缺乏针对性和执行力。同时，缺乏既懂档案工作又掌握智慧城市专业知识，又对信息安全领域熟悉的人才。从专业结构看，档案从业人员主要来自文史学科为基础的相关专业，致使在技术层面上无法提供有力的安全支撑，在信息环境的发展中，标准化管理、计算机辅助管理、规章制度管理明显滞后于档案信息化发展的步伐。 4 改进措施
4.1 技术层面
4.1.1 加强对计算机档案管理系统的管理，确保系统安全。智慧城市建设的关键是信息的整合和共享，就是通过计算机和网络把所有数据都放在一个敞开的公共信息资源平台上，大家按需应用。因此，只有平台安全才能保证数据安全，一旦平台被恶意破坏，数据就面临流出的风险。所以，必须提高数据的安全保障，档案信息作为政府的基本行政工具，档案部门应从“源头”抓起，保障数据安全。进一步完善安全防范措施，除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术外，还需采取专用核心密码加密系统进行数据加密，多种安全防范措施并用。及时发现和消除隐患，确保计算机和档案的安全，在有安全保障的前提下才能使有密级的信息在网上安全传输和共享。其次，提高档案管理计算机网络的安全性。档案管理计算机网络必须采取强有力安全措施，以克服网络面临的威胁。这些安全措施分为技术措施（如权限设置、个人身份鉴别、防火墙、建立数据备份系统等）和管理措施（如建立健全网络管理体制、建立完善网络管理规章制度、加强网络运行进程中的监控与管理等）。
4.1.2 采用“云计算”。云计算是一种网络服务方式，用户可以通过网络租用或免费获取所需服务，而这些服务经过云计算技术的不断发展将涵盖全部可能的IT应用。[6]提供服务的网络即被称为“云”，“云”中的使用者可任意扩展并随需获取当中的资源，用户可以通过这种特性，像用水和用电一样按需购买和使用IT服务。
智慧城市建设涉及面广，其成功的一个关键要素是建立一个信息整合平台。信息整合平台是集成各系统收集的数据，对数据项及数据格式进行标准化，对反映城市活动实际运行的信息进行统一管理的基础平台。档案部门可以运用云计算技术建立一个“平台式服务”模式，整合档案行业的服务器、存储器等设备，部署云计算环境。也可以将各政府机构的基础设施进行云建设，构建一个统一的电子文件管理业务平台和数字档案管理平台的“云计算”环境，同时，还可以将档案行业的“云计算”服务提供给其他行业使用，这样可以大量节约重复性的设施建设经费，既省时，又省力，还省钱。档案部门既可以灵活地调动资源，又可以最大限度地满足动态变化的需求，更好地支持智慧城市的建设。目前，敦煌已成功利用云计算技术完成了智慧城市的建设。利用不同途径采集的数据信息经过网络传输存储在了云数据中心，根据需要可随时调取。既节省开支、避免了重复建设，又方便了统一管理，这一成功经验值得我们借鉴。
4.2 人员方面。抓住智慧城市建设这一契机，档案部门应加快建立吸引、培养、使用高层次人才队伍的新体制、新机制，实施合理的人才政策，积极引进优秀的网络及技术型人才；制定正确的用人制度，将客观公正的人才考评政策和人才激励政策相结合，充分调动在职档案人员自觉学习的积极性和主动性；建立数字档案信息利用的反馈和服务评价机制，将用户反馈内容涉及的技术问题进行及时处理；注重高技能创新型人才培养，加强现有人员的再教育、再培训，建立制度化、多元化的继续教育体系，单位应鼓励在职人员积极参加计算机网络管理方面的培训。以往单一的档案专题讲座、岗位培训已经不能适应智慧城市建设的要求，我们可以通过联合学校、行业、企业等各方面资源，结合实际，形成立体交叉化的培养形式，如访问交流、实际操作、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、针对性强、形式灵活的特点。只有了解各行业的具体情况和公众的服务需求，才能对症下药，建立安全有效的公共平台，促进信息资源共享，支撑智慧城市的发展。
