浅析医院后勤设备档案的建设和管理
近年来，随着现代化进程加快，人民生活水平提高和经济的飞速发展，很多医院为了能够满足现代化医院建设的各项需求，提高医疗科研水平，为患者和医护人员提供舒适的就医环境和工作环境，在进行新建、改扩建门诊大楼、住院大楼的同时，也新购置了大量的先进设备，以我院为例，目前个院区的后勤设备分为配电楼空、锅炉热力、制冷空调、制氧供气、污水处理、电梯6个班组，共计6000余台设备，数量庞大、种类繁多。对于后勤部门，就要做好这些设备的管理工作，来保障院区冷暖气电的正常运行，而设备管理的基础就是设备档案的建设和管理，其建设质量和管理水平将直接影响设备管理的相关工作，所以加强设备档案的建设和管理对于后勤部门是至关重要的，需要引起高度重视。
那么，什么是设备档案呢？设备档案是在设备的购置、安装、调试、使用和维修过程中逐渐积累形成的，具有参考和保存价值的各种形式的材料，称为设备档案。它是一台设备整个使用周期中所有记录信息的汇总，是设备管理人员进行管理、运行、调研、查证的重要参考依据。对于本身设备来说，设备档案从一台设备启用开始，将记录设备的所有相关信息，如型号、规格、安装位置、维修记录、检验记录等一一记录在案，为设备如何制定维修计划、是否需要报废更新，给管理者提供有效参考。
（一）设备建档的重要意义
设备档案的建立和管理对推动医院的可持续发展具有十分重要的意义，它是医院后勤保障动力运行的第一手材料，最基本的任务是记录设备使用过程中各种信息。由于医院工作有其特殊性，医护人员救死扶伤，帮助患者摆脱病魔的困扰需要后勤部门的全力支持，因此对水电气冷暖等动力设备有着相当高的要求。医院后勤设备具有一次性投资大、使用周期长、管理环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种形式、数量庞大、保存和利用价值高。这些设备档案既为医院的建设、维修、管理服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务，为历史追溯、纠纷查证以及技术调研等提供重要材料，它不仅服务于现在，也有利于未来，因此，后勤部门建设设备档案的意识应该逐渐增强。
（二）设备建档的必要性
设备正常运转，动力稳定供应是医教研工作顺利进行，提高医疗服务质量，为患者提供良好舒适的就医环境的重要保证。在动力供应中，水电气冷暖等各个方面都有大量的专业设备、特种设备，又因为院区的建设时间不同而品牌不同、型号各异。那么如何管好用好这些设备，提高设备的有效使用率，降低设备故障率，延长设备的使用周期呢？这就要求管理部门必须建立起较为全面的设备档案，并辅以科学有效地管理。设备档案的建设意义本就是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中能够被充分利用，大幅提高设备管理工作效率，更好地发挥出管理效益，例如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备工作以减少因停机检修对正常工作的影响，减少无谓的维修费用，消除可能的事故隐患等。因此，建设好管理好设备档案对于后勤部门是十分必要的。
二、医院后勤设备档案管理的现状及突出问题
目前，很多医院对于医疗设备的建档管理工作做得比较深入，从采购到安装，从调试运行到到维护修理，从报废到拍卖，都有着较为完善的规章制度和操作流程，管理和监督都十分到位。相比之下，对于后勤部门的设备建档管理工作多少有些轻率敷衍，没有像医疗设备那样引起应有的重视，没有设置专门的部门并配备专业的人员来管理操作，没有引入现代化、规范化的工作模式。设备档案的建设和管理存在着诸多突出的问题，平时的查找借阅还可以应付，一旦出现问题需要用到某台设备的一系列档案资料就会手忙脚乱，不能系统的高效的做好设备管理工作。
（一）设备档案意识淡薄，资料收集不完整
医院后勤没有设置专门的档案管理部门，有些档案资料仅存于建设时厂家手中，部分工程项目实施后档案未能及时进行归类整理、存档，导致建设后资料不齐全或不完整。由于后勤队伍流动性大，人员不是非常稳定，使档案资料管理工作容易脱节，档案管理职责没有落实到具体人员，权利责任不明晰，导致对档案资料不闻不问，以至于档案资料流向不清，甚至丢失。
（二）缺乏系统的设备档案归档流程和规范的管理制度
后勤部门档案制度不明确，缺乏系统的设备档案规档流程，没有明确的交接资料标准，缺乏统一的归口管理。在实际工作中，经常出现院区建设后基建部门转交什么资料就接收什么资料的情况，有些资料与实际设备不相符，有些设备甚至没有相关资料，有些资料对于设备使用和维护没有利用价值，这些都从根源上造成资料不够系统、完整，另外，有些设备因其特殊性，既属医疗设备又属特种设备，交接时容易因归口负责不明确而出现互相推诿没有负责的情况。
