试析数字化档案管理的意义
数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着计算机网络技术的普及，新的档案管理方式随着社会的不断发展进步，以新的形式出现。当前，档案管理工作步入了数字化时代，利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。笔者通过研究数字档案管理的前沿技术，结合当前工作实际，对现代档案工作进行数字化档案管理做进一步研究。
一、数字化档案管理的内涵
数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。
二、数字化档案管理的重要性
当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。
（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。
（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。
三、实现数字化档案管理的新思路
（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。
（二）建立数字化管理的个性化服务。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神，做好个性化服务。档案管理利用自己独特的档案信息和能力，根据用户的实际任务搜集选择各种信息，为用户提供多样化的动态性档案管理服务，通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。
（三）实现社会信息和档案信息的结合。要建立档案信息系统，实现社会信息与档案信息的结合，在档案信息网上设立站点或网页，实现档案信息网络的互联。提高数字化档案利用率，加强档案数字化管理软件的发展，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。
总之，数字化档案管理是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在，以新的形式出现。利用现代化技术有效管理各种信息资源，已经成为当务之急。
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