浅谈EXCEL台账在医院医保财务管理中的应用
随着医保的全面覆盖，医保在医院整体财务收支中所占份额越来越大，医保财务管理的重要性也愈加凸显。当前，医院财务账面无法清晰准确反映各类医保基金的财务运行状况，严重影响了决策者在财务管理中的分析判断。
一、医院财务不能清晰反映医保运行状况的原因分析
（一）医保的种类复杂，结算政策各不相同
医院的医保种类繁多，一般按险种分为基本医疗保险、生育保险和工伤保险；各险种按区域及经办机构进一步划分为省、市城镇职工医保，市城镇居民医保和新型农村合作医疗保险；省、市生育医保和省、市工伤医保。而不同的医保类别的申报、结算时间不同，支付方式和具体规定也不统一，这给财务人员的统计工作造成了困难。
（二）医保收入的明细科目设置不够清晰
2011年1月财政部会同卫生部等有关部门修订了《医院财务制度》和《医院会计制度》，强化了医院的收支管理和成本核算。新制度增加了有关同医疗保险机构结算的处理规定，各医院对明细科目的设置不同，仍然不能清晰、准确区分医保业务的具体核算内容。
（三）医保拨款的滞后和不确定
新制度要求会计核算以权责发生制为记账基础，并明确了会计要素之间的关系。权责发生制是以权利或责任的发生与否为标准来确认收入和费用。不论是否已有现金的收付，按其是否体现各个会计期间的经营成果和收益情况，以确定其归属期。由于医保拨款时间的滞后和金额的不确定，采用权责发生制依然存在虚增医保收入而造成信息误导的问题。
二、Excel医保台账在财务管理中的重要作用
Excel是一款功能强大的办公软件，已经完全成为一种实用工具，在各个领域的核心工作中发挥着重要的作用。Excel被设计成为一个数据计算与分析的平台，集成了强大的数据计算与分析功能，利用Excel制成的医保台账具有以下特点：
（一）功能强大，工作事半功倍
Excel对实际工作的各种问题作了深入全面的研究和开发，医保、财务工作人员可按自己的思路来创建适合实际需求的Excel台账，不但能有效处理庞杂的数据信息，还能大大提高工作效率和质量，而且，Excel表格也具有易于修改、便于保存的特点。
（二）灵活多样，清晰反映医保状况
第一，不受科目设置的局限，直观反映医保明细。医保收入项目一般包括现金支付、个人账户、统筹基金支付、公务员补助和大额补助，其中统筹基金的拨付受医保结算政策的影响不能全额拨付；大额补助有的由医保局拨付，有的由保险公司拨付，存在严重的拖欠现象。医保台账在此可以发挥灵活多样的特点，分类、全面地反映医保费用的申报、拨款情况。
第二，不受会计记账基础的限制，显示真实收付情况。医保台账汇总登记各类医保一个核算年度的住院费用申报、结算情况，当财务通知拨款实际到账时，就录入相对应的申报期间，真实、清晰地反映医保的当期拨款、欠款情况。避免了收付实现制的收支项目不配比，不能真实反映当年收支结余；也避免了权责发生制已确认收入费用，但不一定有现金真实流入或流出的缺陷。
（三）一目了然，便于领导快速决策
首先，台账的数据清晰，便于进一步分析测算，为单位相关预算、决策的制定提供有效参考，而且对应关系明确，大大提高决策方向的正确性。其次，Excel电子表格软件，可生成直观精美的图表，令枯燥繁杂的数字生动起来，领导者可直接、快速地制定管理解决方案。最后，办公表格的电子化可节省办公用纸的费用，也符合“绿色办公”的环保理念。
由医保办有财务背景的人员负责制作医保台账系列，是最佳的选择。作为会计人员，具备财务知识和专业素质；作为医保人员，谙熟医保政策规定，并且了解各医保的种类和结算要求。医保台账清晰明确地反映医保基金运行状况，协助财务及时进行账龄分析处理，规避潜在财务风险，为财务精细化管理工作的开展提供了有力的支撑。现就以下三点详细介绍Excel台账在医保财务管理中的具体应用：
（一）基础数据的汇总
第一，准确录入信息是优化财务管理的前提条件。医保工作人员以不同医保类型、按申报时间顺序来设置台账，按需设立要反映的项目，待财务通知医保拨款到账后，根据医保局提供的结算单据确定金额及归属期并录入相应位置。工作人员必须保持踏实严谨的工作态度，保证信息的真实性和正确性，否则，信息失真会造成财务管理者的决策失误。
