浅谈医院文书档案收集工作的意义和原则
医院文书档案是各级医院在有关行政管理活动中形成的具备一定保存备查价值的文件，是医院整体档案管理工作的重要组成部分。文书档案收集工作处于医院文书档案管理的初始阶段，在档案管理的各环节中居于一种特殊地位。在当前强调简化档案整理、强化档案利用、突出档案特色的背景下，重视、做好医院文书档案的收集工作对于全面搞好档案管理工作具有重要的影响。
一、档案收集工作的意义
医院文书档案的收集工作是指医院档案管理部门按照有关规定，通过归档、接收等办法，把分散在医院内部各单位的文书档案集中起来，实行统一、专业管理的过程。收集工作是医院文书档案工作的基础，在医院档案管理工作有着举足轻重的作用。
（一）收集工作是医院档案工作顺利开展的前提
医院档案部门管理的大量文书档案不是自发产生并形成的，而是医院档案部门将散落在医院不同部门的具有保存价值的文件集中起来，并经过分类整理、长期积累才形成的。因此，纵观医院全部文书档案工作的全过程，收集工作处在首要环节，它为医院文书档案工作提供了可供处置的材料和对象。有了这些基本材料，档案人员才能按照预定的业务程序展开整理、编目和鉴定工作，医院档案室才能进行保管、统计和提供利用等诸项工作。收集工作做不好，缺乏齐全完整的档案，档案工作就无法顺利进行。
（二）收集工作是医院档案管理工作质量的保障
收集工作对医院文书档案工作的质量具有决定性作用。考察一个医院档案管理水平如何，关键是要查看收集的档案文件材料是齐全和完整还是残缺不全。如果档案材料收集及时、完整、系统、鉴选得当，就能为文书档案管理的各个环节奠定良好的工作基础，为今后档案的充分利用提供极大的便利。反过来，如果档案材料数量较少，或者收集的档案材料残损零乱缺乏使用价值，其结果不仅会造成后期的整理、编目、鉴定、保管、统计等业务成为无效劳动，而且也不能给档案利用者提供有价值的服务。
二、档案收集工作必须遵守的原则
（一）归档材料必须完整齐全
贯穿医院文书档案收集工作自始至终的一个基本要求，是要确保归档文件材料的齐全和完整，残缺不全的文件材料对医院文书档案的收集工作将会产生巨大的负面作用。医院文书档案的齐全完整，通常指的是需要归档的文件材料必须能够全面、如实地反映医院发生的某一事物的全貌。换句话说，就是要保证各种归档的文件材料归类清楚、数量足够以及每份文件必须完整齐全，不能出现缺页现象。例如就公文而言，每份文件往往包括正件与附件、印件与定稿，请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等，这些均要求完整成套。
（二）严格按照制度进行收集
众所周知，影响档案收集工作质量的因素多种多样，其中档案部门接收的文件材料的齐全和完整程度与收集工作的质量高度正相关，也就是说，要保证档案收集工作的质量，就必须首先保证文档材料完整齐全。然而医院的文档材料通常都分散在院内不同的部门，为这些不同的部门所拥有。文档材料的极度分散为医院开展收集工作带来很大的难度。为了保证档案材料完整齐全，医院档案管理部门必须制定严格的规章制度，通过建立岗位责任制和其他相关制度，将文件材料的形成、积累、立卷和归档工作纳入有关业务部门的职责范围。
（三）文件材料应当精炼准确
医院在日常工作中会形成和使用大量文件，但并非所有文件都需要归档并形成档案文件，其中需要查考、具有保存价值整理归档的文件只是其中的一部分。为了杜绝良莠不分，防止医院档案材料收集过程中出现“有文必档”的现象，降低档案管理的工作效率，医院文书管理部门与档案管理部门在收集文件材料时，必须按照档案鉴定原则和档案保管期限表的既有规定，结合医院的实际情况审慎地进行甄别和鉴定，及时准确地判定文件的存毁，最终把能够反映医院重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料全部接收到档案部门。
（四）重视开展文档材料调查工作
档案收集工作的本质是要解决档案材料空间上的分散性与管理使用方面的集中性之间的矛盾，其目的是变分散为集中，以便于人们查找使用从而节约找寻时间。为使分散在医院各部门的文件能够按照归档的要求及时、齐全地移交到档案室集中保管，档案管理部门在开展材料收集工作之前必须开展深入细致的调查工作，以便充分、全面地掌握应归档文件的存贮、流动、管理和使用等方面的信息。尤其是对形成于医院各行政和业务部门的文件，档案人员要在全面了解医院内部各单位基本职能的基础上，全面把握各部门的主要职能和业务内容，深入了解这些部门形成的文件材料情况，从而为准确划定材料的收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整做好准备。
（五）加强与不同部门之间的沟通联系
在实际工作中，由于多种原因的影响，医院的档案管理人员往往把大部分时间用于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作上，很少拿出足够的时间详细了解机关内部和各业务部门的具体工作，这就导致档案部门在收集工作方面存在着一定得的盲目性。由于缺乏清晰地业务导向，在材料收集的过程中就会经常出现其他部门给什么材料，档案部门就收什么材料的现象，最终结果就是导致有价值的文件往往收不进来，而收来的许多文件并不具备存档价值等问题。
档案材料收集导向性的缺失，不仅直接降低了外部人员档案利用工作的质量，而且一定程度上损害了档案部门的应有形象，降低了档案工作的权威地位。因此，为了从材料的完整性角度提高收集工作的质量，档案管理部门应当加强、密切与医院其他部门的沟通和联系。此外，近些年来各医院经常举办一些有一定影响的社会活动，这些活动往往具有较强的档案价值但常常会受到忽视。对于单位非常规性举办的这些重大活动，档案部门也要积极主动参与进去，根据活动的特点和影响情况指导有关人员做好相关文件的归档工作。
