浅谈水利档案数字化建设工作的实施
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0048-01
随着水利建设迎来跨越式发展的同时，形成了大量具有重要保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等资料，以桐乡市水利局为例，现拥有室藏六大门类传统档案，涉及文书、科技、行政执法、水资源、会计、特种载体等方面，是桐乡水利建设成果的历史记录，也是未来水利事业更大发展的重要信息资源和决策依据。
随着信息技术的普及，对档案的传统管理模式和利用方式提出了挑战，转变水利档案传统工作理念和管理模式势在必行，桐乡市水利局档案室紧跟数字化建设步伐，已完成室藏档案数字化案卷级、文件级全文扫描并挂接图像。现结合档案工作实际，谈谈水利档案数字化建设工作的实施。
一、实施水利档案数字化工作的前期工作
1.加强领导，规范管理是实施水利档案数字化工作的保障
任何工作的开展都离不开领导重视和支持，水利档案数字化也一样，局领导具备良好档案意识，建立档案领导小组，健全档案工作网络，完善档案数字化管理制度和工作流程规范，使档案数字化工作有章可循；在日常工作中，促进档案数字化工作与其他业务科室工作同计划、同布置、同落实、同考核，把档案数字化工作纳入全局工作计划，作为年度工作考核内容，列入相关人员的岗位职责。
2.因地制宜，制定实施方案是实施水利档案数字化工作的前提
水利档案数字化建设是为了更好地管理和利用档案信息，发挥档案信息的快捷传递、方便利用等优势，由于水利工程档案数量大、形式多，只有推行档案数字化建设，才能有效地保护传统载体档案原件。我们对室藏存量保管期限在永久、长期的档案摸底统计，约有19多万页需要数字化，如此巨大的工作量仅靠本局档案员是难以完成的。我们制定“自建与外包相结合”的方案：（1）目录数据库建设和新增档案全文数字化由局档案室负责；（2）存量档案数字化全文扫描采用外包方式；（3）目录数据库和全文数据库两方面同步建设；（4）为加强档案数字化外包安全管理，要求外包方在数字化过程中严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》。
3.加强投入，完善设施是实施水利档案数字化工作的后盾
水利档案数字化需要一个比较长的过程，我们根据实际情况，设立了档案数字化专项资金；引进了“龙宇”网络版数字化档案管理系统，搭建了科室之间的网络应用平台，在档案信息输入、处理和输出、登记备份过程中实现同步数字化，在获得许可权限下还可通过网络查阅档案，实现档案资源共享；硬件方面：建成了符合安全技术标准的微机房，配置了档案专用服务器、更新了计算机、高性能双面打印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等现代化档案办公设备，确保档案数字化建设顺利进行。
二、水利档案数字化工作的实施
1.建立统一规范体系
将室藏档案数字化工作质量落实到每个环节，对六大门类档案数字化的技术标准和业务规范实行统一，按照《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）的通知》、《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》的要求，确定工作流程：各业务科室形成的数字档案由各科室按分类号在龙宇软件中录入案卷目录及卷内目录，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号；设定扫描技术要求：永久或长期保存的采用彩色模式扫描、普通文件采用黑白二色，分辨率选择200dpi；一般纸质过薄或超厚的采用平板扫描，纸张状况好的采用高速扫描方式以提高工作效率；图像先扫成JPG格式，经过图像处理之后，采用多页tiff格式存储；用于批量挂接代替原件保存、利用及移交综合档案室。保证水利档案数字化工作质量。
2.建立高质量的数据库
加强基础工作，建立准确完整的目录数据库和全文数据库。一是按照局档案分类方案，按目录进行规范条目录入，共录入电子目录 2.6万条，基本实现室藏档案目录机检，满足快速检索利用的需要；二是对2001年以来室藏的永久、长期（30年）档案利用外包方式进行扫描和挂接，共完成全文扫描扫描19.7万幅，并全部在桐乡市档案局进行了登记备份；三是加强数字化工作质量控制，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据校对、数据挂接、整理还原、案卷入库时层层把关，确保扫描件符合桐乡市纸质档案数字化操作规范的要求，目录数据与全文数据挂接准确无误，使档案查询效率高、使用方便快捷，提升档案信息资源服务经济建设的水平。
3.建立数字化后期保障机制
档案利用网络化是加强数字化建设，推进水利档案现代化管理的最终目的，目前本单位利用龙宇档案网络版，给每个科室设置不同的访问权限，为查档人员随时提供资料查询和传递，提供部分在线检索和阅档，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平，便档案特别是利用率明显提高。同时在技术上对计算机系统通过注册检查、防火墙、权限查检，系统日记、自动备份等方式，加强数据及系统安全。
档案数字化的实施将极大促进水利档案信息资源的开发利用，提高档案管理人员的业务水平，改变档案管理方式，对推动水利档案事业的改革和发展有着重要的现实意义。当然，档案数字化是一项长期而又复杂的工作，在工作中要突出重点、分步实施，确保水利数字档案能为水利建设提供高效良好的服务。