例如，设制《市城镇职工医保人员住院费用申报、结算表》，目前兰州市实行的是以定额结算为主、单病种和项目付费为辅的复合式结算方式，本表以“定额（转科）”“单病种”“据实结算”和“特殊病种”分类，按照医保收入项目（现金支付、个人账户、统筹基金支付、公务员补助和大额补助），清晰反映各期医院申报和医保局拨款情况，为后期相关指标的测算分析、财务的精细化管理打好了基础。因医保统筹拨款中存在“医保拒付”问题，最好设立“备注”栏进行详细说明。
第二，汇总有效数据，全盘掌握基金变动情况。医保病人的结算信息相对于自费病人的数据更加繁杂，因此对大量数据的汇总处理非常重要。例如，设制《某年度医院各类医保统筹与拨款汇总表》，将各类医保（职工、居民基本医保，新农合，生育和工伤医保）的重要信息汇总在一张表上反映，医院全年医保的结算人次、年终医保的未平衡金额（医保拒付款），及各明细项目的结算情况等一目了然。 （二）相关指标的测算
为规范定点医疗机构的医疗服务行为，控制医保基金的过速增长，医保部门设置了多种考核指标，如人次人头比，次均费用、次均统筹、个人实际自付比例、超支比例等。为加强内部控制，医保办必须定期测算、动态监控相关指标，便于财务的进一步管理。如设制《医院医保病种超支汇总表》，按“分类汇总”各医保病种的数据，分期测算其平均费用和超支情况；设置突出显示异常信息，财务管理者可即时发现问题，采取有效措施以避免年终考核的扣罚。
Excel台账还可按“需”汇总排序，利用“格式―选项―自定义序列”，实现按内外科→科室→主管医师的分类汇总，深化对问题科室的内部管控。
（三）医保信息的分析
大量详实准确的数据信息，只具备了科学决策的前提，还需要运用恰当的方法来分析、推理和判断，财务管理者才能迅速制定有效的决策方案。
第一，采用多种功能，加强内部控制机制。利用EXCEL的函数统计、分析功能，可以按需自定义函数；利用图表功能，生成数据透视表和数据透视图；利用各类趋势线，分析信息内涵，揭示问题所在，预测未来走向。比如比较季节性对科室收治病种的影响；跟踪一项控制措施的采用对科室管理的效用；分析医保结算政策变更对医院财务收支的影响等。
第二，动态监控分析，奠定预算管理基础。医保和财务部门应动态监测各项管理措施的落实和执行情况，及时调控，处理偏差；实行月度、季度、年度分析报告制度，为下期的财务预算管理打好基础。
（四）台账误差的自查
第一，完善财务对账机制。医保办应及时与各医保局和院内财务核对往来款项，尤其是年终医保基金清算时期。对于问题要积极追踪、说明汇报，重要信息的更改，在备注中详细说明。
第二，Excel台账的复核功能。俗话说“当局者迷旁观者清”，经常从事大量的数据录入汇总工作，疏漏之处在所难免。可以借助EXCEL的简单功能，进行复核，以减少误差。
一是利用“数据―有效性”，对输入的数据信息进行限定，并弹出出错警告给予提醒。二是“工作组”可按要求实现同步输入，但台账系列是环环相扣、账账相关的，为了保证数据的准确性和独立性，不建议成组编辑，避免“一错全错”。三是利用台账中各项目之间的勾稽关系，在表侧设立复核公式。例如，为《市城镇职工医保人员住院费用申报、结算表》，设立“总费用=现金支付+个人账户+统筹基金支付+公务员补助+大额补助”的公式进行验算。
第三，Excel台账的保护功能。利用“工具―选项―安全性”对台账的使用（浏览和修改）设置权限；利用“单元格格式”和“保护工作表”对重要信息进行锁定或隐藏。
本文中所述Excel台账功能的应用只是基础的，医保、财务工作人员要坚持“学而时习之”，不断研究、开发其强大的功能，使理论与实践相结合，在医保财务管理中发挥更大的辅助作用；降低工作成本、提高管理效率和质量，保证医疗保险基金的有效使用及合理配置。
（作者单位为甘肃省人民医院）
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