加强公路工程档案管理的必要性与实施途径
一、公路工程档案的概念及特点
（一）公路工程档案的概念
工程档案通常是指公路建设全过程中所直接形成的、用于记录项目中具有保存价值的文档资料与信息资源，也是后续养护、管理等多项工作得以顺利实施的重要依据。近年来，随着我国城市化进程的逐渐加快，以及公路工程建设项目的日益增大，加强档案管理工作，建立健全完整、系统、可靠的档案管理体系，对于促进我国城市建设、确保公路工程建设质量等多个方面都将起到非常积极的作用。
（二）公路工程档案的特点
相比普遍的建设项目，公路工程普遍具有规模大、建设周期长、工程组成复杂等特点，这都使得其档案在形成与管理方面，与普遍工程档案之间有着较大的区别，并具有以下显著特点：
1.形成周期长
一个工程项目的建设，从立项审批、可行性研究、图纸设计、招投标、工程施工、交工验收、试运行直至最后的竣工验收，往往需要跨越较长的时间，通常在3年以上。而各类档案信息，也是伴随着项目建设活动的开展所形成的，其形成周期同样很长。
2.涉及面广
在项目建设的一个完整周期内，需要涉及交通部、交通厅、建设单位、设计单位、多家施工单位、多家监理单位，总数达数十家直接相关单位；同时，沿途还需涉及政府、电力电讯、材料供应厂家等多个部门。
3.专业性与阶段性强
专业性，是指其档案内容多是技术方面的，专业性很强，要求档案管理人员需要具备较强的专业知识与档案管理知识。
阶段性，则是指在项目施工的全过程当中，通常需要历经路基、桥梁、隧道、通讯、绿化等各阶段的工程建设，需要各种专业化的施工队伍参与，这都使得档案的形成具有很强的阶段性特点，必须在各阶段中都加强档案的管理工作，以免影响到后续工程的施工。
4.管理难度大
一方面，由于工程档案的种类繁多、类型复杂、记录方式多样，这都加大了在档案信息收集与立卷归档方面的难度；另一方面，则是由于工程项目建设具有一次性的特征，工程档案一旦形成以后，对原有档案管理中存在的问题很难进行弥补，这也加大了工程档案管理的难度。
二、加强公路工程档案管理工作的必要性
（一）有利于提高工程项目的管理水平
项目管理，主要包括了对工程质量、工程进度、工程安全等各要素的有效控制与管理，并通过在工程项目中制定相应的考核与责任机制，来判定其管理水平是否达到了预期的管理目标。
然而，由于这些管理要素往往贯穿于工程项目的全过程之中，需要采取动态化的管理模式，这都导致许多考核与评价的数据，需要在不同时间段进行收集与统计。如果单独进行统计，不仅耗时、耗力，而且数据的准确性无法保证。而通过将档案应用于项目管理中，则能将各种数据信息完整、准确地保存下来，从而有利于大幅度提升工程项目管理的效率与水平。
（二）有利于及时发现和解决工程中存在的问题
在工程项目建设的一个完整周期内，需要涉及多个参建单位。而通过工程档案，则能将各单位的工作活动详细记录于档案之中，每个参与者均通过签字与签署意见的方式，以明确各自的职责与义务。
通过强化档案管理，一方面能通过对档案信息的收集、整理与分析，以及早发现项目建设过程中所存在的问题与隐患，并通过实施技术调整、工艺调整或施工队伍更换等措施，以确保项目施工的安全与顺利进行；另一方面，当工程事故一旦发生时，工程档案还能作为事故分析、程度判断、根源查找以及责任确定的重要凭据，从而有利于工程事故及问题的及早解决。
三、强化公路工程档案管理的实施途径
（一）公路工程档案管理存在的问题
长期以来，公路工程界始终存在着“重外轻内”的思想，对于档案管理工作，普遍重视程度不足，并存在着规范性不够、自动化程度不高、人员素质较低等一系列问题。
1.缺乏规范化
当前，在工程档案管理中，尚缺乏统一的标准，在档案的表格形式、填写规范与归档方法上普遍存在着不统一的现象。正是由于档案管理缺乏统一化与规范化，这不仅给档案管理人员带来了极大的不便，而且容易导致档案信息的不完整、不准确。
2.自动化程度不高
