高校院系办公室信息化建设刍议
[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2015）17-0021-02
一、高校院系办公自动化发展现状
高校院系办公室作为直接为本系教学、科研、后勤服务的基层管理机构，为保证高校日常教学秩序的有序实施发挥了重要作用，传统的以纸质为主的办公模式已经远远不能满足高效率、快节奏的办公室工作的需要。笔者针对大连市8所高校共36个院系办公室开展了一份针对办公自动化水平的调查，问卷结果表明，目前仍使用传统方式办公的约占3.2%；使用办公自动化系统，但以传统方式为主的比例约为35.3%；主要使用办公自动化系统占51.5%；基本实现无纸化办公占10%。从这一结果可以看出，目前超过95%以上的院系办公室已经引入了办公自动化系统或设备，但各高校院系办公室自动化水平参差不齐，有的已经达到了完全无纸化办公的程度，有的则还停留在传统办公模式上。在2004年已有学者开展过类似的问卷调查[1]，当时的结果是使用传统方式办公的比例占8.5%；使用办公自动化系统，但以传统方式为主占45%；主要使用办公自动化系统占38.8%；基本实现无纸化办公占7.8%，虽然两次问卷调查的对象不同，但从整体变化趋势上看，办公自动化的普及和使用程度对比10年前还是有较大幅度的提高，尤其体现在“主要使用办公自动化系统”上，但从两次问卷的结果也可以看出，传统和数字化办公两者并存的比例依然很高，占到了三分之一，投入与产出依然存在差距，办公自动化道路依然路漫漫。
二、阻碍高校院系办公自动化发展的主要因素
院系办公室日常工作多而杂，如果能合理使用各种办公自动化软硬件设备，将极大地节省办公人员的时间和精力，可以节约更多时间去考虑和处理更高层次的问题，而传统办公方式效率低下，费事费力费时，已很难满足现代化高校办公室办公的需要。但从目前情况看，依然有相当一部分比例办公室因为各种原因在自动化的推广上进展缓慢，制约了本系部甚至是学校整体自动化发展的步伐，主要表现在：
一学校整体信息化建设步伐缓慢。数据表明，目前我国已有超过80%以上的高校建立了校园网，但校园网的作用多数仍停留在发布通知、信息查询、资料下载等初级阶段，系统和网络优势没有充分发挥，其中一个重要原因就是部分领导对信息化建设的重视不够，思想观念还很陈旧保守，为建设而建设，盲目上了硬件，事后不闻不问，没有安排专人去负责信息化工作，甚至认为使用办公自动化系统是增加额外的工作，没有真正认识到办公自动化在处理事务上的快捷和方便。
二办公室人员计算机能力有限。由于历史遗留原因，目前高校办公室管理人员结构配置非常不合理，大部分都是工作年限较长的老同志，有些甚至是学校或社会高层次人才有裙带关系的家属，他们普遍缺乏计算机基础知识，习惯于手工处理文件或简单利用网络发发邮件编辑文字，而对于更高级别的办公自动化系统和设备往往操作不熟练，甚至是排斥使用，这势必带来全局文件不配套、前后不衔接等问题，拖累了整体院系办公自动化的发展。
三缺乏规范的信息化管理流程。高校办公的特点使得一份文件往往需要经过多个部门、多个人手才能够完成全部办事流程，有了办公自动化系统，这些问题就会变得容易很多，文件等会以节点的形式一层层的审批，但如果在某一节点出现查看不及时，文件就会在系统内滞留下来。这就需要学校要有配套的信息化制度进行保证，要规定出各级人员的权限和系统使用规则，如遇出差、不在岗等突发情况如何应对解决，都要规定清晰，明确权责，否则信息化工作很可能只是换了个形式，很多工作还需要打电话沟通协调。
四网上办公业务贫乏，信息孤岛频现。各行政管理部门在系统推出的办公业务虽然一定程度上提高了办事效率，但由于上线的业务较少，很多还局限在发布通知、公布文件、下载表格等少数领域，大部分的日常管理工作还没有在网上实现，这也直接导致了半手工半自动的工作方式，反倒比传统方式更麻烦。另外，由于建设时间短，缺乏统筹规划，很多信息缺乏统一的技术标准和规范，系统间往往通用性差，造成部门和部门之间、系部和系部之间、系统和系统之间数据彼此不说话，信息孤立，甚至是重复上报，没有很好的实现资源共享和协同工作。