建档工作没有系统性，缺乏统一编制要求和归档程序，导致档案资料与实际记录可能不匹配，查找起来费时费力。没有配置专业的档案管理人员，对于接收和借阅档案资料没有相关的规定进行约束并有效执行。有些资料接收时没有及时梳理清楚，日后如有当事人员变化、存放位置转移、资料长期搁置不检查等，这些资料将再次整理时将无证可查。
（三）信息化程度低，设备档案没有发挥真正功效
目前，包括医院在内的很多单位还处于仅有纸质资料的归档和管理，没有引入信息化、网络化，利用软件建立数据库和使用平台，管理人员不能共享设备的档案资料信息，即时查阅设备维修记录等信息。纸质资料是非常普及的资料载体，但纸质资料容易在频繁翻阅查看后出现污渍、破损、遗失的情况，有些资料如图纸是与设备一一匹配的，仅此一份，一旦损毁将无法弥补。在资料归档后，档案基本处于放在档案柜存储的状态，真正需要学习资料的运行值班人员和维修人员很少有机会接触到设备资料，使得设备档案变成了摆设，没有发挥其真正功能，变相成为档案资料的收集储藏，只增徒劳而没有意义。 三、对医院后勤设备档案管理的建议
（一）规范化、标准化设备档案建设
后勤部门管理追求科学化、精细化，医院后勤部门的管理更是如此，对于设备档案也需要规范化、标准化的管理。每一台设备的使用周期都经过安装、运行、维修、报废这四个阶段，设备档案管理工作应随着设备的所处阶段来进行收集相关资料，严格把关。
首先，明确归档时间，及时进行资料收集。新的设备增加基本上可分为两种情况，一是随基建项目安装的设备，应与基建项目档案一起归档后，再移交到设备运行管理部门，形成相应的设备档案，二是设备运行管理部门单独购置的设备，其相关档案材料应在购置后及时进行归档。随基建项目安装的设备，在移交资料时需要特别注意压力容器、电梯等特种设备，资料中应包含安装前在技监局办理的安装告知书等手续材料，以便于日后管理中特种设备的年检工作。单独购置的设备，应在购置安装后，向设备厂家或安装单位将所有设备资料收集齐全，整理编排，登记建档。
其次，标准化归档范围，尽量保证资料齐全。根据设备档案的管理，结合实际情况，一般归档资料由两部分组成：设备购置过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备购置过程中形成的档案主要包括购置申请、论证记录、购买发票复印件、安装调试及验收报告、设备操作保养及维修说明、随机技术资料等。设备购置后，从开箱验收开始，一方面要检查设备实物是否满足合同要求及厂家所承诺的质量要求，另一方面就要检查设备的随机科资料是否完整、齐全、系统。购置过程中形成的材料主要有：设备出厂清单；开箱验收记录；验收报告；购买发票；设备说明书；产品合格证；安装调试及维修手册（或类似文件）；设备装配图纸（压力容器必须提供完整设计制造图纸）；安装说明等其他资料。设备运行使用过程中，资料应由运行值班人员及维修人员负责提供并收集，用于记录设备在日常运行过程中的状态，包括：维修保养计划；设备定期检验记录；设备维修保养记录；维修验收单；相关能源计量统计信息等；设备的事故处理记录等。这些资料可按季度或按年度归入设备档案，作为原始材料为以后提供证据。在设备故障频发，失去大修价值，需要报废时，如报废审批表、厂家或专业单位的报废鉴定报告等相关资料也需要在报废后存入该设备的档案中。这样，每一台设备从购置到报废，每个阶段都有相应的资料证明其状态，其中第一手材料由各班组负责人做好收集和整理工作，按季度或年度交付设备档案管理人员，相互配合做好资料的归档工作。
（二）建设动态设备档案，充分支持设备管理
以往建立的设备档案都是静态的，整个过程就是收集资料，整理编制，归档储存，设备档案管理工作似乎是独立的，和其他工作很少关联。而我们建立设备档案的目的是为了让其为设备管理工作服务，把设备档案视为设备监测器，通过设备档案定期和不定期地检查设备质量、运行状况和维修保养记录，提高设备的利用率，降低设备的故障率和运行成本，延长设备的使用周期，最大化经济效益，最大限度地发挥设备档案在设备管理和后勤保障中的积极作用，所以要建设动态的设备档案，充分的支持设备管理工作。
动态的设备档案可分为纵向的动态和横向的动态，其目的都是为了随时掌握全院设备的运行动态，为设备合理及高效使用、维修、保养提供依据，为计划更新设备及合理选型提供科学的参考，为设备效益分析提供材料，进而为设备的科学管理提供依据。
纵向的动态是设备档案自身的及时更新，保持与实际情况相一致，有设备新增和报废都及时变动设备档案，让设备管理人员对现有设备有一个真实的清楚的了解。横向的动态是设备档案管理工作与设备管理工作相结合，利用设备档案对设备的运行、维保、改造、报废、更新、选型等方面进行科学、技术、经济的决策分析。
