浅谈会计原始凭证电子化在国网公司的实践
一、开展会计原始凭证电子化工作的背景和意义
随着我国三十多年的经济建设，成就了一大批跨国家、跨地区、跨行业的综合性集团化企业。这些企业内部错综复杂的业务线条、经营模式、流程应用、考核方式，逼迫企业管理者必须通过各种信息化手段提高信息传递的质量和效率，克服地理空间的限制，提高集约化管理水平。
目前相关政策对会计原始凭证的严谨性要求与现有法律性规范制约了企业将会计原始凭证电子化的进程，而很多企业在原始凭证或文档电子化方面的发展，事实上领先了一步，这就导致业务部门需要将已电子化的文档再转化成纸质文件送交财务部门这种低效高碳工作依旧存在。另外，大量纸质原始凭证的存在不仅耗费了大量的纸质资源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和财力。因此随着信息化和财务观念的进一步发展，取代纸质的电子化文件已经成为一个必然的趋势。
近几年来，国家电网公司信息化进程大步前进，已基本实现了ERP系统全网覆盖，企业管理水平和资产运营效率得到明显提升，然而，会计原始凭证却一直游离于国网信息化的大潮之外，基本上没有脱离纸质的载体，即使存在部分已经“电子化”的原始凭证，其会计处理方式与手工会计处理也没有明显区别，会计人员依然将收到的电子原始凭证打印下来再以传统方式进行处理：签字，盖章，保存，再编制记账凭证，最后录入会计信息系统。如能推进将会计原始凭证电子化的工作，则不仅使会计人员的工作量得到较大改善，同时也可有效减少手工记录和计算错误的发生概率。
二、国网公司开展原始凭证电子化工作的必要性分析
在前述背景下，国网公司财务资产部积极思变，组织调研了各网省公司财务部门在会计原始凭证处理上所存在的各类难点和不便之处，总结下来，各网省财务部门至少存在以下几个“痛点”：
（一）档案查阅不便
会计凭证、账簿打印造成纸张浪费、耗时且利用率不高，查阅时极不方便，先进的ERP系统拥有多维度的查询、搜索、调阅功能，如果能对打印归档后的原始凭证实时进行电子化查阅，则完全可以取代现行的翻账本查凭证的落后方式。
（二）审批工作繁重，需线上线下两遍审批
国网大多数单位基本上都已使用了员工报销系统，但由于审批过程不能脱离纸质文档，造成线下纸质走一遍审批签字，线上再走一遍电子审批，不仅造成工作效率低下，也造成大量纸质资源的浪费。
（三）部分政策难以落实
国网公司总部前后历时两年完成的《国网原始凭证管理办法》，下发之后应用情况不显著，因为缺乏安全有效的电子化手段和工具，政策的执行情况并不乐观。
（四）不能满足财务集约化管理需要
随着经济市场对监管要求的不断提升，财务集约化已经成为了大型财务企业管理的发展趋势，然而在实现财务集约化的过程中电子化结算则是条必经之路。资金的集中管理意味着资金要由传统的分散形式向集中形式转变、被动报告向主动审批转变、事后跟踪向事前预算转变。
因此，根据国家电网公司“三集五大”的工作目标及财务信息化建设要求，为进一步加强信息化对会计基础工作及深化财务管理工作的支撑作用，同时积极响应国家财政部号召，国家电网公司提出了“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入信息存储系统，实施电子化管理”的工作思路，积极推进原始凭证电子化管理系统的建设与应用，以逐步实现规范化操作、无纸化办公，自动化处理，智能化分析等先进的财务管理模式，全面提高基础会计工作及财务管理工作的效率与效能。
三、国网福建公司实现原始凭证电子化的的探索与实践
原始凭证电子化绝不可能一蹴而就，一方面受政策、法律、用户接受观念的影响，如我国经济发展不平衡，落后地区的网络、电脑、影像采集设备应用基础薄弱，企业管理者与财务用户一时无法接受脱离纸质的业务操作，审计法并未明确规定何种原始凭证可电子化，何种必须保留纸质文档；另一方面受市场与技术成熟度的制约，如发票、合同等外部资料仍不能脱离纸质，影像识别技术不能达到100%识别准确率等。
