关于对档案信息服务的基本原理的分析
原理，通常是指某一领域、部门或科学中具有普遍意义的基本规律。它是事物发展过程中的本质联系和必然趋势，是事物本身所固有的。人不能创造、改变它；而只能去认识、利用它或限制某些规律对人类的负面作用。档案信息服务原理的研究应该建立在这样的认识基础之上。
一、需求动力原理
档案信息是人们在各项活动中形成的直接记录。不仅是社会历史记忆，具有依据和凭证的作用，而且对现实活动具有借鉴和参考的功用。正是由于档案信息同时拥有科学价值和情报价值，才引起人们对其格外关注与厚爱。 由于现实变化日益频繁，竞争日趋激烈，人们需要不断地了解新情况，寻求应对措施，并谋求发展，必然对信息需求激增。随着信息产生和需求的日益膨胀，信息服务的基本矛盾――信息供给与需求的矛盾日益明显。如何从满足用户的信息需求出发，改善档案信息服务系统必将成为档案界的一个重要课题。充分认识信息需求是档案信息服务中的主导作用，是档案信息服务发展和演化的根本推动力量。只有不断发展的档案信息需求才是促进档案信息服务发展的不竭的动力源泉。
由于用户的档案信息需求是变化发展的，会受到时间和空间环境的局限，具有一定的客观性，用户需求状态将随着信息需求的变化而变化，这说明，用户信息需求的状态是一个独立的有着自己特殊内在机理的“运动状态”。同时，信息需求状态亦带有明显的主观性和认识性，因为认识主体在信息需求中的显性或隐性的主观因素和意识作用的弊端是不可避免的。因此，如果将信息用户需求的认识状态称为主观需求，那么用户对档案信息需求状态的变化就遵循着以下规律：
第一，在主体的客观信息需求与主观信息需求完全吻合时，即用户的客观信息需求被主体充分认识，就能够准确地揭示信息用户的需求状态。第二，当主体只认识到客观信息需求的一部分，在这种情况下，主体对信息需求的状态认识则是不全面的。第三，由于主、客观的原因，主体对客观信息需求的认识出现偏差和误解，造成主体意识到的信息需求不尽是客观上的真正的信息需求。第四，客观信息需求的主体部分未被用户主体认识，即用户未对客观信息需求产生实质性反应，其信息需求是以潜在的形式出现，还未被意识和发掘。
综观上述四种情况来看，第一种情况是理想状态，但基本上难以实现；第二种情况是正常的，其实，通常所说的信息需求基本上就是指这个层面，是处于反映部分客观信息需求的一种状态：第三种情况是信息主体应该尽力避免发生的，确实把真正的信息需求很贴切地表达出来；第四种情况需要档案信息用户与信息服务人员共同努力，并借助外界刺激，从而使需求由潜在形式转化为当前需要。
用户信息需求的变化既会受到用户个体主观因素的影响，如用户的心理状态、认识状态和素质状态；又会受到一些客观的社会因素的影响，如用户所处的社会生态环境、职业地位、技术条件等。这些因素都可能会影响到信息用户的认知过程，并作用于用户的主观意识而发挥作用。
因此，通过以上分析可知，由客观信息需求转化为现实需求，主体的主观因素及社会的客观因素交错在一起，都会对用户的认知状态产生影响，并且在需求转化过程中存在很多环节，所经过的每一个环节都贯穿着用户的认知行为，因此，档案信息服务人员研究用户信息需求的规律时，不仅要研究用户本身的特性和用户所处的社会状况，而且还要将两个方面有机地结合起来，总结和探求出运动变化规律，帮助用户尽可能地把实际存在的客观信息需求表达出来，依托最佳的档案信息服务基础准备，实现用户需求与信息服务的有机匹配，从而实现信息的最大价值。
二、信息选择原理
“选择”一词具有多方面、多类型、多层次的含义。选择的基本含义可以概括为从特定的集合中挑选出符合某个标准的若干因素，从而构成新集合的行为过程。应该说，选择是一个普遍存在的现象，在整个物质世界中，事物都处在一个无限的选择链中，对于人类来说，亦无时无刻不在面临着选择，而信息选择就是其中之一。
三、信息服务增值原理
纵观信息活动的全过程，由于信息本身具有价值，对人类有用，信息才能和物质、能量一起，作为重要的资源。况且只有信息资源不以消耗物质而实现价值增加。因此，在物质资源日益短缺的今天，正是由于信息自身的无消耗性增值，在人类社会日益注重可持续发展的趋势下，信息资源才越来越引起人们的重视。其实，信息服务的过程就是一个增值的过程，增值主要体现在两个方面：一是信息增值，另一是服务增值。
对于信息增值含义，至今尚未有一个确切的界定，但人们不难理解信息具有价值。按照信息经济学观点，信息价值具有增值性，也就是说，当人们进行决策时，不可能孤立地只依据一条信息，而是将多种相关信息进行综合分析之后获得的新信息。新信息价值常常大于所依据原有信息的价值之和，即实现了信息的增值。而信息服务活动实质上就是一个将信息供给与信息需求联接在一起的优化系统，其目标就是以最优的信息运动结构，实现信息最大程度的价值增加。可以说，如果把整个服务活动看成一个系统的话，信息服务就是在遵守信息运动的一般规律的基础上，使用尽可能合适的手段，创造满足信息增值的基本条件，促使信息实现最大增值。当然，在信息服务收集素材的过程中，不仅要依据档案信息，而且还应包括尽可能多的密切相关的信息，经过分析研究，以确实解决实际困难和问题，这便是服务的增值性。档案信息服务将以“知识服务”和“增值服务”作为服务发展方向。
总之，在档案信息服务中，为实现信息服务者和信息用户之间的服务匹配、协调，就需要对档案信息服务的特性及其内在机理有一个清醒的认识，在实际工作中，按照档案信息服务活动的内在规律办事，既切实满足用户的信息需求，实现了档案信息价值的最大化，又充分体现出档案信息服务的价值。
- 上一篇：档案管理人员素质建设探析
- 下一篇：医院人事档案管理中的常见问题及应对措施
