高校固定资产内部控制问题探究
近年来，随着政府对教育投入的不断加大，高校固定资产价值逐年递增，为高校教学科研成果的取得提供了重要的物质基础。但是不容忽视的是，目前高校仍然普遍存在着固定资产利用率低、资源浪费等现象。高校固定资产内部控制建设不足是造成前述现象的重要原因。本文拟以内部控制理论为基础，系统剖析高校固定资产管理内部控制缺陷以及由此产生的管理问题，以期为改进固定资产管理提供有益探索。
一、高校固定资产内部控制缺陷分析
（一）内部控制缺陷的含义。目前被广泛认同的内部控制理论，当数美国COSO委员会提出的内部控制整体框架。该框架认为内部控制是由相互关联的控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督五项要素构成的，这些要素为组织实现目标提供支撑。2013年美国COSO委员会对内部控制整体框架进行了更新，明确了支持内部控制五大要素的十七项原则（见表1），定义了内部控制缺陷。
新框架定义的内部控制缺陷，是指可降低目标实现可能性的一个或多个要素以及相关原则中的不足。换言之，内部控制缺陷就是五个要素的缺陷或其所属十七项原则的不足。惟有所有五个要素全部存在并发挥作用且共同运行，才能保证内部控制是有效的。内部控制无效将给企业带来高风险和不可估量的损失。源于改进企业管理效果的内部控制原理和方法，同样适用于行政事业单位所有业务或某一项业务活动。
（二）高校固定资产内部控制缺陷的具体表现。
1.控制环境较薄弱。通过研究发现，高校建立有资产管理组织架构，具备较明确的授权和责任机制，能够在师生中广泛宣传诚实守信等社会主义核心价值观，积极树立正确的道德价值导向，相对较好地遵循了第一、三、五项原则。但是内部控制第二、四项原则没有落实，表现在：
（1）理事会作为高校重要治理主体，应该承担决策咨询和监督功能，但就目前来看，现代大学制度正在建设过程中，只有一些公办高校建立了理事会，即使已经建立的理事会在运行过程中也存在定位不清、职责不明和组成及运行规则不规范等问题。理事会对管理层的有效监督实施尚待落实。
（2）高校国有资产管理氛围不够浓厚，管理意识缺乏，资产管理队伍建设力度不够，未形成定期、良好、有序的培训交流机制及相应的考核、奖惩机制，没有制定吸引、发展、保留固定资产管理人才的政策，高校固定资产管理人员素质参差不齐。
2.风险评估工作缺失。风险评估是建立健全内部控制机制的必要环节和手段。需要成立由专业人员组成的风险评估小组，每年至少评估一次。开展风险评估的目的是找到风险点，制定有针对性的改进措施，完善内部控制。目前，关于如何确定风险评估的目标、如何识别风险、如何结合单位的情况管理风险、如何评估舞弊的可能性、如何评价风险的后果等问题还没有成熟的解决思路或可借鉴的经验。
高校固定资产管理环节多、项目复杂，风险评估难度更大，目前对高校固定资产管理的评估工作尚处于起步阶段，具体表现为：既没有“清晰的目标”且不能“识别和评估与目标相关的风险”、不能“对风险进行全范围的识别与分析，并决定如何管理风险”、不能“评估风险的过程中考虑潜在的舞弊行为”、不能“识别并评估对内控体系可能造成较大影响的变化”，风险评估要素下的四个原则均未实现，高校固定资产管理的风险评估缺陷较严重。
3.制度执行不到位。高校能够按照教育部和财政部的要求，建立固定资产的购置和处置等制度或流程，以保证固定资产管理工作中不出大问题，将风险降低到可接受的水平。在信息技术的利用方面，也不断推陈出新，很多高校近年来都引入了资产条形码粘贴系统，在固定资产管理信息系统的构建上投入资金和人力物力，将实物与台账信息有机关联，为账实核对打下了良好的基础。但是信息技术应用还不够充分，还有很多领域处于手工操作状态，新技术有待于进一步开发和利用。制度流程还不够完善，执行方面有待于加强。
4.内控信息生成及沟通机制尚未有效建立。高校固定资产管理工作，一般实施归口管理、分级负责、管用结合、责任到人的原则，需要资产管理部门、财务部门、资产使用部门、资产保管（或使用）人等部门或人员的共同参与，加强部门与部门之间、人与人之间信息的沟通和工作的协调十分重要。
