高校办公室管理中存在的问题及对策分析
一、概述提高高校办公室管理工作的重要性
高校办公室作为集教学、科研、服务师生、对外宣传等的管理行政单位，在整个院校的工作中起着十分重要的作用，其职责是与各个部门进行沟通和协调，根据不同的专业性质来进行分工的行政管理组织。随着高等教育改革和发展步伐的不断加快，高校建设也面临着许多的挑战，如：扩大院校的办学规模、提高整体教学质量和学术声誉等，都面临着较大的压力，在如此大的挑战面前，办公室如何处理并解决好这些问题，是直接关系到学校整体运行及学校整体形象的重要举措。[1]
高校办公室作为高校中一个十分重要的管理部分，其服务的对象是全校的师生，是全校信息的集中汇总和发布以及协调内部的职能部门，同时，也是整个学校运转过程中中枢神经系统。办公室工作效率的高低，将会直接的影响到高校的整体运作水平，彰显出高效整体管理水平。[2]
二、高校办公室管理中存在的问题
1.对工作职能认识不够清楚
许多高校办公室的工作人员不是对口专业毕业的，在参加工作之后由于种种因素而没有接受相关的系统培训。因此，在日常的工作中，这些人员只有按照领导的指示办事，不能提出具有建设性的意见，在遇到状况的时候，也只能被动的应付，没有较好的解决方法。此外，在高校办公室的管理中，还存在着工作任务分配不清和沟通不够的问题，使得一些简单的事情抢着做，而一些比较复杂事情却没有人去做，导致工作的效率低下，严重的影响到了高校办公室只能的实现。
2.人员的素质较低
在高校办公室任职的工作人员大多来自于不同的岗位，具有不同的专业背景，同时，大部分的工作人员都没有接受过管理学当面的专业培训，缺乏一定的专业技能。此外，由于办公室的工作人员从事日常管理，忙碌于繁重的事务性工作中，在加上学习各项工作的持续改进，他们只能凭着有限的经验来进行工作，缺乏运用现代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好适应高校的快速发展和办公室管理工作的要求。
3.规章制度不够完善
高校办公室的工作繁多且较为复杂，每一项工作看起都十分的琐碎，但却有十分的重要。目前，许多高校办公室都缺乏较为完善的管理制度，来统筹和安排日常事务，办公室的工作纷繁复杂，如果没有制度来对其进行规范管理，那么办公室的工作将会陷入毫无章法的境地，使得办公室工作人员的态度松散，影响到整个部门的工作效率。要想有效的避免这些问题的发生，高校办公室就应建立一套较为完善的规章制度来对办公室进行科学有效的管理。[3]
4.办公自动化的应用不够完善
随着信息技术的快速发展，计算机系统及相关的技术在各个领域得到了广泛的应用，给社会各个方面的发展带来了前进的动力，同时，教育领域的发展方向也在向着信息化的方向靠拢，高校办公室的管理也离不开信息系统。在高校办公室应用先进的设备和技术时，存在着一系列的问题，如：应用人员的素质不高、不能及时对相关的操作人员进行技术指导和培训等，造成先进设备的利用率较低，局限于文件的打印等工作，信息化技术的不能很好的应用，将会影响到办公室各项工作的开展。
三、提高高校办公室管理工作的方法
1.提高办公室工作人员的服务意识
行政管理工作的基本特征就是服务，办公室的工作也不例外，因此，高校办公室人员应放弃旧的思想，确定行政管理就是服务的新思想，努力工作为高校的发展服务，为学校的领导、师生、员工服务，为招生服务和社会机构以及教学等服务。根据高校的教育制度和自身规章制度的变革以及各种新问题、新情况的出现，提供及时的服务，努力学习相关的知识，不断提高自身的服务水平和质量。
2.加强办公室人员的培训工作
办公室工作人员的思想和业务水平直接的关系到学校行政管理工作的水平，甚至有可能会影响到领导的决策。为了有效的提高他们的理论水平，提高他们的综合分析、文字表达、组织协调等水平和能力，高校办公室就应建立相关的制度，加强对办公室工作人员的培训。可以从以下几个方面来加强对办公室人员的培训：
2.1利用各种渠道采取多种形式对办公室工作人员进行培训，针对培训人员的不同特点，派选人员参加进修，学习相关的业务等。
2.2加强对办公室工作的研讨，对教育改革和发展的情况进行研究，探讨学校制度的改进、学生教师服务的新选择以及科研等工作的情况，通过这些探讨和研究可以有效的提高办公室工作人员的素质，进而提高办公室的工作效率。
2.3激励办公室工作人员积极工作，努力的提高自身的业务素质。
3.建立和完善高校办公室工作中的管理体系
为了能够更好的适应高校的发展，办公室在工作中应建立和完善各种规章制度与管理体系，沟通和协调是办公室工作中的主要内容，办公室工作人员应做好协调工作，坚持公平公正的原则，充分的考虑到全体人员的利益。高校办公室管理体制的健全是提高其工作效率的前提，此外，应对高校办公室的职能进行重新定位和细化，充分考虑到改革之后的高校管理体制下，办公室在其中发挥的作用是什么，在明确任务之后还应根据指定的业务内容来明确办公室各个工作人员的职责，提出科学可行的工作计划，从而保证办公室工作的顺利实施。[4]
四、结束语
高校办公室是学校党委和行政的综合办事机构，同时也是学校领导的参谋和助手，是协调多方面的强梁，担任着调查研究、督办查办和提供服务等多项职能。办公室工作效率的高低，将会直接的影响到高校的整体运作水平，彰显出高效整体管理水平。[5]
