成绩档案翻译制作现状及翻译管理软件研发构想
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2014）11-0075-02
在经济全球化、教育国际化等背景下，出国留学人员越来越多，据统计，我国出国留学人数2011年34万人，2012年40万人，2013年41万人，出国人数逐年增长。近几年，黑龙江大学办理英文成绩（单）档案的数量也越来越大，具有阶段性集中申请办理特点，每年办理人数呈现明显增长趋势（如下图所示）。
为了更好、更快、更多地为师生、社会提供学籍档案翻译利用服务，拓宽档案工作服务的辐射面，高校档案馆及工作人员应与时俱进，加大馆藏资源开发利用，扩展服务范围，提高服务水平。
一、成绩档案翻译――服务的新领域
英文成绩档案是留学人员必不可少的材料，英文成绩的高低关系着录取大学的好坏，国外大学依据学生成绩来决定资助学生奖学金的等级，随着出国留学学子的增多，英文成绩档案的需求迅速增长。学生成绩档案是高校档案馆极为重要且具特色的档案之一。2008年教育部和国家档案局联合签署的第27号令《高等学校档案管理办法》第32条规定，“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”；第30条规定，“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力”。由此，为出国申请者翻译制作英文成绩档案成为高校档案馆的重任。如何科学管理、有效开发利用学生成绩档案资源是摆在高校档案馆及工作人员面前的重要课题，也是高等教育诸多变化发展对档案馆业务发展、档案信息资源开发所带来的机遇与挑战。学生英文成绩档案翻译制作已经成为高校档案馆不可忽视但需更加重视的服务性工作。
二、规范工作程序
“服务是档案工作的永恒主题，提供利用是档案工作发展的不竭动力”[1]。材料真实是档案工作的灵魂，为此，要做到以下几点。
（一）归口管理，各司其职
档案馆制定一个规范的英文成绩（单）档案办理流程图或办理须知，公布在档案馆宣传栏或网站上，以便需求者查询了解，方便广大师生。对于毕业生学籍档案材料由保存机构档案馆归口管理和提供利用。对于在校生，学生可以由教务处、研究生院负责科室出具有效中文成绩单，档案馆参照在校生中文成绩单进行英文成绩单翻译制作，实现成绩（单）档案出口的特定性和提供利用的统一性。
（二）多人参与，专人专岗
从工作实践来看，一位档案工作人员负责受理登记、调卷审核与交付；一位档案工作人员负责收费、齐封、盖章；一位档案工作人员负责翻译制作与校对英文成绩档案，实现“统一完备的格式，准确无误的科目成绩”[2]，规范准确的课程翻译。实现职责清晰，多人参与，相互监督，杜绝失真。
（三）人文关怀，重在育人
若一线教师的天职是教书，那么高校档案翻译工作人员的职责就是严格管理、真诚服务，与教师共同践行“教书育人、管理育人、服务育人”这一“三育人”的神圣使命。个别毕业生或家长，从外地而来办理英文成绩档案翻译利用，路途遥远，时间紧迫，优先办理意愿强烈。秉着以人为本的理念，加急办理所需事项。通过严格管理，引导学生树立严谨的学风和诚信的意识，通过热心服务，拉近彼此距离，留下母校的关爱。
三、翻译管理软件的运用策略
依据中文成绩单，通过中英文课程名称库（EXCEL）进行课程查找，确定库内所对应英文课程名称，复制到目前WPS英文成绩档案模板下，效率比人工录入有所提高，但面对阶段性的大量需求者，凸显效率低下，易出差错，耗时费力，体现了黑龙江大学档案馆在学生学籍档案开发利用方面存在一定的滞后。以学校教务处提供的毕业生电子成绩单（EXCEL）和现有中英文课程名称库（EXCEL）为基础，运用计算机数据库等技术研发翻译管理软件是形势所需。
（一）软件研发思路
笔者单位档案馆拟与计算机学院联合开发，档案馆负责研发构想，计算机学院科协指导教师与学生研发团队提供技术支持。以成绩（单）档案是否有电子版形式为研发参照，依据（1998级至2009级）本科毕业生电子成绩单和98级以前往届本科毕业生、双学位双专业本科毕业生、在校本科生、硕士毕业生纸质成绩单为研发路径。前者通过计算机技术发挥软件的查找匹配功能，实现电子成绩单和课程库的有效对接，自动生成英文成绩单。后者纸质版形式成绩单实现转换英文成绩单过程，近期解决路径是短期内，参照前者电子版中文成绩单转换模式，先将中文成绩单课程名称、分数、学分等录入到EXCEL当中，通过软件端口，将EXCEL中成绩信息导入软件，与前者操作相同，实现自动生成英文成绩（单）档案。
（二）软件模块介绍
一是翻译模块，具体而言，体现本科生、硕士生等类别，涵盖学校名称、学生姓名、学号、院系、专业、部门印章等基本信息，实现课程名称、成绩、学分的导入、生成功能。二是查询模块，提供按姓名、学号、院系、专业等检索和排序功能，实现对查询结果的查看、修改与删除。三是课程模块，通过此模块实现对课程名称、课程代码的添加、修改等，不断丰富既有的课程库，实现与中文成绩单最大程度的匹配。四是管理模块，包含用户管理、权限设置、参数设置等功能。
（三）翻译软件的功用
通过翻译软件的应用，除了极少部分课程需要档案翻译人员根据需要进行课程的添加和修改之外，其他信息基本上不做任何改动，翻译人员节省了大量的英文课程名称查找时间、翻译时间与排版时间，提高了翻译工作的效率。软件应用彰显了规范性好、准确度高、可行性强优势，提高了工作效率与服务水平。软件可以实现英文成绩档案的查询、保存、另存功能，学生办理过英文成绩档案翻译后，一定时期内需要增加翻译份数，可以按姓名等基本信息查询再次打印，实现方便、快捷、高效。
（四）翻译软件应用后要解决的问题
一是随着社会发展和市场需求的变化，教学改革不断深入，课程频繁调整，课程名称不断新增，选修课程比例大幅增多，补充完善课程数据库非一日之功，给成绩翻译工作增添了难度，对优质高效服务提出了挑战，翻译工作人员通过请教相关教师、网络查找比对等方式及时维护课程库。二是短期内在校本科生等类别学生纸质成绩单翻译制作首先需要人工录入分数等信息到EXCEL中，然后导入软件端口，实现自动生成。而上述人工录入工作若由翻译工作人员实现，工作量巨大，建议由申请者在校学生本人到校园网成绩查询平台查找复制到EXCEL中或勤工助学岗位学生协助处理完成。三是待时间和条件允许、技术成熟情况下，档案馆与教务处、研究生院共享成绩管理系统，实时读取学生相关信息，通过共享，可以直接导出、下载在校生电子版成绩单，然后实现自动生成英文成绩单。
总之，翻译制作是学籍档案开发利用的关键，本文是笔者在工作实践中对英文成绩（单）档案翻译制作工作的体会与思考，以期探索英文成绩档案翻译的科学有效方法，促进学生档案利用工作，发挥学校成绩信息资源价值。
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