基于系统效率的高校图书馆管理
中图分类号：G252 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）13-0221-02
引言
系统是由相互作用、相互依存具有不同功能的要素组成的有机体。系统一般都具有输入、存贮、处理、输出、控制等功能。它的职能是按照单位或企业的目标进行计划、组织、指挥、协调和控制。一个系统一般由许多子系统组成。系统效率是指在一个体系中，不同的神经元（个体）通过互为共享信息，提升体系在单位时间内的整体反应速度[1]。要提高系统效率必须减少体系的内耗，加强体系与环境的协调。一个单位的系统效率高，则体现这个单位的管理水平高；相反，一个单位的系统效率低，则说明这个单位的管理有不到位的地方。
一、高校图书馆管理中存在的主要弊端
一个高校图书馆也是一个系统。一般高校图书馆由馆长、副馆长、部主任、室主任和馆员这样的层次结构组成。这种组成结构具有一定的合理和科学性，便于图书馆功能的划分，便于指令的上传下达，在高校图书馆界也具有广泛的代表性。似乎在没有找到一种更好的管理模式之前，由于习惯性思维的影响，也大多乐意接受原来的结构模式。但目前在高校图书馆管理中还是存在一些问题和弊端，主要体现在以下几个方面。
（一）馆员的积极性不高
时下大多数高校图书馆工作人员的收入分为工资和津贴两大块，但这两大块基本上不与实际工作业绩或者很少与实际工作业绩挂钩。“薪酬即管理”。纯粹靠精神鼓励来刺激和调动工作人员的积极性，其作用是十分有限的。在大家都乐意做好人的背景下，时下能站出来说实话、依实情的人越来越少，这种不良风气在严重阻碍和影响好的分配制度的建立和实施。如果干多干少、干好干坏一个样，干与不干也差不多，谁会长期去自觉多干？坏的东西得不到有效制止，好的也会慢慢学坏。这种局面是非常可怕的。在一个馆里如果上班只要来了就算，甚至不来也算；分配讲的是级别和职称，不与实际工作相关。时间久了，积极性高的馆员也会变得消极。在一个部门内，关系好的可互相包庇、护短。上级检查的来了，没来上班也帮忙编造假原因，关键是领导也不去查明实情。其实，大家也意识到这种分配制度不科学。有的也尝试在图书馆内部建立一种新的津贴分配方案，但是很少能真正落实。其主要原因是缺乏配套的细分制度，缺乏保证分配制度落实的细则，也缺乏平时的监督机制。这样就不了了之，都抱着“多一事不如少一事”的心态，管好自己的“三亩七分地”。这样的格局，馆员的积极性不高也是情理之中的事了。
（二）各部门的协调性不强
一个高校图书馆大多分为很多部门，有采编部、流通阅览部、情报咨询部、系统网络部、资源建设部和办公室等部门。各个部设部主任和室主任，室里面再由馆员组成。这种结构便于对外开展读者服务工作，便于图书馆功能的实施。但是，各个部门、各个室之间的交流很少，甚至没有交流。本部门基本不知道其他部门在干什么，做了什么工作，有些什么新的服务。这种状况既不利于整体工作的开展，也影响大家相互学习和促进。其实有的新型服务需要多部门协同、合作解决。比如：在图书馆开辟学科化信息共享空间服务，用户往往需要集成式、研究型的集约性服务，通常靠一个部门很难解决问题。每个人很难是通才，一个人智慧的不足，只有靠其他人的智慧来弥补。那种各部门老死不相往来，单打独干是行不通的。现在往往是这样的，从一个部门调人到另一个部门也是很难的事。往往是各部门人不相通，事不相通。这样的格局肯定不利于图书馆的整体发展和服务工作的开展。
（三）内部资源的共享不够
