人事档案的整理与保管方法探究
一、人事档案的整理
（一）人事档案整理的范围
人事档案整理的范围包括两个方面：一是新建档案的整理；二是因增减材料而进行重新整理。
1.新建档案的整理，主要指对那些新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有完全整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂，而且随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是连续不断的，因此必须从思想上提高对这一工作的重视程度，将其列入议事日程，及时地做好新吸收人员的人事档案的整理工作，以适应人事工作的需要。
2.已整理档案的重新调整。对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作也不是一劳永逸的，已整理好的人事档案有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料，这种整理实际上是一种调整，以此工作量比较小一些。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只在原有目录上补登即可。
（二）人事档案的正本和副本
根据人事档案管理和利用需要，一个人的全部人事档案材料可分别建立正本和副本。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的；副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。正本出有的材料，副本中不一定有，但副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。人事档案分建正本和副本，可以方便其利用，提高人事管理工作的效率。此外，由于正本和副本分别保管在不同地方，有利于人事档案的保护。目前，中央管理的干部、中央各部委和省、自治区、直辖市党委管理的干部，都分别建立了正本和副本，而―般干部和工人档案等则只建正本。
（三）人事档案的归类
1.按文件材料的名称归类。凡是文件材料上有准确名称的就可以按名称归入所属的类别中。比如履历表、简历表归入第―类，自传归入第二类，鉴定表归入第三类。
2.按内容分类。对于只看名称而无法确定类目归属的材料应当根据其内容归入相应的类别。如果材料内容涉及几个类目时就应当根据主要内容归入相应类目。
（四）人事档案材料的排列
在人事档案归类后，每类中的档案材料应当按―定的顺序排列起来，排列的原则是依据人事档案在了解人、使用人的过程中相互之间固有联系，必须保持材料本身的系统性、连贯性，以便于使用和不断补充新的档案材料。
二、人事档案的保管
（一）人事档案保管的范围
1.分级管理的人员，其全套人事档案应由主管部门保管，主要协管的部门只保管档案副本，非主要协管和监管的单位不保管人事档案，根据工作需要可以建立卡片。
2.军队和地方互兼职务的人员，主要职务在军队的，其人事档案则由军队保管；主要职务在地方的，其人事档案则由地方保管。
3.人员离休、退休和退职后，就地安置的，由原管理单位或工作单位保管；易地安置的，则可以转至负责管理该人员的组织、人事部门保管。
4.人员被开除公职以后，其档案转至该人员所在地方人事部门或管理部门保管，其中干部必须由当地县或相当县级的人事部门保管。
5.人员在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由原单位保管。刑满释放和解除劳教后，重新安置的，其档案应当转至主管单位保管。
（二）人事档案保管的期限
1.看成就或贡献。凡是对党和国家或某一地区及某一学科研究作出了贡献的人员，包括发明创造者、新学科的创始人、领导人、某运动的首倡者，发表过重要论文和著作、作品者，以及具有一技之长的人，或者某一著名建筑工程的设计者等作出了各种贡献的人员，死亡之后，他们的档案应当由原管理单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。
2.看威望。人事档案管理部门应当对在社会上有一定威望的著名政治家、社会活动家、企业家、民主党派人土、作家、诗人、艺术家、专家、学者、各方面的英雄模范人物及其他社会名流的档案材料重点进行保管；死亡以后，在原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。
3.看影响力。影响力指的是在某一地区有重大影响的人员的影响能力。例如各个方面的领袖人物、轰动一时的新闻人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要讨论的发起者等，这些人的档案材料在其死亡后由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案向同级档案馆移交。
4.看职务级别。也就是看该人在生前担任过何种职务。一般说来，职务较高的，其人事档案材料的保存价值就大，保管期限就长一些。例如，《干部档案工作条例》规定，中央和国务院管理干部死亡后，其干部档案由原管理单位保存五年后，移交中央档案馆永久保存。
5.看技术职称、学位和学衔。技术职称、学位和学衔是―个人在学术界的地位和专业上的造诣的突出表现。一般地说，副教授、副研究员或博士以上的人员死亡后，其人事档案由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交同级档案馆保存。
（三）人事档案保管设施与要求
根据安全保密、便于查找的原则要求。对人事档案应严密、科学地保管。人事档案部门应建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至30平方米。库房内应设立空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求；温度14C一24℃，相对湿度45―65%）；人事档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、查档室和档案人员办公室应三室分开。
