加强城建档案建设管理的思考
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）07（b）-0000-00
城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接星城的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。随着现代城市建设的飞速发展，在城建档案工作者的努力下，现如今的城建档案已经形成了一套完整的，符合我国实际情况的理论和实践的独立学科。城建档案是建设工程的重要组成部分，是城市建设的历史记录，是城市可持续发展的重要生产要索、无形资产和社会财富。城建档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中具有非常重要的作用。随着城镇化建设的进程不断加快，如何加强城建档案建设和管理，积极为社会经济发展和城市建设提供服务，已经是摆在城建档案工作者面前的一个亟待解决的问题。
1 城建档案的特征与范围
城建档案除了具有档案概念中的具体属性和信息确定性、原始记录性特征之外，它还具有以下一些特点：①真实性和全面性，所有的文件材料，必须是工程建设及其管理活动记录的第一手材料，而不是事后另行编写、复印、复制的、间接的第二、第三手文件材料。并且随着工程建设的进展，同步收集整理形成相应的文件材料或档案，而不能是某个项目或某段工序完成很久后，按其回忆来形成档案。②多专业性和综合性的特点。其中多专业性，是指由于建设项目的专业、技术性质的不同（建筑工程、市政工程、管线工程、园林绿化工程等，都各有自己的专业性），其所形成的工程档案在内容性质、记录方式、图例或符号表述等方面，都具有各自专业技术特点，在档案的分类、整理、立卷方面也有明显的区别；综合性特点，是指以一个独立的工程项目为单元所形成的工程档案，是一个密切联系、环环相扣的有机整体。
城建档案的范围根据城建档案的定义，是指在城市建设活动中形成的各种专业档案都属工程档案。也就是说，在城市管辖区域内，不管什么单位，不管这个单位性质如何、级别如何，只要从事了与城市建设相关的工程建设活动，即会形成城建档案，就需要完成城建档案的收集与整理。
2 城建档案的法律依据
为了加强城市建设档案的管理，我国在1997年出台了《城市建设档案管理规定》，即中华人民共和国建设部令第 90 号。相应的各地方分别颁布了相关文件归档整理规定，天津市于2004年颁布了第一版《天津市建设工程文件规定整理规定》，并在2011年完成了修订，于2012年开始实行修改后的第二版城建档案整理规程。天津市在2003年颁布了天津市政府令第5号，并于2014年完成修改颁布了天津市政府令第10号，这些法律条款的颁布和实施，为天津市城建档案的建设管理提供了强有了的法律支持，为城建档案管理工作奠定了基础。
3 馆藏结构
天津市城建档案工作开始于八十年代初期，隶属于天津市规划局下属，由于当时法规制度不健全，城建档案的收集归档比较困难。初期为了丰富馆藏，相应的对进馆档案要求比较低，使档案的数量得到了一定的保障，随着城建档案事业的不断发展，法规制度的不断健全，新建工程档案接收进馆的数量大大增多，馆藏日益丰富，但结构失调的现象比较突出，呈现出馆房爆满，信息资源不全的现象。三是新兴载体档案归档不完整，声像档案已是城建档案的重要组成部分，而实际上，声像档案在归档上还远远不能满足相关规定的要求，无论在内容上，还是形式上与要求相距甚远。
4 加强城建档案管理的思路
针对城建档案管理的需要，目前应注意一下几个方面：
4.1 完善法规体系，加大执法力度
城建档案政策法规建设经历了从无到有，从零散到系统规范的发展过程。经历了计划经济以单一的行政手段管理、经济手段制约管理、再到市场经济条件下依法治档的渐进过程。城建档案政策法规现在主要依据的还是《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《中华人民共和国城乡规划法》等。从保证金制度的取消到如今依靠行政手段是一个历史性的进步，在坚持依法治档的前提下，应继续加强相关法律法规建设，使得档案执法有法可依，在今后的城建档案工作中，在城建档案执法过程中，执法力度将严重影响到执法成果和执法成效。依法治档是城建档案事业发展的根本手段和终极目标，因此不断加强法律法规建设，完善相关法规体系，是加大执法力度的必要条件。
4.2 丰富馆藏，加强数字化建设
如今天津市城建档案馆，馆藏很大一部分是新建工程档案，这其中又以房地产项目及企事业单位用房为主，城市建设的不断发展使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀，计算机技术、网络技术为城建档案新兴载体提供了便利条件，加强城建档案数字化建设不仅可以节省馆存储空间，丰富馆藏，更能适应历史需要，为城建档案利用提供便利条件，现阶段所以工程档案数字化建设已基本实现，需要进一步加强馆藏档案的数字化进程，对历史档案进行数字化存储。加强电子文件和电子档案的管理。
4.3 加强声像档案收集力度
建设工程声像档案，是指在城市建设过程中形成的对国家和社会形成的具有保存价值的以照片、影片、唱片、录音带、影音关盘等法师记录信息的载体，并辅助文字说明的历史纪录。声像档案已广泛应用在国家建设事业的各个领域。成为与纸质档案并行的一种特殊载体形式档案，具有珍贵的历史凭证和科学研究价值，工程声像档案作为城建档案的重要组成部分，工程建设过程中应利用声像档案载体的特殊性，直观、形象反映工程建设全过程，并作为纸质档案的补充，能全面反映工程建设情况。声像资料内容真实，能反应工程建设过程中的真实情况，加大声像档案的收集力度，不仅能丰富馆藏，对城建档案管理也是有力补充。声像档案能真实的反应工程准备阶段、施工建设阶段、竣工验收阶段等各个阶段工程建设过程中的事件、进程。是纸质档案无法承载的，也是电子档案无法记录的，在整个建设过程中，有了声像档案的存在，能让人更好更全面的了解整个建设过程，工程声像档案现已是城建档案的重要组成部分，没有声像档案的城建档案是不完整的。
4.4 严把档案分类，注重档案质量
建设工程档案是建设工程在建设施工过程中的原始记录，是对建设工程质量的真实写照，具有依据、凭证等重要作用。建设工程档案必须做到真实、准确、完整和规范。对新建工程档案进行分类处理，按《天津市建设工程文件归档整理规程》的要求，进行一类工程、二类工程的分类，一类工程接收纸质档案、电子档案和声像档案：二类工程不接收纸质档案可由建设单位保管，只接收电子工程档案进馆，采取分级保管的方式，保证城建档案信息源的完整、系统。
4.5明确各参建单位职责
工程开工建设时，应由建设单位牵头组织建立由建设、勘察、设计、施工、监理等单位进行职责分工，明确各参建单位相应责任，加强工程档案收集、整理和移交，着手开展工程建设文件和资料的收集整理，对工程各个进程、部位进行声像档案等各种载体档案资料进行收集，尤其要明确设计、施工、监理单位工程技术人员配合档案资料人员进行档案工作。与工程建设同步做好建设工程文件、资料的收集、整理，按规定向建设单位档案管理部门移交归档，城建档案馆负责对工程档案的指导、培训、接收、验收、整理和移交等工作。
4.6 严把质量验收关
城建档案馆是确保工程档案质量的最后关口，严格按照《天津市建设工程文件归档整理规程》要求，重点突出做好审查文件的签名、盖章手续是否符合要求，审查归档文件是否齐全、内容是否完整：审查文件中的数据是否存在涂改现象，审查文件中是否存在不耐久字迹现象， 审查竣工图的编制是否符合规范。检查文件整理是否符合相关规定要求，检查电子档案、声像档案是否合格，以及其他载体档案资料是否合格。对不合格的档案，严格要求参建单位进行整改，直至达到要求方可接收归档。
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