我国人事档案管理机制改革对策分析
随着我国社会经济水平的不断提高，社会主义社会结构与体制不断完善和健全，各地国有、民营企业蓬勃发展，为社会就业率的快速提升奠定了基础，人才快速涌入各企事业用人单位，但其人事档案的管理还在沿用以往的传统模式，无法适应当今的人事管理要求，因此亟须对其进行管理机制的改革。
一、人事档案的概述
（一）人事档案的含义
人事档案多指将某人在政府、军队、企事业、科研、教育、经贸、公益、文化、宗教等行业和单位所执行的从业活动进行记录并保存，直接形成的对个人和社会具有一定存留价值的文字、图像等各种形式的记录文件和档案。人事档案是对个人生活经历的真实记录所以又叫个人档案，是我国新中国成立以来各行业人事管理工作的核心和特色，人事档案表明了个人生活、学习、工作等方面的具体生活历程和轨迹，在当今我国的社会体制当中与薪金待遇、社会保障、组织关系等重要因素直接挂钩，并具有相当的法律效力[1]。
（二）人事档案的构成
人事档案的构成包含有两个方面，即工作档案和学生档案。工作档案多是个人在步入社会工作以后由单位的人事、组织和劳资等相关部门在进行各职务、岗位的培养、筛选和聘用等一系列人事工作过程中形成。人事档案多包括个人家庭背景、学习经历、社会关系、政治面貌、专业能力、工作水平以及曾获奖惩等方面的具体记录，是对个人参与社会各类型活动的真实记载和对个人情况的全面反映。学生档案是指对个人在校求学期间的学习生活状况以及各种参加社会实践活动的记录，是大学毕业生社会就业和任职单位人才筛选、委任、考察等工作的重要依据。
二、我国传统人事档案管理存在的问题
（一）人事档案的管理所有权机制问题
我国现今人事档案管理机制当中的人事档案所有权问题，还存有一些不明确、不全面以及不规范的认知，而这些对于人事档案所有权的认知偏差或错误，导致我国现今人事档案管理机制改革所采取的部分改革措施效果不明显或者不理想，甚至有些还产生了负面的不良效果。我国现今人事档案所有权归属方式主要分为三种，档案所有权归于国家、档案所有权归于集体或者单位、档案所有权归于个人，人事档案的保存和管理权利集中在政府人事部门、毕业生就业中心以及各国有企事业单位手中，人事档案的管理分散，人事档案保存在个人手中的现象屡见不鲜，我国现行的社会流动人员档案管理制度当中的某些项目和条款的设置缺乏法律依据，当今，档随人走的人事档案管理模式也在很大范围限制了人才的自由流动。我国现行的大部分人事档案管理方式和理念是我国计划经济时代的典型产物，封闭、保守是我国计划经济时代当中人事档案管理模式的主要特点，在计划经济时代成为过往，我国社会步入更为自由和开放的市场经济时代，人事档案管理体制还仍沿用至今，早已无法满足和适应目前我国社会信息化时代对于人事管理的要求和前进步伐[2]。
（二）人事档案管理机制对个人和用人单位的权益保障问题
在我国的计划经济时代当中，社会普遍实行的人事档案管理体系和制度，在某些范围中，削弱了个人对于自身人事档案所应具有的基本权利，绝大部分的人事档案管理制度都明确表示不允许档案所相对的个人查阅自身人事档案，或者其直系亲属的人事档案，这种无视个人基本民主权益的规定，导致很多档案相关个人的正常生活、工作秩序大受影响。不允许个人查看自身或亲属人事档案的规定和制度局限性很大，使得个人无法对自身的档案编写情况进行了解，不能正确获得组织和领导对自己工作的认可程度，对自身的职业发展做出有效的实际规划，在某些环节还可能因为错判自身条件和状况而做出错误决定，甚至因此造成丧失个人应有的权益。而且我国人事档案还存在档案内容不够详实和具体的情况，很多人事档案的主要内容多为入学、应聘、转正、评级、职称、考核或者入团、入党等项目的记录表格，这些标签性内容无法真实且有效的反映用人单位所需了解的个人素质或专业水平。纸质档案的属性造成人事档案可被涂改甚至伪造，更在很大程度上影响了档案的真实性和可靠性，降低了人事档案的有效利用率，因此，应将个人档案信息化以避免此类情况的发生。部分用人单位在对个人资料的搜集和整理方面不够全面，缺乏对人事档案的及时补充和更新，造成了对个人情况无法完整了解的状况[3]。
