我国病虫害等农业科技档案管理、利用现状分析
一、农业科技档案的含义及其特点
（一）农业科技档案的含义
农业科技档案是指在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案[1]。是涉农的组织和个人在农业生产、经营和农业科研活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图片、声像、图表、电子等文件材料，它既是农业科学研究和农业生产活动的历史记录和凭据，也是农业科学技术储备的一种重要的形式，更是一种珍贵的档案信息资源，记录农作物病虫害研究过程及防治情况的病虫害档案属于农业科技档案的一种。
（二）农业科技档案的特点
农业科技档案不同于一般的文书档案、电子档案及有会计档案、人事档案、诉讼档案及病历档案等构成的专门档案，它是人类面对自然进行的科学研究、进行农业生产活动的记录，农业科技档案作为科技档案大家族中的重要门类之一，也有其明显特点。
1.使用的现实性：因为农业科研、生产活动具有极强的继承性、连续性，所以据此产生的农业科技档案不同于一般档案，它不仅具备用于历史查考的功能还具备现实使用性[2]。进入档案部门的农业科技档案会对现实的农业科技研究和农业生产活动有很大的参考作用，例如：2008年长丰县草莓炭疽病的发生给农户及当地经济带来影响，但其炭疽病的发病症状、特点及防治对策对当时及接下来这几年长丰县草莓种植有很大借鉴意义。
2.成套性：关于一个农业科技课题或农业生产活动的所有的归档，要历经较长的时间，有时需要跨越不同的区域、专业，构成一个反映农业科技研究及生产活动的整体，病虫害档案的不仅仅是病虫害发生、防治过程中的信息记录，还包括关于农作物引进、土壤分析、母苗选用、田间防治情况等等和其相关的文字材料，这就是农业科技档案的成套性。
3.专业性：农业科技档案最突出的特点之一是其专业性，不仅农业科技档案区别于其他科技档案，而且不同农业研究课题和多种农作物生产活动形成的档案之间有所区别，具有不同内容及特点。例如：在调研中我们可以发现，广德县的板栗及东至县的蔬菜种植的方法及病虫害防治存在很大的差别，其形成的档案也必然不同，具有一定的专业性。
二、长丰县农业科技档案管理、利用现状及问题
现阶段档案界的专家学者对于病虫害等农业科技档案的关注不多，著作较少，研究也不深入。我们的调研团队为明确现阶段我国病虫害等农业科技档案的归档管理机具体利用情况，以长丰县的草莓种植农户及档案工作人员为调研对象，采用访谈和问卷调查的方式进行了农业科技档案相关问题的调查。发放40份问卷，最终收回有效问卷30份，问卷回收率为75%，了解到的有关情况如下：
（一）长丰县农业科技档案管理利用的现状
1.档案馆、室方面
长丰县档案馆在2012年12月晋升为国家二级档案馆，其馆藏档案盒档案工作较为出色。但其档案归档目录中和其他档案馆一样，以文书档案为主，并包括为数不多的基建档案、照片档案、实物档案，没有设立专门的农业科技档案。有涉及到病虫害等农业科技的文件资料，大都作为林业局、科技局、农业局全宗的一部分归档管理，没有农业科技档案系统、科学的管理。在农业科技档案的利用上，很少有人到县档案馆查询农业科技档案，而档案馆本身也几乎没有开展农业科技档案的编研和提供咨询服务工作，也没有和其他省（市）的档案馆了解学习农业科技档案管理归档情况。在社会主义新农村建设的新形势下，长丰县的少量社区、乡村档案室建立起来，例如其双合社区积极加强和完善档案建设工作，档案的分类、记载和保存管理等情况较好，其中就有关于少量的病虫害记录的资料。
2.农业生产者方面
在以长丰县的草莓种植户为对象的调查中我们了解到，几乎没有农户了解档案及农业科技档案的概念。很多人只是单纯的认为档案就是他们现实生活中接触道德婚姻登记档案、移民建房档案、土地划分档案等，甚至有人把档案理解为：“国家领导人发的文件或声明才是档案。”而档案利用意识就更低，在遇到病虫害及其他农业生产问题时，都是农户直接探讨解决，或是询问有一定种植技术的人员。除非出现大的病虫灾害，很少会去村委会档案室查找资料，解决问题。村委会的病虫害资料以纸质形式为主，文件目录未录入电子管理系统，没有和县档案馆及其他省、市档案馆建立数字换、网络化的查询系统。而在县下面的许多村档案室，没有看见专门的档案人员，大多是由村民主任、文书等兼职管理。
（二）长丰县农业科技档案管理、利用的问题
1.归档管理体制落后