高校每年通过对校内专兼职资产管理人员开展业务培训以及接受上级纪检监察和审计人员的监督检查等环节，一方面将包含内部控制职责的必要信息向教职工传递，另一方面获取专业人士有价值的专业建议，不断改进工作。尽管如此，高校所采取的加强信息沟通举措远未达到内部控制建设工作的要求。根据内部控制框架，首先，高校需要能够获取或生成并使用相关的、有质量的信息来支持内部控制正常运作，其次，高校需要在校内以及校外有效地传递这些信息。那么哪些是能够支持内部控制正常运作的有用、高质量的信息？如何获得？谁来获取？怎样传递？等等，这一系列的问题需要深入思索。目前高校内控信息的生成和沟通机制尚未真正建立，没有达到内部控制第十三至十五项原则要求，成为内部控制缺陷。
5.监控活动缺陷较突出。高校能够根据上级文件精神或政策法规要求拟定制度和流程，但是，制度或流程是否落实则较少有人问津，高校固定资产管理工作中的监控活动也是如此。经过笔者的不完全统计和调查，很少有高校将评价内部控制当作一项任务来布置，更没有把评价内部控制常态化，没有实施持续的专项评价，高校固定资产的内部控制监控活动很薄弱。内部控制第十六和十七项原则未落实，成为重要的内部控制缺陷。
二、内部控制缺陷导致固定资产管理问题的产生 国家对高校固定资产管理的基本要求是要保障固定资产的安全完整和充分利用，落实在工作上就是要建立固定资产的保管责任制，加强对资产利用率的监控，合理整合资产。但是由于内部控制缺陷的存在，固定资产管理问题比较突出。
（一）高校固定资产保管责任不能得到很好的落实。高校管理层对固定资产管理工作的最高要求通常是“不出大问题就是无问题”，反映出资产管理工作得不到管理层的重视。这样的固定资产管理工作定位直接导致相应体制机制建设不足、授权与责任模糊、资产管理人员素质偏低，最终造成资产记录混乱、家底不清、保管责任得不到落实等状况的发生。经网站检索和调查发现，多数高校所建立的固定资产归口管理责任制、使用及处置的审批程序等的落实及监管往往执行不到位，职工间甚至是部门间或校内外调剂使用资产而不办理交接手续、处置在用资产不严格执行政策等现象时有发生，造成国有资产流失。同时对相关责任人不惩处或惩处不及时，使得高校固定资产管理陷入“不重视固定资产管理→管理混乱→不及时惩处→不重视固定资产管理”的恶性循环。总的来讲，由于高校在控制环境、风险评估以及监控活动等方面存在缺陷，高校固定资产的保管责任未能得到很好落实。
（二）固定资产管理信息不完备，资产利用率不高。高校固定资产管理的信息化程度不高，管理层利用信息支持决策的力度不够。高校固定资产台账记录的信息，主要包括资产的规格、型号、来源、单价、数量、存放地点、领用人等保证资产安全的内容，资产的在用或闲置等使用效益信息一般不出现在台账内。由于缺乏记录及监控，部分大型精密贵重仪器使用效率很低，有的每年只使用十几个小时，有的设备购置后从未使用过，甚至有的实验室每年开门天数都寥寥可数。根据教育部制定的《高等学校贵重仪器设备年度效益评价表》，通用设备每天达到定额机时7小时为满分、专用设备每天达到定额机时4小时为满分来评判高校固定资产的使用效果，可能有很多设备都无法达到60分的及格等级。固定资产台账不能为优化资产配置、提高固定资产使用效益的管理目标服务，成为固定资产管理的一个重要不足，是高校资产配置效率不高的重要原因之一。另外，高校缺乏内部控制评价，基本上没有制定风险评估制度，“风险评估”和“监控活动”两大内部控制要素建设几乎为零，也助长了资产利用率低下以及资源浪费现象的发生。
三、改进内部控制、提高管理水平的对策
（一）优化控制环境。在全球经济一体化的进程中，受国内外各种因素的影响，自2014年开始，我国的财政收入增速放缓，但是政府刚性支出不断增加，二者之间矛盾凸显。在可预见的将来，国家可能要收紧对高校的财政拨款，合理规划存量资产、科学配置增量资产将成为高校的必由之路。固定资产是高校开展教学、科研等主体工作的基础，提升固定资产管理水平成为应对新形势的当务之急。为此，高校要加快治理机制建设，发挥董事会的作用，将固定资产管理视为高校的重点工作，经常进行固定资产管理现状分析，以了解问题，改进工作；重视固定资产管理人员队伍建设，根据业务需求配备和培养管理人员，给予这支队伍同等的职务职称晋升机会；加大资金投入，支持信息化建设；进一步明确资产使用权利和管理责任的对等，在部门和教职工中营造资产保全和资产增值的管理氛围，杜绝固定资产的闲置浪费现象。
