浅谈医院文书档案管理的办公自动化
医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。文书档案是档案工作的重要组成部分，是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，其档案信息资源对医院发展、医疗课题开发、医院文书档案自动化建设等方面均有重要作用。
一、要高度重视文书档案自动化管理工作
（一）能够提高办公效率。随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化办公的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，特别是在档案管理工作中，传统的管理工作，工作人员的劳动负荷很大，纯手工的管理工作，使档案管理工作复杂化。从纸质形式转变为电子形式。现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量。
（二）能够有效的提高文书档案管理的运行和使用效率。传统医院文书档案管理过多依赖于纯手工操作，对工作人员的要求比较高，但极易发生各种错误。而计算机拥有强大的处理信息能力，使得文件收集储存和统计分类变得更加有序、便捷，文件起草、传递等各环节都变得更加简单方便，办公效率得到了有效提升。当前，随着社会主义市场经济的深入发展及目前正在进行的医疗卫生体制改革，医院档案管理工作也步入了一个新的阶段。如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足医院各方面的需求，适应日趋发展的新形势，是医院文书档案工作的新课题。
（三）能够实现信息资源的共享。医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。随着我国经济的不断发展，电子信息科学地不断进步，医院文书管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理，档案工作更为突出信息化管理。医院文书档案实施信息化管理后，使管理由单途径发展到体系化管理，实现了档案目录与内容的合并管理。档案信息同载体分离，实现了同其它医疗机构档案信息的互联互通，提高了档案资源的利用效率，所调阅的信息能够及时脱机处理和适时响应，查准率和查全率都得到了保证。
二、提升医院文书档案自动化管理与利用效果
（一）规范文书档案管理与利用的基本体系。加强和规范文书档案信息资源，是适应医院发展和社会信息化建设的必然势趋。过去我们没有足够意识到档案信息资料的重要性，对随时产生各种门类和载体的档案资料，比如医疗、护理、科研、财务、荣誉、声像等，认为存放在档案室就完成历史使命，其实不然，正是那些被束之高搁、无人问津的档案资料，对医院各部门及医院的可持性发展都有着非常积极的借签作用。因此，医院要采用文书档案管理软件必须符合多种文件存储格式，具备内联网和互联网两大检索功能，支持信息的实时浏览，实现良好的数据存储、收集整理、权限控制一体化管理。
（二）做好文书档案是收集和整理。在当今电子文件中，文件的形式特征和内容特征均已发生了变化，电子文件通过计算机系统进行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理，不同的用户根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由的组合与分类。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。因此，文书档案的收集和整理要按照及时、齐全、完整的原则，确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏。建立归档资料目录，便于检索使用。随着信息化建设步伐的加快，更需要配备专业的电脑科技人才，及时收录归档资料，实现无纸化办公，充分做好档案信息电子化的技术处理、保存、发展、演变和提取利用工作。
（三）提高档案人员的综合素质。首先，应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策。其次，必须具有档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的档案管理工作者。对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求。第三，采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。
三、结束语
随着医药卫生体制改革的进行和医院服务模式的转变，以及人民群众法制化观念的逐步提高，医院文书档案管理信息数据化、网络化技术和应用与临床各科的紧密结合、融入和发展，必将带动医院新一轮观念的变革。因此，加强文书医院档案管理力度，对贯彻落实医疗卫生政策、法律法规，促进医院健康有序发展，保证医院可持续建设具有十分重要的意义。
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