我国的农业科技档案管理体制不规范，各地区、各行业之间没有统一、规范的管理模式，甚至以县市或省为范围，都没有建立健全的农业科技档案管理规章制度。有些地方档案室没有依据农业科技档案工作管理规范的具体要求，把农业科技档案的管理纳入档案管理工作的环节，造成农业科技档案管理和农业科技的具体实践利用工作的严重脱节。农业科技人员、档案工作者及农业生产者对建立农业科技档案的重要性认识不足，对农业科技活动中形成的文件资料的搜集、积累、整理、归档意识淡薄，把关不严和归档不完整[3]。
2.归档、利用意识不高
农业生产者及档案管理者对农业科技文件的积累和归档保存不够重视，使得许多农业科技档案不完整。农业生产者在具体的农业生产活动中遇到问题，也很少会到档案室或档案馆查询档案，了解以前类似情形及采取的应对措施，对现在的农业生产活动有所参考，从中吸取经验和教训。 3.信息化、网络化程度低
许多乡村档案室仅为一间闲置的房屋，存在失火、潮湿、虫蛀的安全隐患，也缺乏必要的空调、除湿、现代信息管理等设备，县、市档案馆也很少对农业科技档案进行专门的整理归档，也没有很其他综合性档案馆或专门档案馆建立档案信息查询的网络系统。档案信息化是档案管理现代化的重要标志，数字化、网络化是实现档案管理信息化的必由之路。而不少农业科技科研单位、乡村档案室及县综合性档案馆很少使用信息技术、网络技术管理农业科技档案，没有建立电子档的档案查询目录，档案管理的水平仅停留在纸质版档案的立卷、保存，这必然会增加农业科技档案检索、查阅资料的难度，降低农业科技档案信息资源开发利用的能力。
4.缺少专门的档案管理人员
调查中我们可以发现许多档案馆保管部门特别是乡村档案室的大多数人员是兼职，有时还被削减，频繁更换，缺乏系统学习，有的档案管理人员不熟悉农业科技档案的收集、鉴定、分类、编目、归档等工作。农业档案工作人员往往不注重科技档案前身的科技文件长期积累，忽略了研究过程的价值，使档案管理流于形式，而真正用于从事专业化农业科技档案工作的时间便被最大化的压缩了[4]。农业科技档案管理人员开发档案的也意识不强，很少进行农业科技档案的编研和提供信息利用的工作。
三、加强农业科技档案管理、利用的对策
（一）健全科技档案规章制度
现在在我国还没建立专门的农业科技档案馆（室），农业科技档案的归档管理还是综合性档案馆的工作范畴。农业科技研究单位和农业生产者要根据本单位的具体、实际情况，建立可操作性强的档案归档规章制度，做好立卷归档工作，宣传农业科技档案的重要性，增强科研人员、农业生产者和档案工作者的档案意识，重视农业科技档案的收集、归档、管理等工作，以便农业科技档案的安全、完整和提供利用。档案收集和利用等方面有规范的规章制度，才能保证档案管理工作有序、有效地进行。
（二）强化档案服务，提高农业科技档案利用率
农业科技档案管理的宗旨是为农业生产活动服务，使农业科技档案由存而不用的现状转为归档与利用相结合的状态，发挥其技术效益和社会经济效益，充分体现农业科技档案的使用价值。因此，档案工作人员要树立档案服务意识，了解过去农业科技档案利用情况，总结出农业科技档案利用的规律，为进一步开发利用农业科技档案信息资源提供依据，进行农业科技档案的编研、研究，多到农业生产或种植基地进行农业科技档案的宣传，采取电话咨询、网上查询、档案复印等方式为农业生产者提供档案信息资源。
（三）提高农业科技档案工作人员的综合素质
现阶段农业科技档案大都是由非档案工作人员兼职完成，这必然影响农业科技档案的科学、合理的归档保存和提供利用。新农村建设的背景下，农业科技档案管理工作需要档案管理人员具有认真负责的工作态度，也要求他们熟悉档案业务，具有现代化档案管理技能这是现代档案管理所必需的。有必要建立档案工作人员的培训机制，既要学习档案知识、计算机应用知识与技能、网络技术知识以及党和国家在科技方面制定的各项方针政策，更好地适应农业发展形势的需求。
四、结束语
农业科技档案管理是现代农业科技进步的重要保障，是现代农业科研成果转化和推广的重要纽带，农业科技档案的合理保存和有效开发利用有利于保护农业知识产权，促进我国农业经济可持续发展。但目前我国农业科技档案的保存的管理效果欠佳，档案界关于农业科技档案研究的也很少。要完善农业科技档案的归档、管理工作，科学的开发科技档案信息资源为农业生产者的农业生产实践服务，国家档案局、档案管理者、乡村档案室、农业科研工作者及农业生产者都要做好各自工作，不断努力。