国网福建公司自2014年8月起，结合本单位业务管理特点其他行业实践经验，成立专项工作组，选择福建送变电公司及漳州、宁德地区供电单位为原始凭证电子化工作的试点，全面推进落实国网公司原始凭证电子化管理工作要求。
经过两个月业务梳理和方案设计上的论证，国网福建公司在参考了行业内外多家公司的解决方案，结合公司内各部门的调研结果，最终形成了适合自身信息化建设情况的一套工作思路和系统逻辑架构的设计（见图1）。对系统架构的思考和业务方案的设计是国网福建能否成功推进原始凭证电子化工作的关键，尤其在以下几个关键环节上，国网福建都进行了周密的考虑和细致的研究：
（一）凭证电子化采集的实现
通过采集原始凭证的影像信息，形成电子化文件，是操作最为便捷的解决方案之一。为了实现凭证影像从采集到流转、审批、入账等各环节的管理应用，国网福建公司自主研发出原始凭证影像智能管理模块，通过灵活运用原始凭证采集、业务全流程管理、实时查询等功能，并结合系统逻辑，打造以业务系统为核心并逐步与集成系统结合的全过程业务管理平台，形成“流程优化、标准统一、记录规范、易用灵活、过程受控、永久追溯”的原始凭证电子化管理体系。
经过对前期调研结果的分析，认为目前存在着原始凭证不齐全、采用原始凭证复印件记账、收款人身份不清晰、备用金管理混乱等现象，而自主研发的影像智能管理模块可以持原始凭证获取时在线对业务人员进行正确引导并加以控制；而且还可以通过与财务核算系统集成，实现财务对原始凭证的实时查看、统计分析。另外，上级单位有借助原始凭证电子化手段实时掌握其下属单位财务信息的需求，也可以利用影像智能模块通过管理杠杆降低权责范围内的财务风险。（如图1） （二）业务系统异构问题
福建公司在历年持续不断的信息化建设过程中，形成了多个承担不同主要功能的业务处理系统，原始凭证电子化要落地，就先要消除各个业务系统中的数据冗余现象和对数据做重复处理的问题，提高各业务系统的的数据传输能力和数据共享能力。然而，由于各个专业子系统本身业务特性、系统构建时间不统一等因素，“异构系统”现象一直存在且难以在短期内消除，福建公司在解决该项困难时的思路是：集成并非是要消灭“异构系统”，而是要在承认“异构系统”的基础上，通过增加数据接口和必要优化，构建企业级的信息交换平台。事实证明，福建公司的思路是安全和有效的，在其他网省公司处理同类问题时有很高的推广价值。
（三）电子化凭证的审核环节
电子化的原始凭证是会计处理的数据源，其确认、审核环节的设计十分重要。原始凭证电子化以后，财务人员审核一份企业交易的电子化数据时，辨识难度会增加，不再仅仅是按照传统会计方式去调阅纸质证件，还要有业务经办人、批准人、签约人等人员的电子签字来保证有关责任人对记录的完整性负责，同时还要考虑到电子原始数据生成的确认，数据存储的管理控制以及传递过程和方法的可靠性。所以，电子凭证的应用特点对凭证的可信性的确提出了较高的要求，那么，如何保证电子签字的有效性呢？解决电子签名有效性的通常做法是采用电子加密码签名，福建公司上率先实现了这一功能设计，以确保进入电子化时代的凭证也能经得起检验。
（四）原始凭证电子化的会计处理环节
从取得原始凭证到电子化的原始凭证成为会计信息进入财务系统，要经过“影像与业务信息挂接―审核―记账”的过程。其业务流程是：前端业务人员按照原始凭证管理办法的要求获取相应的纸质或电子的原始凭证，并采集原始凭证影像，按要求录入系统，实现与业务信息的挂接。伴随着业务流程的流转，原始凭证的影像作为各个审核岗对业务审核的依据，同时也是审核岗审核的重要内容。经过审核的原始凭证影像作为会计记账的重要依据，且系统支持多种维度下对原始凭证影像的实时查询及统计分析。
