高校院系资料室建设与管理现状分析
高校院系资料室是根据院系教学科研需要而设立的专业资料室，主要是进行与本院系相关专业文献资料的收集、整理及研究的工作。a与学校图书馆相比，院系资料室规模更小，专业性更强，服务对象的层次相对较高。院系资料室是高等院校科研与教学的重要基础设施，对高等院校的长远发展发挥着重要作用。
一、加强高校院系资料室建设与管理的重要性
院系资料室是高等院校的重要组成部分，加强高等院校院系资料室建设与管理非常重要。首先加强高校院系资料室建设有利于贯彻高校图书馆规程，一般认为学科较多、规模较大的学校可以设立院系资料室，院系资料室主要是为了收集、整理及研究与本院校相关专业的文献资料，服务对象是全校相关专业人员。我国院系资料室从建设初期到现在，已经成为高校图书馆文献资料的重要组成部分，院系资料室的针对性与专业性是高校图书馆无法替代的。所a以，加强院系资料室的建设与管理对高校及院校发展非常重要。其次，加强院系资料室建设可以加强学科发展与建设，院系资料室的建设与管理情况可以看出高校学科的建设水平，所以说，现阶段院系资料室的建设情况已经成为高校申请硕士及博士学位授予资格的重要指标之一，所以说加强高校院系资料室建设与管理，对高校学科的发展非常重要。最后，加强院系资料室建设与管理可以提高科研水平，高校科研水平提高需要高校专业教师的钻研，需要院系资料室提供针对性的专业服务，院校资料室是为了院系师生而收集整理的图书文献资料，院系资料室根据院校的科研立项及教师教学的需要有目的性的收集整理专业资料，这样可以促进院系教师科研工作，提高院系科研水平。
二、高校院系资料室建设与管理现状分析
（一）高校图书资料室的管理制度不完善
高校资料室管理存在制度不完善的问题，具体体现在：其一，在资料管理员方面，高校资料室管理员的编制、职称、日常管理、业务等由相应的院系管理，管理制度并不与校图书馆管理相统一；其二，图书资料室的图书资料管理并没有考虑到一些院系之间的图书资料共享，而是各个院系都分别有各自的资料室，资料室设置不区分院系学生及职工数量和专业多少，其三，院系资料室在图书资料的分类、采购、编制目录、借阅管理仍主要为管理员手工操作，图书资料管理电子化管理缺乏，教职工和学生查阅资料使用图书仍然靠手动查阅，院系资料室没有同学校图书馆网络连接。其四，在信息快速发展的当下，信息资源更新变化迅速，院系图书资料室管理人员缺乏、制度不健全、管理手段落后与学院招生、教学管理现代化并不匹配，院系资料并没有实现数字化、电子化和网络化。
（二）文献资源建设不足，服务水平较低
高校院系资料室文献资料建设不足，服务水平比较低。首先，我国高校院系资料室拨付经费不足，与院系资料室采购计划严重不符，院系资料室获得的经费呈逐年下降的趋势，另一方面纸质化文献价格上涨，使得院系资料室的拨付的经费不能满足采购要求；其次，院系资料室的文献资源建设缺乏规划，学校图书馆的文献资料建设普遍具有较强的计划性，院系资料室采购文献资料的时候很多时候是根据研究人员或是教师的需求决定的，没有对文献资源进行很好的规划，出现有些方面的资料过多，而有些方面的资料缺乏的现象；然后，院系资料室文献资源共建共享程度较低，院系资料室主要是服务于本院师生，具有较强的专业性与针对性，而各个院系资料室资源侧重点不一样，加上资源建设缺乏统筹规划及管理体制等约束方面的原因，使得高校各院系资料室之间共建共享程度较低；最后，院系资料室服务水平较低，服务种类较少，主要是提供借阅服务，院系资料室资源资料利用率不高，院系资料室对借阅信息的记录不多，有些只记录借出信息，有些记录是纸质版，有些的电子版。
（三）人才流动率高，整体素质不高
我国高校院系资料室的经费普遍偏少，使得院系资料室管理人员及服务人员待遇较低，相比于校图书馆人才队伍建设日渐完善，院系资料室人才待遇与院校图书馆人才的待遇差别比较大，另一方面，院系资料室管理人员缺乏信息技术培训及专业教育，使得院系资料室人才得不到提升，这就造成院系资料室留不住人才，人才流动比较快。另外，高校院系资料室人才整体素质偏低，大部分院系资料室人员都不是图书馆学专业毕业的，大部分是从其他行业转行过来做图书资料管理的工作，教育程度也不高，还有些资料室人员身兼数职，管理院系档案、设备，也管理院系图书资料。院系资料室人才流动过快，整体素质偏低，严重影响高校院系资料室建设与管理。