五系部教师对信息化关注度不够。系部老师平时忙于上课，对于网站或信息化系统等信息了解关注较少，很多老师认为信息化工作就应该是办公室几个管理人员的事情，老师只要负责讲课就足够了。但事实上，很多高校已经开始启用数字化系统进行科研项目申报、职称申报、年终绩效考核等工作，办公室秘书也越来越多的利用邮件、系统等发布学校相关通知与文件，如果不能及时登录学校网站或系统了解，很多信息不能确保传递到位。
三、推进办公自动化建设对策
办公自动化系统在公文流转、资料查询、通知发布、项目申报等方面运转高效、灵活机动，优势明显。院系办公室作为学校教学、科研的最前沿最一线的基层管理部门，必须尽快适应办公自动化发展的整体趋势，充分利用现代化办公系统，提高办公室自身的管理水平和服务质量。
（一）建立健全的信息化管理机制。办公自动化建设既是一个技术问题，也是一个管理问题。在信息化建设初期，更多的是硬件和软件等技术方面的问题，而进入使用推广期则更多的在于管理，这也是为什么我国高校目前信息化建设速度缓慢的症结所在，就是缺乏行之有效的管理和运行机制。我们可以借鉴美国高校的成功经验，超过40%的美国高校建立了本校的CIO（Chief Information Officer）管理机制，即信息主管岗位，全面负责学校信息化建设总体规划、政策制定、队伍建设以及日常事务处理，是推动信息化进程的主要领导和责任人。同时在CIO领导下成立“信息化建设管理委员会”，成员由校办、网络中心、图书馆以及校内主要职能部门领导组成，该委员会是全校信息化建设的最高管理机构，负责整体把握学校信息化建设的进程和方向，委员会下设办公室，由具备一定计算机技术背景的工作人员组成。同时各二级院系安排一名信息主管和信息专员，专门负责本单位的系统维护、操作培训等工作。通过建立高校内部CIO体系，为高校信息化的推进提供组织机构保障，便于日后信息化工作的推进和落实。 （二）提高系办公室工作人员计算机素养。校系两级要有针对性地开展在岗人员培训，通过“走出去、请进来”等多种形式，创造条件让办公室管理人员多参加各种办公自动化水平培训，提高个人计算机能力，达到让管理人员愿意用、善于用各种办公自动化系统和设备，真正认识到系统对自己工作带来的便捷。办公室行政人员平时也要及时更新原有的思想观念，改变固有的工作模式，不断加强自身学习，完善自己的综合素质，不断提高个人信息化管理和应用水平。
（三）进一步拓展系统自动化办公业务。随着教育信息化的不断推进，办公自动化管理必将成为未来高校管理的主要手段。一所高质量的学校，必然有一套训练有素、便捷高效的信息管理系统支撑。因此，我们要以现有系统业务为基础，进一步拓展和盘活其他业务领域，要有整体规划，充分考虑各业务之间的内在联系，合理优化和重组各项办公流程，将内部管理体制改革与办公自动化建设有机结合，有计划、有步骤、有重点地逐步推进，形成自身的业务群。
（四）构建跨部门跨院系协同管理平台。信息化工作是一项全局工作，要有意识的逐步构建夸部门、夸院系协同作战平台，充分考虑各系统之间的联系，明确各业务的使用对象，避免数据之间不流通不说话，努力消除信息孤岛。
（五）办公自动化系统需要不断更新与完善。办公自动化软件的成熟需要一个过程。一个系统的使用周期一般为3-5年，随着业务的不断完善和调整，势必会对系统提出新的需求，办公自动化软件只有在应用中才能真正成熟，这就需要我们不断更新业务需求，不断加强软硬件建设，持续改进。
四、结束语
随着高校教育信息化的不断推进以及二级管理的全面深化，院系办公室作为直接为本系教学、科研、后勤服务的基层行政管理机构，势必将成为现代高校管理的核心单位，作为院系办公室行政工作人员，一定要努力适应这种改变，充分利用各种信息技术手段，改革传统的工作和管理模式，不断提升办公室整体工作效率和服务质量，以便更好地为广大师生服务。
