浅议提高房地产档案管理能力的措施
中图分类号：TL372文献标识码： A
随着城市建设和房地产业突飞猛进的发展，人们对房地产登记档案信息的需求越来越大，相比之下，目前房地产档案信息服务的发展相对于需求来说有些滞后，不能完全满足社会对房地产档案信息的需求。如档案管理队伍人员老化，素质偏低，查询服务及管理人员严重不足，查询服务收费水平偏低，工作方式有待改进，信息系统有待完善等，这些都制约着房地产档案信息部门对外提供服务的能力。
在新经济发展形势下如何做好房地产档案管理工作，是摆在各级部门和领导者面前的一个亟待解决的问题，这个问题也必须引起房地产档案部门相关领导者和管理者的重视，并认真思考应对对策。
1 加强人才及人员保障，提高工作人员的综合素质
根据人力资本理论，人力资源是一个组织最宝贵的资源。因此，要提升一个组织的服务社会的能力，首先管理层应制定有长远规划的人才引进计划，通过引进专业化高素质的人才，给组织注入新的生机和活力，提高组织的创新能力和提高工作效率；二是加强教育培训。现代的房地产档案及档案信息管理，已不再象从前一样，这项工作要求工作人员不但具有档案管理专业方面的知识，还要懂得房地产登记方面的相关规定、信息化管理及操作方面的技能、公文写作及文档编辑方面的能力等，还要具备较高的职业道德素养，如较好的人际沟通与交流能力，先进的服务理念等。在引进人才，提高工作人员综合素质方面应做好以下几点：
1.1引进人才。应针对档案及信息管理方面的薄弱环节，引进管理人才以加强档案馆的管理工作，改善服务质量，提高工作效率；引进信息化方面的人才以加强信息化建设，以更先进的系统功能应对不断增长的查询需求；引进足够的人手以应付工作量不断增长的需要。
1.2加强培训。加强对现有工作人员的业务、技能、法律法规及职业道德素养的培训，制定全方位的培训计划，内部培训与外部培训相结合，从而提高员工的综合素质，激发员工的工作热情，树立优质服务的理念，培养员工积极向上的竞争意识，提高他们的知识及技能水平，以更好地应对更加复杂的业务及工作环境。
2 强化绩效考核，调动工作积极性，提高工作效率。对于每一个员工来讲都想掌握自己的命运，但自己适合做什么、组织的目标、价值观念是什么、岗位职责是什么、自己如何有效地融入组织中、结合组织目标如何开发自己的潜能、发挥自己的能力、如何设计自己的职业人生等，这是每个员工十分关心的问题。目前房地产登记中心档案馆的员工多数为合同制员工，而且与正式员工相比，合同制员工的工资福利待遇要低很多，因此更要做好激励工作，充分调动他们的工作积极性。
2.1明确规范、标准。要制定明确而详细的工作规范，并以此做为工作分析和业绩评估的标准；
2.2制定合理的奖励制度。制定能够充分激发职工期望值的绩效奖励办法及执行细则，制定合理的报酬、福利、提升和其他激励形式，鼓励职工的积极性和创造性，并合理运用到具体工作中去，特别是应用到在工作人员中占绝大多数的合同制员工的管理中去；
2.3制定严格的考核制度。管理部门要根据标准进行严格的工作分析和评估及考核，要把他们的奖金与工作量挂钩，并拉开距离，奖勤罚懒，让干得多的职工多得，干得少的职工少得或不得奖金；要把他们的工作优劣与年终评优结合起来，让工作优秀的员工能够获得荣誉称号；要把他们的表现与职务升迁结合起来，让他们明白即使是作为合同制员工，他们也可以凭借自己的努力升到管理层的位置。
3 改进完善档案信息系统，提高服务能力
结合目前房地产登记及档案信息管理现状，在信息化管理方面，提出提高服务能力及管理水平的措施如下：
3.1房地产档案影像信息采集服务方面。与已有房地产登记业务系统无缝集成的接口，建立高效的影像获取机制；支持多种影像设备包括数码相机、高拍仪、扫描仪、摄像头等主流影像采集设备；支持黑白、灰度、彩色三种影像获取模式；自动进行无损图像压缩，实现各种格式多页文件混合压缩；支持图像有损压缩和无损压缩；并提供图像自动质检功能。
3.2房地产档案信息查阅管理方面。提供可控的、统一的、集中的业务前台查询服务，包括登记查询人信息，设置查询人权限，查询预览，打印管理；提供查询费用管理，功能包括计算查询及打印费用，可以进行费用预交、补交和结算；提供档案查询收费明细和工作量统计；为内部系统整合提供查询接口服务。对收费单据核对后收费，为收费处提供发票打印功能，收费审核后，打印档案资料或证明并盖章。
3.3房地产档案信息安全机制方面。建立档案信息的防篡改机制；建立档案信息版本控制机制；提供变更历史回溯机制；建立档案信息访问权限控制；建立档案信息变更查阅日志机制；可以进行局部修补、文件保密级别设置、自动纠偏、字体加深等操作等。
3.4房产影像档案系统管理。建立高效的房地产影像档案信息存储空间管理并建立方便快捷的影像档案信息查询利用操作方式；建立海量档案信息数据的备份策略；提供档案归档存储服务；支持光盘组织和刻录子系统；设置用户的基本信息、操作权限、查询和打印权限；系统基本参数，包括档案文件保密类型、收费标准、查询人类别、查询人权限、库房密集架参数；日志管理功能，包括查询和导出系统日志信息，信息系统自动生成，主要包括用户操作档案，如增添、删除、更改的信息。
3.5与金融机构联网方面。应加快金融联网系统的设计研发，与各大金融机构就联网方式及费用收取等方面尽快达成协议，实现联网以方便金融部门对房地产档案信息的利用并节省房地产档案管理人力资源。
3.6查询手段方面。尽快推出网上查询、电话查询和自助查询等多种服务手段，可以从一定程度上解放劳动力，方便群众查询，提高房地产档案信息的社会利用率。 通过以上对房地产档案信息系统的改造，提高其运行的效率和质量，加强工作管理及安全管理，提高其社会利用率，则可以进一步提升 C 市房地产档案信息的服务能力。
4 改进工作方式，优化工作流程，提高工作效率
4.1改变影像档案采集方式，提高影像档案的清晰度，提高电子档案的利用率。为了提高房地产登记的受理、审核及档案信息利用等方面的效率，建议不再登记由受理人员进行数码拍照，使用物理案卷进行流转审批，同时聘请专业档案扫描人员对物理档案进行高清晰化扫描并进行整理，除提高电子档案的可利用度外，提高房地产档案的整理速度。通过这种方式，物理档案入库后就可封存，几乎可以不动，档案信息查询工作人员利用电子档案就可直接对外提供利用，既可以保护物理档案不受损，又可以节约调取物理档案的时间，提高查询工作效率。
4.2整合查询窗口，统一工作标准，进行考核激励。房地产档案信息查询窗口由于分工过细，导致各窗口工作量不均匀。因此应把各个窗口进行整合，一律变为综合受理窗口，即每个窗口既可以受理限购查询，也可以受理税务查询等各种业务，这样可以改变各窗口工作量不均的情况，还可以统一工作量标准，为下一步制定绩效考核办法，激发员工的工作积极性，进一步提高工作效率创造条件。
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