原始凭证实现电子化管理预期成效让试点单位业务人员在第一时间便有了直观体会。不仅促进了人、财、物、生产等各个环节的协同，更完善了企业内部控制，同时加强了各业务部门之间的信息沟通，实现信息共享程度再上一个台阶。以供电所日常报销流程为例，以前跨单笔费用自发起至完成支付耗时仅需约25分钟，有效克服地理空间隔离、纸质传递、见单操作所带来的业务处理滞后性。
总结国网福建公司原始凭证电子化试点工作，主要在以下几方面表现出较为显著的成效：
1、强化业务规范执行
通过集成方式实现业务流程事前控制，将《国家电网公司原始凭证管理办法》植入影像管理模块，并嵌入前端业务系统，指导业务部门按规范提交凭证、办理经济业务，提升会计基础工作质量，加强总部及各网省公司对各级业务、财务部门的集中管控能力。
国网财务原始凭证种类多，对各方面规范化程度要求较高，集中管控能力受到获取合规性、管理滞后性两个方面的因素制约。获取合规性，财务原始凭证的规范化水平是非财务人员难以全面有效掌握的，前端业务人员获取原始凭证时难以保证完全符合国网相关财务规定。管理滞后性，绝大部分原始凭证由前端业务部门获取，财务人员在经济业务发生后对其进行归集复核，原始凭证在业务财务部门之间反复传递和沟通，加大财务管控难度，降低工作效率。
2、整合业务财务流程
国网绝大部分单位存在纸质审批与电子审批同步进行的情况，原始凭证电子化可以促进企业调整审批流程，提高审批效率。如，合同是财务重要原始凭证，以往需业务部门提供盖章纸质合同、甚至合同汇签材料做为入账依据，建立财务原始凭证影像管理模块，实施原始凭证电子化可以有效解决这两个方面的制约因素。首先，业务人员将外来纸质原始凭证的影像文件上传入影像管理系统，影像文件在业务财务操作流程中实现审核过程中的在线查看，节省纸质凭证的传递时间，提高财务部门及相关岗位审核效率，降低财务风险，保证资金安全。如：财务人员查询记账凭证时直接穿透查询影像化原始凭证，领导在线审批费用报销和资金支付时，可在线查看发票、合同等原件的影像信息。其次，随着信息技术和业务规范度的深化，逐步将原始凭证的规范要求深入固化在各业务系统中，实现对原始凭证的内容、格式、种类、数量及操作流程等方面的合规性进行实时自动监控。相关业务人员在原始凭证采集时，通过信息系统中预设的原始凭证的规范要求对合规性进行初次判断，通过服务前移的方式将财务管控要求前置于业务部门，从而提高规范化水平和财务集中管控能力。
3、分离电子/纸质流转
原始凭证电子化的发展将促使纸质原始凭证与电子化影像分开流转，支撑审批效率提高和纸质文档流转安全。如图2所示：电子影像由业务发起人采集，在业务部门确认影像与纸质一致性后开始分离流转。电子影像按序走入业务审批、财务审批、财务制证、财务付款等环节，而纸质原始凭证在确认一致性后直接流转到制证或付款环节归档。
4、转变财务监督职能
随着电子化原始凭证日趋紧密的与企业核算、流程审批、合同管理等系统集成，不断推动业务前端部门触发自动生成会计凭证，既提高会计凭证准确性与精细化程度，又使财务人员从低效率的基础工作中分离出来，有更多精力运用信息系统行使监督权力，从而促进财务由核算向监督职能的转变。
四、未来之路
尽管成效立现，但会计凭证电子化的工作，尚未到此而止。未来要做到完全的无纸化和信息共享，还有较长的路要去探索。凭证电子化后，配套的管理工作也要到位，例如内部监管制度、系统监控措施、权限管理规范、数据部分与恢复制度等等。
国网福建公司在未来将继续深化会计凭证电子化之路，不能够将大胆探索和积极求证会计档案电子化的可行性空间，积累实践经验，巩固前期建设成果的同时，在国网公司和行业内也成为后ERP时代信息化工作的“探路者”。
