基于高校学生档案管理现状的思考
中图分类号： R19 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）03（b）-0164-01
高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的全面记录，能比较全面地、客观地、历史地反映出每名学生的成长历程，科学、合理地利用和管理学生档案，对于学生管理、学生就业、选拔人才以及高校教学质量的提高和保障教学秩序都具有重要作用。
1 高校学生档案管理现状
（1）管理机构不统一。2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，首次明确将“学生类”档案与其他十类档案一同纳入高校档案实体管理体系。然而，在实际工作中，由于学生档案的产生部门多，内容复杂，高校专职档案人员数量较少，学生档案管理工作尚不能由档案部门独立完成。目前，学生档案管理在实际运作中分属于学生管理部门、学校各院系、或是教务部门、档案部门，各高校由于实际情况不同，在学生档案的管理中，各部门所承担的任务，角色轻重各有不同。
（2）管理方式不规范。学生档案的流动性强，它不归高校档案部门长期或永久保存，因此不少高校并不重视学生档案工作。此外，上级档案行政部门的评估工作通常也不涉及学生档案，这就使学生档案管理工作缺少规范化、标准化指导。
①材料收集不齐全。学生类文件材料的归档范围包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。然而，在实际工作中，高校接收到的新生档案材料内容参差不齐，究其原因，新生来自于全国各地，各省市对学生档案的标准要求不同，导致新生档案内容多寡的地区差异。学生在校期间，学生档案虽然由学生部门或档案部门保存，但材料的收集、整理工作涉及学校的多个部门，由于一些高校尚未制定学生档案管理的相关制度规范，造成学生材料的收集没有统一的标准，一些社会实践、毕业论文等反映学生能力的材料没有归入档案。
②“弃档”现象普遍存在。近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。究其原因，一些毕业生在临近毕业时由于没有找到合适的工作，往往会将档案留在毕业院校，按有关规定，学校可代为保管档案1年～2年，过期后会根据学生原户口所在地将其档案寄往当地人才市场，也有一些学校没有将档案寄出，将其存放在学校的某个部门。很多毕业生不知道自己的档案究竟在哪儿，因为没有及时转递档案或是找不到档案，造成工龄断档或是无法晋级等，给个人带来很大麻烦。
（3）管理手段落后。目前，各高校学籍档案的数字化管理已全面展开，而学生档案的数字化建设则相对滞后，各高校还没有统一的大学生档案管理应用软件，大部分高校仍采用传统的手工操作。学籍档案虽然是学生档案中最重要的部分，但是学生的社团活动、社会实践、发明专利等体现学生能力和个性的纸质档案却无法进行数字化检索和利用，只能通过人工查找，不仅效率低，而且容易造成档案的损坏和丢失。
2 高校学生档案管理存在问题的原因
（1）制度规范不完善。当前，我国大部分高校档案管理水平不高，没有健全和完善的管理制度。多数高校尚未制定学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程等，制度规范的不完善造成学生档案材料内容不完整、不规范，常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况，为学生将来就业、职称晋升、考评等方面带来一定影响。
（2）学生档案意识薄弱。大学生档案知识匮乏、档案关注度低、档案意识淡薄是普遍存在的现象，很多学生对档案没有形成正确的认识，对档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知相当有限，没有把档案同个人未来的工作、生活紧密联系到一起，这也是造成“弃档、丢档”现象的原因之一。
（3）档案管理人员责任心不强。随着学生毕业，学生档案将转至工作单位或户口所在地的人才流动服务机构，实际保留在学校的只是学籍部分的内容，因此很多档案人员不太重视对学生档案的管理。有些学校，在新生入学时将学生档案送至档案部门集中保存，待临近毕业时突击整理，很多档案材料没有及时归档，这势必影响学生档案的质量，对学生将来就业产生不利。
3 改善高校学生档案管理的对策
（1）完善相关制度规范。学生类档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，为保证学生档案的质量，各高校档案部门应在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》以及《高等学校档案管理办法》基础上，结合学校的实际情况制定具体的实施细则，对学生档案的收集、鉴定、整理、保管、转递、利用等环节作出规范性的规定，增强档案管理的可操作性，逐步实现学生档案管理制度化、标准化，确保学生档案归档材料规范、齐全、完整。
（2）提高师生的档案意识。学校档案管理部门应采用各种措施通过各种渠道宣传学生档案的重要性，一方面辅导员要加强对学生档案意识的教育，另一方面档案机构可以通过讲座、培训、选修课等形式对学生宣讲档案的重要性，同时也可利用档案网站、校园广播、校报等校园媒介宣传学生档案的内容、价值等，从而提高学生的档案意识，使学生充分认识到学生档案是人事档案的前身，它在未来工作和生活中起着重要的凭证作用，无论是考研、出国、工作调动、转正定级、工龄计算、职称申报等都离不开档案，档案是自己权益的最好保障。
（3）加快学生档案数字化建设。随着计算机、网络技术的不断发展，学生档案数字化建设势在必行。目前，学生档案数字化建设主要是依托学校的网络共享平台，通过采集基础数据，将学生在校期间的成绩、奖励、社会实践、特长、获得资格等信息进行数字化管理，及时予以补充和更新，同时对有关纸质档案数字化，以实现学生档案的网上查阅、毕业生电子档案的快捷转接等，学生本人可通过设定的名称和密码在校园局域网内查阅浏览自己的档案信息，学校也可利用电子档案与用人单位沟通、推荐，凭借一站式的档案查询、利用服务最大程度地发挥毕业生档案资源的作用。
（4）提高档案人员素质。学生档案虽不是永久或长期保存的档案，但它却是人事档案的前身，与学生的未来工作、生活息息相关。档案人员应有较高的思想政治素质、职业道德和工作责任心，严格按照相关规章制度认真做好学生档案管理工作。同时，档案人员要巩固专业知识，注重知识更新，不断提升业务素质和档案管理理论水平，在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。
总之，高校应本着以人为本的服务理念，高度重视学生档案管理工作，针对目前学生档案管理的现状和不足，积极探索对策，不断提升学生档案管理水平，以优质的学生档案管理来促进学生就业。