档案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、档案立卷归档、档案利用等一系列工作。然而，在目前的工程档案管理中，仍普遍停留在手工填写、人工立卷的水平，档案的形成过程基本上为手工操作，这不仅使得档案管理人员的工作强度大、效率低，而且容易出现填写或归档的错误，严重影响到档案信息的质量。
3.人员素质不高
目前，在公路工程的档案管理人员中，专职人员较少，而兼职人员偏多，多数管理人员都是由该工程项目的技术人员所兼职的。尽管这类管理人员具备较高的学历水平与工程管理经验，但是却缺乏对档案工作的了解，不熟悉档案管理的相关流程与业务，也缺乏系统的培训教育，容易导致档案管理的规范化与标准化程度不高，甚至出现遗漏问题。
（二）强化档案管理工作的具体实施途径
针对以上种种问题，必须采取有效的对策与措施，以切实提高工程档案的管理水平，确保档案信息的完整、准确与可靠。
1.建立完善的档案管理制度
当前，在档案管理工作中普遍存在着管理不规范、不专业的问题。最主要的原因就是对其重视程度不足，导致其工作质量与管理水平的滞后。建设单位应积极转变原有的管理理念，并通过不断完善档案管理制度，以推动其不断向着规范化、标准化、制度化的方向迈进。 一方面，在工作中必须改变原有“重外轻内”的管理思想，认识到这些管理理念，已无法适应当前公路建设事业高速发展的需要。通过形成 “科学管理、有效服务”等新的工程档案管理观念，从而使得工程档案管理工作逐步由传统的被动式管理，向着主动式管理的方向迈进，以更加深入地挖掘出工程档案信息的利用价值，实现档案资源的科学管理与优化配置，从而更好地满足工程建设发展的需要。
另一方面，在档案管理工作中，还应制定明确的奖惩制度与责任制度，以激发管理人员的工作热情与主动性，并尽量避免其在工作中不认真、不负责的情况发生。同时，还应强化各单位之间的协调与配合，使工程建设各单位都能主动与档案管理人员展开合作，确保工程档案信息收集的及时、准确与完整。
2.积极利用信息化技术
当前，在工程档案管理工作中，无论是在信息的采集、归档方面，还是在保存、检索与利用方面，其技术手段都较为落后，这也严重制约了档案管理水平与管理效率的提升。工程档案管理，是一项非常严谨、细致和复杂的工作，档案信息如果仍采用传统的手工填写、整理和归档，不仅耗时长、劳动强度大，而且往往容易出现差错。为更好地保证工程档案信息的完整性、原始性与可靠性，就必须将档案管理工作纳入到信息化的轨道中，通过积极利用各种信息化、数字化的手段，实现档案管理工作质量与工作效率的提升。
一方面，应加强对工程档案信息的数字化处理，即通过利用各类先进的计算机设备、扫描设备，将传统的纸质文件转变为数字格式的录入方式，从而使其能方便地存储到计算机和网络当中，这也便于对工程档案信息的归档、管理、搜索与再利用；另一方面，则应是加强对工程档案的软、硬件的建设，通过积极采用现代化的档案管理软件，建立工程档案的管理网站等方式，以确保工程档案信息的有效录入、存储与管理、利用。
3.加强档案管理人员的培训与教育
人员综合素质的提升，是提高档案管理水平的基础。这就要求从事工程档案管理的人员，既要懂得工程技术的专业知识与技能，又要熟悉档案的相关管理业务，能熟练地对档案资料进行整理与归档。因此，必须加强对档案管理人员的培训与教育，从而真正打造出一支高素质的档案管理队伍。
公路工程档案，作为工程项目施工建设各个环节的真实记录，也是极为宝贵的原始资料与信息资源。随着近年来城市化建设进程的日益加快，以及工程项目建设数量的不断增多，更需要切实强化工程档案的管理工作，并通过做好档案管理人员的培训教育、加强提前控制、采用现代化的管理手段等多种措施，切实提高工程档案的管理水平与管理效率，进而充分发挥出工程档案的凭证作用与依据作用，为公路工程的施工建设以及今后的管理，提供更加准确、可靠的档案信息服务。
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