图书馆的重要职能之一就是要促进信息交流和信息资源的共享。馆员一方面在做着传播知识信息的工作，但另一方面又在有意无意干着阻碍内部信息资源共享的事情。馆内资源共享不够主要体现在以下三个方面：第一，工作经验和工作程序共享不够。每个部门、每个馆员自身的经验和工作诀窍，只有自己内部或自己本人知道，别的部门和个人一般是不清楚的。这些经验和诀窍往往是很重要的资源，对促进图书馆工作，提高系统效率有至关重要的作用。但是这样重要的资源，要么只记在每个人的心里，要么即便形成了文字也不会公开。这样就会严重影响图书馆工作的正常运转和交流，也会制约整体的工作效率。第二，馆员外出参观学习所得资源共享不够。由于经费的限制，重要的图书情报学术会议、培训，馆里只能派一两个人参加。但是派出去的人所获得的外部信息资源，只有他们自己知道。馆里其他人有的根本不知道这些事情，要想获得这些信息基本上是不可能的事。从外部得到的这些信息资源也非常重要，一般能反映当今图书情报理论和工作的动态。可惜这样宝贵的资源没有得到应有的交流和保存，无疑是巨大的浪费，对图书馆工作是不利的。第三，馆领导、部主任和馆员的信息不对称。由于每一个层面接触的对象和机会不一样，这就从客观造成了信息的不对称。再加上主观因素的影响，这种不对称性会更加明显。馆领导从学校获得的信息，往往不会全面地和部主任传达，部主任在馆里得到的信息也同样不会全面地向馆员传达。这样自然就会造成“政令不通”的局面。相反，部主任从馆员那里得到的信息，也不会全面地向馆领导汇报，馆领导也不会全面地向学校汇报。当然有些信息是不必要汇报的，但也不排除有很多“当报不报”的情况。于是就造成了所谓的“下面不知道上面要干什么，上面不知道下面干了什么”，这肯定不利于图书馆工作的开展，不利于工作效率的提高。
二、高校图书馆管理的系统要素
高校图书馆的管理就是要怎么样把所包含的要素进行有序的优化组织，充分发挥其效能，促进图书馆各项工作的高效运转。高校图书馆管理所包含的要素很多，主要包括：资源的管理、读者的管理和馆员的管理。第一，资源的管理。高校图书馆的资源既包括纸质的资源，也包括电子、网络的资源；既包括引进的数据库资源，也包括自建的数据库资源；既包括内部的资源，也包括外部获得的资源；既包括信息资源，也包括设备资源等等。这些资源，要进行优化组合，充分发挥各自的效能和整体的功效，必须针对每一种资源，建立相应的管理制度，建立详细、科学的运营机制。对这些资源的前期采购的调研、采购的操作和资源后期的管理，都要进行充分的论证。不能采取“拍脑袋”的方式，想当然的省事办法。每种资源都有各自的特点，只有针对性地对这些资源进行科学管理，才能发挥好它们应有的作用。第二，读者的管理。没有读者和用户，高校图书馆就没有存在的必要，读者是图书馆管理的重要对象。高校图书馆目前尚未向社会大开放之前，其读者基本上由大学生和教职工组成。高校图书馆的读者其文化和专业水平相对较高，其获取资源有许多共性的方面。对读者的管理，主要是做好读者，特别是新生读者的入馆教育培训，做好读者的专题培训，专题培训包括专门数据库的使用培训和用户情报素质的培训。在做好读者培训工作的同时，平时还要加强与读者的沟通，建立与读者全面的交流机制。E-mail、电话、现场和QQ等，这些都是可以尝试的交流方式。做好教育、交流的同时，也要加强读者的调查，及时了解读者的需求信息，并重视读者的需求和意见，提升图书馆的服务水平和质量。第三，馆员的管理。馆员在整个图书馆系统中起了很重要的作用，把馆员管好了，其他事情也就迎刃而解。馆员的管理是一项十分复杂的工作，首先要做好岗位的设置，做到按需设岗，竞聘上岗。真正打破用人唯亲，不论资排辈，做到人尽其才。设岗、用人都要充分发挥集体的智慧，发扬民主的作风。用对了人，还要做好考核工作。馆员是不是按照岗位的要求保质保量完成了工作，完成情况怎么样，这就需要平时加强监管。平时的检查要和考核结合，要切实和业绩、津贴挂钩。这些制度大家来定，定好就要严格按照执行，只有这样，大家的积极性才会调动起来。 三、怎样提升高校图书馆管理的系统效率
（一）建立健全高校图书馆管理制度
