信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化探讨
广播电视台文书档案业务数字化即要将文书档案的内容转变为计算机系统中以“0”、“1”表示的二进制代码，并通过办公软件、文书档案管理系统进行管理，信息化既为文书档案业务数字化带来了机遇，同时也带来了挑战，需要广播电视台积极应对。
一、信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化的发展机遇
信息化条件下不仅文书档案数字化迎来了良好的政策机遇，而且也使得数字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，从而对于广播电视台文书档案数字化发展带来了重要的机遇。
1、文书档案信息化的政策机遇良好
为迎接信息化时代的到来，国家制定出台了诸多的扶持政策，鼓励包括文书档案等业务在内的产业数字化发展，如《国务院关于大力推进信息化发展和切实保障信息安全的若干意见》（国发〔2012〕23号）就对各领域的信息化提出了指导意见。此外，《电子档案管理基本术语》、《电子公文归档管理暂行办法》等制度的出台则为信息化条件下文书档案数字化提供了政策支持。
2、文书档案管理数字化便捷性大幅度提升
信息化条件下，首先，各种信息设备被大量的开发出来，文书档案数字化具有了可行的基础，如文字扫描专用设备以及扫描后不同文档格式转换工具的开发，使得各种历史文书档案可以便捷的转变为数字档案。其次，各种信息技术被广泛的应用，文书档案数字化管理具有了可行性。由于信息化的推广应用，一般的文书档案人员都具备计算机操作技术，而各种软件供应商开发出的文书档案管理软件界面简单、操作方便，降低了文书档案管理的难度，提高了文书档案数字化管理的可行性。
3、文书档案数字化成本大幅度降低管理水平得到提升
随着信息化的推广应用，无论是硬件设备还是软件服务供应商的产品价格都大幅度降低，这就使得文书档案数字化的成本大幅度的降低，即使是县及以下的单位，只要购买了基本的软件，并利用WORD、EXCEL等办公软件辅助就可以实现数字化管理及应用。此外，从管理来看，信息化条件下，文书档案可以利用数据库进行统一管理，从而提高了管理水平。
二、信息化条件下广播电视台文书档案业务数字化面临的挑战
信息化虽然为文书档案业务数字化带来了机遇，但同时也带来了诸多挑战，表现在文书档案业务流程需要重构等方面，需要广播电视台组织力量积极应对。
1、文书档案业务流程需要重构
广播电视台传统模式下文书档案的业务流程基本是各部门将文书档案资料送交档案室或者档案管理人员，档案管理人员审核后就按照一定的原则进行分类保存，直至最后销毁，这一过程中如果需要调阅则只能到档案室办理相应的手续。但在信息化条件下，这种业务流程需要重构，如需要调阅文件则只需要到存放文书的档案的计算机设备中进行操作，而无需到档案室调阅纸质文档，这就改变了传统的业务流程，但部分广播电视台尚未推进流程重组，难以适应信息化的需要。
2、文书档案工作内容需要创新
在传统模式下，广播电视台文书档案主要是对纸质档案进行保存，但在信息化条件下，文书档案增加了电子档案的内容，这就需要广播电视台在工作内容上进行创新，一方面，要制定数字档案的管理制度，即数字档案如何保存、如何开发利用等，这就必然需要对业务进行创新。另一方面，要对数字档案与纸质档案的一致性进行验证，即保证两者在内容上是相同的，特别是，由于数字档案具有可修改性，在正式成文之前可能经历了不同领导者的修正，因此必须有效的进行核对，确保数字档案保存文稿为最终定稿的文书。
3、文书档案的安全性遭遇威胁
在信息化条件下，特别是没有开发专门的数据库的背景下，广播电视台的文书档案都是简单的利用计算机系统进行保存，如建立一个文件夹将同类型的文书档案存放在里面，但由于这种存在只能进行简单的加密处理，部分文书档案管理人员甚至没有进行加密处理，如果遭遇不法分子的攻击容易导致信息泄露，给广播电视台带来压力。
三、信息化条件下促进广播电视台文书档案业务数字化的思考
数字化是广播电视台文书档案业务发展的必然趋势，在数字化过程中，广播电视台必须把握机遇，积极完善数字化设施设备，加强文书档案人才管理，完善数字化管理制度，以此加快文书档案业务数字化进程。
1、积极完善数字化设施设备
首先，要积极完善硬件设备，广播电视台要加大投入，积极购买包括计算机、扫描仪等在内的信息化设备，并进一步完善纸质文书档案管理设备，以促进纸质文书档案与电子文书档案同步升级。其次，要积极完善软件设备，广播电视台要根据其文书档案涉及的内容多等特征，积极组织开发文书档案数据库，利用数据库的存储能力强、管理方便、安全高效的特征，强化文书档案管理。
2、加强文书档案人才管理
首先，广播电视台要明确信息化条件下文书档案管理人员需具备的基本素质，即要明确这一岗位人员在档案管理、计算机等信息化设备使用中所需要具备的基本能力，为文书档案业务人才选拔、聘用和培训提供目标指向。其次，广播电视台要根据文书档案数字化发展的需要加强人才培训，制定完善的人才培养方案，对培训的内容、培训的形式等进行规划，如在培训形式上可以采取“手把手”的教以帮助文书档案管理人员掌握计算机软件使用方式。
3、完善数字化管理制度
首先，要制定完善的业务管理制度，要根据信息化的需要，建立电子档案、纸质档案文书档案管理制度，电子档案主要要对接收流程、电子档案安全管理制度等进行明确，纸质档案则主要在文书档案格式规范等方面进行明确，此外，还要建立文书档案核对、借阅、销毁管理制度，对纸质档案和电子档案进行核实，避免两者不一致。其次，要建立责任落实与责任追究制度，对文书档案管理过程中制度执行不到位的责任人要进行处罚，以此完善档案管理。
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