浅谈如何构建检察档案信息管理系统
作者简介：王芳，北京市昌平区人民检察院；李杰，北京市昌平区马池口镇白浮村村委会。
中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.06.380
检察档案是检察工作的重要组成部分，更是珍贵的资源财富。作为国家权利监督机关，检察机关经过数十年的发展与完善，其档案工作也得到了长足的进步，数量与日俱增，范围不断扩大，内容丰富多样，载体形式也与时俱进。随着改革开放的不断深入、法治社会的全面推进，检察档案中蕴含着大量信息资源的开发和利用也日渐得到了重视，如何改进检察机关传统的档案收集、保管和利用方式，如何将其潜在价值最大程度发挥出来值得我们去深入研究。
一、传统检察档案工作方式存在的弊端
最初的检察档案多以个人书写在纸质载体的方式为主，收集整理后用一孔三线的方式装订成卷，放入卷盒后按顺序摆放到密集架或档案柜中。照片档案则多以底片的方式保存。除此之外也少有声音、图像等方式呈现的档案。但随着技术进步以及岁月流逝，这种保管方式出现了很多弊端。
（一）载体保管时间受限
纸质的保管期限大约在70年左右，早期形成的手写档案因个人书法字体的不同，很多档案因字迹潦草而难以辨认，再经过四五十年的利用，有些已经出现字迹模糊不清的现象，纸张也出现了变薄变脆轻轻翻动便容易出现破损的问题。
（二）档案保管空间不足
检察案件数量的增多也使得形成的检察档案数量激增，单一个区级单位，每年便有数以百计的盒装档案等待上架，而保管空间的有限便成为了极大的阻碍。有些单位采用另择房间用以存放档案的方式，但这其中存在另择的房间是否符合档案库房“八防”需求、两个甚至数个档案库房之间查阅卷宗是否便利等各种问题。也有单位采用将早年的卷放置于异地新建库房中，但利用起来多有不便，而且库房的一建再建总不是问题的长久解决之计。有限的保管空间也使得如何利用更先进的方式让更多的档案资源以更小的空间容纳成为迫待解决的问题。
（三）档案检索利用耗时耗力
大量的检察档案存放在库房内，只能通过几个归档时制作的Excel表格中检索有限的几个元数据进行目录检索耗时耗力，一方面容易出现人为提取元数据错误导致检索不出要查阅的档案，另一方面也存在目录与实体更新不及时导致找到的档案并不是需求的档案的现象，这都为检察档案提供利用造成不小的阻力。
（四）实体的利用造成二次损坏
档案只保存一份实体原件，而提供利用的也正是这份原件。一方面，借给利用人使用再收回的卷宗往往会出现褶皱、页面破损、汗渍油渍等二次破坏现象，导致实体档案实际能够保存的期限大幅缩短。另一方面，实际工作中也很难保证借出的档案再收回时与原立档人形成的档案完全一致，若利用人再借出之后增加或删除了相应纸质内容，档案管理人员也很难辨别出，因此档案的原始记录性这个本质特性便很难得到保障。
因此基于以上几点，笔者认为检察档案的管理需要创新思路方法，构建一个可以容纳一定地区检察机关的信息管理系统。
二、构建检察档案信息管理系统的意义
（一）实现检察档案全过程管理，各要素有机统一
构建检察档案信息管理系统是新时期检察档案事业发展的新阶段，是运用信息化手段将传统纸质管理提升为现代信息管理的新的工作理念和工作方式。借助于检察档案信息管理系统，从文件生成之日就纳入了档案管理的范畴，不仅可以提高档案形成人员的归档意识，而且提高档案工作效率，实现档案形成者、档案利用者、数据资源库、档案管理者四者相统一，更好的发挥检察档案应有的价值。
（二）克服传统检察档案管理的弊端
具体说来，其一，延长检察档案保管年限，对于那些大量需要永久保管的检察档案来讲，信息管理系统可以通过载体更新或更换、异地备份等方式实现永久保存；其二，节约档案保管空间，通过纸质档案数字化扫描进库，电子文件电子化存储，几TB的数据便可以用一张硬盘大小的空间来保存，一台主机、几台服务器便可以将一个地区的检察档案信息集中起来；其三，检索高效利用便捷，通过统一元数据的提取和转换，信息管理系统数据资源库可以将每一份检察档案的信息完整全面的捕捉进库，提供目录检索或全文检索，瞬间可将搜索资源提供部分或全文利用，极大方便了档案的利用者和管理者，能够提高人们积极利用检察档案的意识，也能使检查档案更好的服务于检察工作，服务于社会大众。
三、如何构建检察档案信息管理系统
检察档案信息管理系统是一件复杂的系统工程，它是一系列互相关联而又相互影响的要素的集合。
（一）模型基础