制度不健全，系统就无法正常运转。我国的《图书馆法》还在酝酿之中，图书馆界也缺乏统一的协会来规范图书馆工作和图书馆活动，图书馆工作也没有统一的资格论证，缺失统一的标准[2]。这样给图书馆工作带来不利的局势，影响着图书馆管理的效率。但每一个高校图书馆还是可以根据自身的情况，建立健全制度以保证其有效运行的。这些制度应详尽、全面，一般包括：借阅制度、采访制度、检索制度、典藏制度、人事制度和经费制度等[3]。各个馆还可以根据自身的情况制定一些可行的制度。制定制度时，一定要保证制度的科学性、系统性和连续性。制定好了制度，还要保证制度的有效实施。不能制度是制度，实行的又是另一套，否则，制度就失去了威严性。更不能出现“人大于制度”的情况，制度如没有落实、执行，必须有公开解释的原因。另外，要加强监控设备的添置。对馆员和读者的大众行为进行有效监管，出现了争议可以调用视频进行调查、取证。
（二）建立良好的信用体系
没有信用，缺乏诚信，那么一个系统是不可能高效率运转的。一个单位的信用体系建立健全，则这个单位各方面就能顺畅地开展工作。否则，要想保证一个单位的健康运行几乎是不可能的事。高校图书馆牵涉到读者和馆员，只有在读者和馆员之间建立良好的信用体系，图书馆才能够高效运转。要在高校图书馆内部建立良好的信用体系，可以从以下几方面努力。第一，要在图书馆营造良好的氛围。可在图书馆各种场合进行大力宣传，营造人人讲信用，个个讲诚信的好气氛。如有必要，甚至可以与读者和工作人员签订信用合同。讲信用的，图书馆可给其相对应的很多便利条件，相反不讲信用或信用度低的享受的便利条件会少些。时间久了，大家会慢慢意识到讲信用是好事，讲规则是好事。让大家能彻底改变观念，讲信用对个人和团体都有益。要大大提高不讲信用、不讲规则所带来的成本。第二，领导要发挥模范作用。在一个单位，领导的行为和决定往往能起很好的示范作用，如果领导讲信用，大家自然效仿。领导在处理馆里的事情时要切实遵守诺言，遵守制度、规则。不做凌驾在制度之上的事，不说不能兑现的话。特别在处理有关职工切身利益的事务时，如津贴分配、考勤、考核等等，要尤其注意自己的规则意识，要严格按既定的方案办事。领导在处理读者的事务也是一样，要树立讲信用、讲诚信的榜样。领导做好了样，职工也能跟上来，整个图书馆的信用体系就会慢慢建立起来。
（三）增强馆员的文化责任意识
传播知识、传承文化是图书馆的职能，也是每一个馆员的重要职责。如果高校图书馆的全体馆员能够明确自身的职责，开展实际工作就容易多了。时下，电子媒介和网络阅读日益普及，但传统的纸质文献阅读也并没有退出，阅读文化呈现多种阅读形式并存的业态。不同的文献信息资源具有各自不同的优势，利用各种资源的优势，实现高效率的文献服务，是图书馆的文化责任。图书馆在文化全球化进程中，不仅要推进各民族文化交流，构建多元化的文化格局。更要担负起保存、传承、弘扬本土文化的责任，捍卫民族文化的安全[4]。高校图书馆馆员不仅要做好文化的整合、系统化工作，而且也要做好文化的增生、增殖工作。在实际工作中，要切实把传播民族优秀文化，弘扬民族文化精神；传播主流文化，充分发挥图书馆社会职能作用；传播大众文化，构建和谐校园当作自身的责任[5]。
（四）培养馆员的制度意识
“没有规矩不成方圆”。有了制度要靠大家维护，大家都要有制度意识才会去遵守。制度意识也就是我们通常所说的有关图书馆制度的宣传教育或思想政治工作。具体地说，它是用语言文字、画面声音、榜样示范、参观学习等方式向图书馆员传输正确的职业道德观念和精神追求，晓之以理，动之以情，使图书馆员明白什么是对错是非，什么必须要做，哪些是不能做的。一个没有制度约束的，不明是非对错，不辨善恶美丑的行为主体，是不可能有好的行为方式的，即使没有主观故意也有可能因无知而违背服务精神[6]。大家都按制度办事，自觉维护制度的威严性。只要馆员学好制度，自觉遵守制度，图书馆就会像一台机器一样高速、正常运转，整个图书馆的系统效率就会得到提升。
高校图书馆系统效率的提高，有赖于各方面共同努力，进行持之以恒的训练和培训，并通过反复的实践和长期的摸索，从制度上、意识观念上下功夫，才能取得有效的改进。