（三）人事档案的管理模式问题
在我国传统人事档案管理模式当中，出现因人事考核或调动等情况而需查阅人事档案或者抽调人事档案时，须开相关介绍信或有效的调档函，程序相当繁琐。而且人事档案当中的所有人事信息和内容，只允许本单位人事档案部门档案管理人员进行查看。如需转移人事档案，则须由专人以机要形式进行人事档案的转移工作，造成人事档案的管理效率低下，我国现行人事档案管理模式在时机管理当中存在混乱或无法满足市场经济需要的现象，在实际工作中体现如下。
多方管理。多方管理主要是指在人事档案管理过程中，存在着一份人事档案在多地多部门都有管理权限。也就是某个特定劳动者的人事档案在人事档案管理时有一定的重复性，同一份人事档案，不仅用人单位对其可以行使管理权，而且人事部门以及劳动部门等相关机构也都具有管理权，造成了人事档案管理在工作过程中以及人事安排方面产生了重复和浪费情况[4]。
无人管理。不仅人事档案的管理存在多方管理的现象，还存在无人管理的现象和问题，很多人事档案管理趋于形式化，管理的方式和目的只是为了方便人才流转，所做工作也只限于履行人事档案的收发和保存，没有实质性的针对不同类型人事档案进行动态管理，产生人事档案内容陈旧过时，无法全面反映个人的实时现状，甚至有人事管理单位对于收发的人事档案，连档案封口都不开启，根本无法确认档案的内容。 三、我国传统人事档案管理的针对性改革对策
（一）人事档案的管理所有权机制改革
明确人事档案管理思想和理念。我国政策制定相关部门应先明确人事档案管理方面的思想认识，科学合理的界定人事档案管理的所有权问题，以我国人才战略角度，以维护我国社会利益为基础，并为人事档案设立相应地管理费用投入项目，将之列入我国政府财政支出规划当中，以确保我国的人事档案管理工作不仅具有先进的思想理念为指导，还有明确的方向以及相应地资金支持。
实现人才流动服务人事管理无偿服务。我国政府所建立的人才流动服务中心是我国人力资源以及社会人员管理的重要部门，管理的人事档案也是我国档案财富的重要部分。人才流动服务中心的人事档案管理是我国管理自身人才资源和信息的重要手段和方式，因此，政府部门应将其人事档案管理工作设定为无偿服务。我国社会发展进入市场经济社会之后，政府的所有费用和支出都源于我国公民的税收，政府工作开销纳税人的税金，而政府进行管理人事档案的工作实质上是其履行社会公务责任的活动，不应向人民再次重复收取管理费用，当今的某些人事档案管理收费政策是不合理的，而某些政府所属人才流动服务中心利用人事档案的管理工作收取费用予以牟利的行为也是十分不当的，应马上停止其收费制度和收费行为。
（二）人事档案管理机制对个人和用人单位的权益保障改革
我国人事档案管理机构应当尽快修改人事档案管理规范和管理制度，将传统人事档案管理制度当中的不合理制度予以删改和调整，在人事档案管理规范制度当中注明人事档案相对人可查看自己人事档案信息和内容，实现人事档案管理信息化的部门，可经由内部网络查阅个人档案信息;纸质化人事档案管理的单位，可在特定监控条件下，允许档案相对人查阅自身人事档案材料，并允许档案相对人对档案管理部门提出修改及更新要求，但需本人提供有效证明或证据。
（三）人事档案的管理模式改革
对我国公务部门人事档案管理，实行统一领导和集中管理模式，将管理权归属国家组织以及人事部门，非公单位人事档案，执行统一指导，各自管理的模式。我国各级档案管理部门，应强化有关单位人事档案管理工作监控，提出管理规范要求，加强地区或专业系统的人力资源储备库的建立，为社会各界提供各类人才信息相关咨询搜索服务。
当今，我国经济的高速发展和社会水平的不断提高给我国人事档案管理机制提出了更高的要求，因此，针对当今人事档案管理之中的种种问题和弊端，需要采取有效的方式和对策将我国人事档案管理工作进行改革和完善，提高我国人事档案管理工作的综合水平，使之符合我国当今市场经济的需要。
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