三、加强高校院系资料室建设与管理的建议
（一）完善管理制度，注重信息化建设
高校各个院系应完善各自图书资料室管理制度，加强资料管理信息化建设，具体表现为：其一，将院系资料管理员的职称编制、图书资料业务范畴、日常管理制度同高校图书馆管理制度相统一，通过与校级图书资料管理和其他院系图书资料管理实现统一管理来实现院系之间、院系和校级之间资料共享，避免资料重复购买，充分发挥学校资源利用效率，不少相关性强的专业院系的资料重复较多，这些院系可以通过资料室合并以消除资料重复浪费以将资源放在拓展图书资料方面；其二，院系资料室应实现网络化，在图书资料的分类、采购、编制目录、图书借阅方面通过网络化与校图书馆实现连通，这样既可以提高管理效率和教职工和学生查阅效率，比如，学生或教职工可以通过网络检索来快速定位所需资料，又可以强化图书资料管理，降低成本，减少资料丢失。 （二）加强文献资源建设，提高服务水平
高校院系资料室应该加强文献资源建设，提高服务水平。一是，加大对院系资料室经费的拨付，加强信息化建设，提高资源共建共享程度，随着信息技术的发展，传统的资料室已不再可以满足现代资料室发展的需求，为此，院系资料室应该增加经费投入，在院系资料室中配备计算机，并将计算机接入学校的校园网与图书馆，根据院系科研人员及教师教学情况来配置计算机数量，具有较好条件的院系应该建立教师电子阅览室，并配备传真机、复印机、打印机及扫描仪等，使得院系资料室资料收集、整理、传递等都能实现现代化，可以满足科研人员、教师及学生等各种文献资料需求。二是，统筹规划好院系资料室文献资源院系资料室建设与管理应该兼顾专业性与系统性，符合科学发展的要求，保证院系各个学科可以覆盖，能够有效地弥补薄弱环节，突出重点专业，对于院系各个学科类别的书籍资料应该进行系统全面的收藏，协调校图书馆资源建设情况是，避免造成重复，但也需要增加资料的专业性，突出院系本身的专业特色。三是，注重提供专业化及特色化资料文献服务，大部分的高校院系文献服务主要是提供借阅服务，随着信息技术的发展，高校院系资料室的地域性优势越来越弱，为了在信息网络时代发挥出院系资料室的作用，高校院系资料室应该提供有针对地服务，对本院系相关的科研教学书籍、资料进行汇编、整合，使得资料需求者可以快速获得资源，提高使用效率，节约时间。
（三）加强人才队伍建设，提高人才整体素质
加强高校院系资料管理人才队伍建设，首选需要给院系资料室配置充足稳定的管理人才，以满足院系资料室发展需要。在管理机制构建方面需要做到“定岗、定编、定责”，将资料室不同岗位职责落实到人。其次，在资料室人员管理方面，要采用相应激励机制，在职员评优、待遇、职称核定方面更多地融入管理员管理成绩的考核，以充分调动管理人员的积极性，更好地为院系师生的学习实践、科学研究服务。再次，应根据院系资料室管理现代化需要，加强资料室人员的管理培训。学院相关部门和领导应注重并大力支持院系资料室职员的管理培训，通过培训提高管理员的业务能力和专业素养，要加强职员与图书资料管理相关的计算机知识及应用技能的培训教育。资料室管理人员应对培训学习有足够重视，树立学习意识，积极交流学习，更新技能知识，以满足院系资料室日益变化的管理需要。
高校院系资料室建设与管理情况直接影响着院系教学科学的水平及学科建设发展情况，为此加强高校院系资料室的建设与管理就显得非常重要。随着网络信息技术的发展及时代的变迁，现阶段我国高校院系资料室管理制度不完善；文献资源建设不足，服务水平较低；人才流动率高，整体素质不高；本文认为要加强高校院系资料室建设与管理就应该完善管理制度，注重信息化建设；加强文献资源建设，提高服务水平；加强人才队伍建设，提高人才整体素质。只有这样，高校院系资料室才可以更好地为教学科研服务。