在设备管理工作中，通过分析设备档案中的维修记录，可以评估设备的利用率、故障率、运行可靠性分析，总结设备经常出故障的部位，经常维修更换的配件，进行预测性的运行诊断，掌握设备的运行状态，提前进行维修或更换配件，消除安全隐患。根据维修的频率、维修费用、耗材储备以及设备的运行状态，可以合理地安排下一年的预算，减少无谓的投入，降低运行费用。
动态的设备档案可用于制定设备的维修保养计划。设备在运行过程中，通过设备档案中的参数可以结合实际情况，制定设备的日常保养计划，多长时间做一次保养，购买多少备用耗材。在设备经过多次维修后，性能会出现大幅下降，动力不足、耗能陡增，需要进行大修。根据设备档案的技术资料分析，或许设备的性能还可以通过配件更换等方法恢复，在技术层面上还可以继续使用，而通过设备档案中的维修记录分析，估计进行大修后继续使用的费用投入，综合考虑并安排是否进行大修或如何进行。
动态的设备档案可用于确定设备改造的最佳方案。当设备效能降低，技术性能不能满足实际需求，或建设后运行时，发现设备选型不恰当，或设备效能有大马拉小车的情况，有节能空间时，都需要对设备进行改造。在设备改造时要确保不打破系统整体的平衡，哪些设备需要更换，哪些设备可以继续使用，系统整体设计有哪些要求，会不会影响管道、电缆的整体配置等等因素，通过设备档案的分析，能够对提出最经济最佳的改造方案提供充分参考。
动态的设备档案还可用于综合分析设备的报废和更新的最优选型。当设备报废或需要增加新设备时，要根据原有设备的档案资料，对设备的技术性能、经济性能进行综合分析，确认旧设备是否真的需要报废，是否具有维修使用价值，同时选择既能满足实际运行要求，又有很好经济效益的综合性最佳机型。
（三）电子化、网络化设备档案建设
随着信息化的普及，网络应用早就广泛应用于日常生活中，网络挂号、远程诊断早已不是难事。设备档案的电子化进程也应加快，图纸有CAD绘图，资料可以扫描，这都为设备档案管理的电子化提供了极大便利。对于新的档案，可以充分利用电脑技术，加强电子档案的收集和整理，对于一些年代久远的设备资料，可以通过扫描将其形成电子文件进行保存，从而将无电子版本的存档文件制作成电子档案资料保存，提高档案管理工作归档的电子化率。 医院的后勤工作纷繁复杂，资料众多，应实行设备档案的信息化平台管理，编写专用的设备档案软件，关联设备的维修保养状况、维修费用状况、年检状况、能源消耗情况，利用计算机检索、统计、报表的高效性，可以充分发挥设备档案的作用，提高设备管理的工作效率。
利用设备档案的网络系统平台，把比较重要或常用设备的说明书、操作手册及维修手册扫描至电脑中并发布到设备档案管理系统中，设备管理人员可以随时掌握全院设备的运行动态，运行值班人员、维修人员可以限制权限的查阅学习，同时电子化的设备档案也避免了纸质材料经常翻阅出现损毁的情况，真正地发挥了设备维修保养资料的积极作用，能够极大的提高后勤部门的管理水平和医院的服务质量及竞争能力，创造良好的社会效益和经济效益。
（四）配置专业档案管理人员，提高档案管理水平
目前，很多单位档案管理人员并非档案专业出身，知识水平和信息化能力不高，高层次的档案专业人才更是少之又少，这些情况已不适应新形势下的后勤管理需要。在医院人才培养中，非常重视医护人员的素质提高，但是对后勤部门及档案管理人员的素质提高相对忽视，许多档案管理人员的思想观念、管理水平已跟不上时代的发展。医院需要招募新的专业人才，配置专业专门的档案管理人才，设备档案的管理人员，既要懂档案管理知识，能够完成设备档案进行分类归档，又要了解后勤水电气冷暖等相关专业的知识，还要能够参与到设备购置、运行、维修等各个环节的工作，参与到设备管理工作中，才能全面准确地完成设备档案的建设和管理工作。
四、结束语
后勤保障工作任务重、琐事多，因而完善的档案管理就显得更加重要，其利用价值是相当高的，通过各种设备的运行记录，查阅设备的技术资料进行比对，可以统计设备的完好率、利用率、故障率，从而提前告知和督促设备管理人员及时进行设备维修，做好这些预警检修，降低运行成本，同样可以为医院增加一定的经济效益。
总之，管好用好设备档案，是医院后勤管理工作中一项极其重要的内容，也是现代医院管理过程中不可缺少的一个重要组成部分，后勤部门应该重视设备档案建设工作，使设备档案的管理、利用与设备的管理、使用、维修等各个环节有机地结合起来，更高效的发挥设备在各自岗位的功能，促进医院后勤管理水平的提高，医疗服务质量的提高，医教研工作的全面发展。
- 上一篇：对人事档案管理现状分析及改革探讨
- 下一篇：档案信息资源共享建设研究综述
