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以用户为中心档案信息服务的探讨

出处:论文网
时间:2016-06-25

以用户为中心档案信息服务的探讨

  在网络技术迅速普及的今天,网上信息显现爆炸式增长,网络用户每天都面对海量的信息。而导航工具的落后与信息的迅速膨胀形成了不协调的局面,对于网络用户来说不易区分,用户需求对服务提供具有导向性作用,信息需求和此道理相同,需要什么形式的信息,就会出现什么形式的服务,在信息需求不断增长的今天,信息服务业也应运而生。信息服务所要做的,是准确地把用户需要的信息及时传递给用户,并以个性化服务的方式满足用户存在的不同需求。

  1 档案信息服务的概念

  档案信息服务指的是档案管理机构充分发挥馆藏资源优势,以满足各类用户的档案信息需求为目的,为用户提供的相应信息服务。档案信息服务也是依托档案管理机构所藏档案信息资源,开展信息收集、信息加工、信息利用等的一系列活动。这种信息服务通常由四项要素构成:即服务主体、服务客体、信息资源和服务设施。利用提供档案服务信息,使档案服务机构与社会各界实现了沟通,而档案服务机构也将档案信息资源和档案信息需求者联系在一起。

  2 个人数字档案馆集成服务模式

  个人数字档案馆可以按照档案信息需求用户的不同需求,为其提供具有个性化特征和集成服务,有效提升了档案信息的服务与管理水平,个人数字档案馆出现可有效促进公共数字档案馆服务水平的提升,使其服务更加具有个性化。个人数字档案馆的含义是:第一,档案管理部门为需要档案信息的用户创造个性化平台;第二,依靠个人计算机,建立数字档案信息库,有利于个人用户及时得到档案信息。依靠档案馆建立的档案信息服务系统与互联网档案信息资源联系在一起,共同组成了个人数字档案馆。

  个人数字档案馆系统作为一个档案信息资源的管理门户系统,基于用户需求这个中心,将具备个性化的档案信息展现在用户面前,主要内容有收集档案信息、组织和查阅等操作,档案用户可在档案部门网站中的数字资源当中,查找到适合本人需要的信息,并将其纳入到个人数字档案馆当中。在有信息需求时,只需访问属于自己的个人数字档案馆,即可获取所需信息内容。构建个人数字档案馆系统的目的,就是为用户提供建立个人所需要的档案信息资源管理系统的条件,由用户自己组织所需要的档案信息资源。该系统可通过对智能代理、个性化定制、信息传输等先进信息管理技术的集成,为档案信息用户提供具有个性化特点的服务技术,使档案信息用户的各种需求得到满足,以此体现了档案信息服务为广大用户服务的特点。

  个人数字档案馆系统建立的第一步是由管理人员肥其管理的数字档案信息资源以主题分类或资源分类为用户创建档案信息资源列表,有的系统还能够把档案资源列表以专题形式制做成模板;第二步,用户将获得属于自己的登录帐号,并使用帐号登录系统,然后在档案资源列表当筛选符合自己需要的档案信息资源,或将用户本人网络信息资源纳入到加入系统之中,还可通过专题模板,建立起不同类别档案资源文件夹。

  3 以用户为中心的档案信息服务优化策略

  (1)加强档案部门网站的建设

  档案网站不但可以为档案部门树立良好的形象,而且可以帮助档案管理机构为社会各界人士提供多样化服务,将网络信息及时提供给广大用户。网站建设首先应该明确服务对象、服务目标和服务功能。发达国家建立的档案网站主要针对社会公众,为广大社会公众提供服务。档案网站对外展示着档案机构的形象,引导着档案信息化发展。档案信息用户登陆网站后,不但可以及时得到档案信息而且可以明确档案部门的本身职能,依此满足用户的实际需求。因此,网站建设应突出网站功能建设。

  (2)个性化信息服务

  个性化档案信息服务与传统档案信息服务不同,主要是根据用户的需求提供信息,以达到用户的满意为最高标准。个性化档案信息服务应该根据不同用户需求的特点、行为、心理、习惯,将各种具有个性化的针对性的信息展现在用户面前,使各种各样的用户都能得到自己需要的档案信息。改变传统用户找信息和为信息找人的局面。首先,根据不同用户的需求行为和需求习惯,设计个性化和服务功能。其次,创建带有个性化的档案信息管理环境,提供信息资源的组织和整合功能,使用户享受适合自己习惯的档案信息服务。再次,针对当前社会上存在的丰富信息,根据不同用户的要求进行收集,也可以预测不同用户的信息需求方向,从而有针对性的收集信息。最后,利用个性化手段提供信息。

  (3)加快档案信息资源开发

  档案是社会活动的历史记忆,对社会各行业以及公众来说都是极具价值的的资源,我国海量的档案资源具有极大的开发利用价值。开发档案信息资源,即是通过满足用户对档案信息的需求,把其中有价值的资源进行发掘,构建起以用户为中心的信息资源管理系统,更好地满足用户对档案信息的需求。

  总之,档案信息用户是档案部门服务的主体,是档案部门建设的出发点,用户的需求是档案部门进行优化的重要依据。而档案管理体制和机制的变革必然使档案用户及其信息需求发生相应的改变。对档案用户需求的研究,有助于提升整个档案部门的信息服务水平,使档案部门面对更多的用户提供全面的服务,提高整个社会利用档案的积极性。

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