（二）加强风险评估和监控活动。内部控制建设不可能一蹴而就，这是一项长期的工作。只有通过不断的完善，才能实现“合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果”的内部控制目标。而风险评估和内部控制监控恰恰是发现内部控制问题、修订和完善内部控制的必要手段。目前，高校一般都有一套规章制度及业务流程，对固定资产的采购、验收、管理、处置等业务活动进行规范。但是规章制度一旦出台，内部控制建设往往处于静止状态，需不需要进行制度更新以及何时更新、怎么更新等问题不再有人考虑，容易造成因原制度不合时宜而导致违规违纪问题的发生，干部的廉政风险以及单位的经营风险将逐步增加。适时开展风险评估和内部控制评价等监控活动可以解决上述问题。
笔者认为，风险评估和内控评价都是比较复杂的工作，需要投入大量的时间、人力、物力，不宜经常性开展，可以制定定期和不定期相结合的风险评估和内部控制评价制度。所谓“定期”，一是在每年末进行部门工作总结时，将风险评估列入总结范围，开展全校范围内的、自下而上的固定资产管理的风险评估，汇集全校力量及时发现问题并落实整改；二是将固定资产内部控制审计常规化，于每年年初进行，通过审计工作的开展，督促内控建设常态化。所谓“不定期”是指在国家新政策出台、高校管理层次提高等固定资产管理内外部环境发生变化时，开展固定资产内部控制的自我评价或聘请专业人士进行固定资产内部控制专项审计。在进行风险评估和内控评价时，应建立内部控制评价指标体系，重点评价内控目标是否科学合理、不相容岗位是否分离，是否存在舞弊空间、是否存在资产空置浪费现象等，保证固定资产内部控制发挥应有的作用。
（三）完善固定资产管理信息并充分发挥其决策支持作用。正确、真实、及时的信息具有决策支持作用，不全面、不规范、陈旧的信息可能导致决策失败。高校固定资产管理信息平台是国家机关统计资产管理数据的直接来源，也应该为高校固定资产的增置、调配发挥作用，维护好、建设好、利用好这个平台很重要。
1.保证平台既有项目信息的真实完整。如前所述，固定资产初始入账金额登记问题较多。笔者认为，首先需要相关部委统一固定资产入账口径，明确不同来源固定资产入账金额的确定方法，保证入账金额具有中立性、可核实性，保证同地区、同类别的高校间固定资产确认尺度相同，据此上报的数据加总之和，才具有特定的含义。否则统计数据将含义模糊，失去统计的意义。其次，高校应制定固定资产信息管理手册，将固定资产信息新增、变更等诸多情况，采用图文并茂的方式、不厌其详地列举出来，以适应目前高校专兼职资产管理人员素质参差不齐的情况。再次，高校应建立“部门-资产管理职能部门-财务部门”多级审核制度，明确各岗位人员职责。部门资产管理员负责信息录入并经部门相关人员初审签字，高校资产管理职能部门再审并完成资产账登记工作，最后财务部门进行三审并登记财务账。
2.增加固定资产使用效果信息内容。固定资产金额大，寿命长，应该为高校的发展发挥重要的作用。固定资产管理不仅包含新增、报废的管理，更应该包括对在用资产使用状况的监督管理，需要对固定资产利用效率高低进行评价。评价固定资产的利用状况，应该成立评价专家小组，结合教学使用、科研使用等固定资产用途，制定出完善的包含使用频率、使用效益等内容在内的评价标准；采用自我评价和外部评价相结合的方法，与固定资产的账实核对结合进行，每年一次。评价工作完成后，将固定资产的使用效果综合评价分数，作为一个重要指标纳入固定资产管理平台。藉此，可以从高校角度掌握某一项资产的完整动态轨迹，为高校的相关决策提供必要的信息支持。
3.发挥平台信息的决策支持作用。固定资产管理信息是研究高校的总体发展规划、具体的学科规划和专业建设、设备购置计划的重要数据，应该充分发挥作用。为此，需要建立一个决策支持系统，与固定资产管理平台建立接口。管理者可以根据系统赋予的权限，随时获取必要的资产管理信息，及时进行决策。
综上，本文根据COSO委员会制定的内部控制框架，对高校的固定资产管理内部控制缺陷进行了分析，从加强内部控制角度提出了改善控制环境、重视风险评估和监控活动、发挥信息沟通作用等建议，希望能对改进高校固定资产管理工作有所裨益。