系统的建立应以国际上较为通用的OAIS（ISO 14721：2003）模型为基础框架，该模型致力于电子文件的长期保存和利用，具有可理解性、可伸缩性、通用性的特点，它并不提供任何实施框架的具体方法，它没有假设或者局限与一种特定的计算机平台、系统环境、系统开发方法、数据库管理系统、命令语言、定义语言甚至是系统界面、用户界面、技术媒体等等，因此系统建设的实施者需要根据实际情况以其为基础对OAIS中提出的功能模块进行结合或者分解。OAIS符合检察档案长期保管的形式化建模要求，可以作为实际系统设计与开发的起点。
（二）各要素构成
在构建检察档案信息管理系统的过程中应当注重各要素间的互相作用，运用前端控制和全过程管理的思想，从文件的形成、归档、保管以及利用各个过程进行全程管理，环环紧扣，减少档案信息运行过程中的错误产生率。除此之外，系统还需要针对检察档案特有的部门信息内容在局部保密的特性做好安全技术保障措施，保障利用环节符合检察机关档案利用的各项规定。 1.在检察档案形成过程中，注重档案收集的及时、完整，元数据的提取全面、准确。档案收集过程是文件进入档案环节的起点，档案管理者应按照检察机关各门类档案整理收集的要求进行档案的收集，确保档案收集质量。现阶段仍接收的纸质档案做到形式符合要求、内容完整无缺、载体规范无破损，接收后通过数字化扫描的方式保存在数据库中。随着电子文件的不断发展和成熟，可以逐步替代或减少纸质文件的生成及归档。归档电子文件的内容和形式也须符合相应的规范要求，同时附加解释说明文档。移交过程需要档案管理者与档案形成者共同签字或在系统中进行电子签名认证完成移交。
2.检察档案经过加工进行元数据的提取之后，便以档案信息包的形式存在，在档案数据资源库中进行存储。系统应确保信息包在档案系统内部进行数据传送的过程中不会遭到破坏，每一次传送完成时信息包中的内容前后一致并且完整。因为时间的推移、介质的老化等原因会使得档案信息包需要进行介质更换的操作，在这一过程中，需要保证更换前后档案信息包中的内容信息和保存描述信息以及他们之间的关联信息不被更改，原保存介质的属性特征信息不丢失。同时系统也应具有错误检测的功能，如果档案信息包遭到更改破坏，系统一旦检测出错误便会将错误通知发布到错误日志中，此时系统应采取处理措施，对产生错误的档案信息包进行修复或者删除再处理操作，操作的结果应该进行二次认证，与原始档案信息包校对以确保传送的信息完整准确。数据资源库应做到定期离线备份，产生的备份信息需异地保存一份，新备份的产生需要同旧备份进行比对，比对一致时新备份可以替代旧备份，同时在介质替代时也应用新的介质进行备份保管。
3.在检察档案提供利用的过程中，系统应为利用者提供检索和接收信息的相关功能，主要包括为用户提供系统信息资源的接口，接收用户的请求，核查用户身份以及用户需求资源是否可用，对特别受到保护的信息实施限制存取控制，产生分发信息包，将所需资源聚集并按需加工，对用户的申请给予回复并将资源传送给用户。检察档案提供利用是其价值得以实现的最直接的方式，因此在这一部分，系统应不断完善用户体验，让不了解检察档案、不太会利用系统进行检索的人也可以短时间内上手操作。但另一方面，利用的过程也是对保密性挑战最大的方面，因利用者的不同身份、利用方式多样等各种不定性，因而在提供利用时应注重进行身份认证和权限分层控制，不同的利用者具有不同的操作权限，包括检索结果的完整性、是否允许复制等。
4.在检察档案管理者的层面，在设计信息管理系统之初，应先做好顶层设计，制定系统建设与实施的各项标准和政策，出台相关的制度章程来保障系统各项操作能够正常运行。由于从建设到运行的各个环节都存在着各种风险，因而系统应该对系统内部和外部潜在存在的风险进行等级划分，并制定相应的风险应对措施，在风险发生之前能够及时预防，在风险发生之时能够及时识别并找到处理方案，将风险带来的损失降到最低。同时在人员配备方面，系统需要有比传统档案馆工作人员更高能力和素质要求的专业员工，例如在知识储备、信息技术的了解和运用程度等方面都提出了更高的要求，因此完善的员工培训、人才引进和激励制度都是建立优秀检察档案管理团队的有力措施。档案管理者还需要做好信息管理系统的推广和宣传工作，让更多的人了解检察档案，让更多具有档案利用需求的人运用这个系统找到所求。
检察档案信息管理系统的构建绝非一朝一夕，其开发建设和运营维护都需要大量的成本投入，因此需求足够的资金做保障，政府的政策支持和财政拨款力度也直接影响着检察档案信息管理系统的起步和发展。但我们应当预见到检察档案的信息化建设是大势所趋，是符合档案事业发展进程的必然阶段。虽然在系统建设方面还存在诸多问题，在建成运行过程中也会存在系统兼容性、用户可操作性等待优化的方面，但我相信随着检察档案信息管理系统建设的进一步深入，在不久的将来，检察档案的管理思路和模式一定会迈上新的台阶，检察事业蓬勃发展、中国的全面法治化进程也指日可待。
