新建本科院校民生档案工作存在的问题及对策
中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）010-00-02
高校民生档案是教工在履行“教学、科研、社会服务”三大活动中形成的，它是维护师生合法权益的原始凭证，具有较强的查考性、严肃性和权威性。[1]它含有民主政治、教工人事、教师科研、工资福利、师资培养、招生、就业、学籍、医疗、社会保障、聘用合同、房管、校企改革等与广大师生息息相关的各类档案，其种类之多，范围之广，决定了其在为广大师生服务的过程中具有不可替代的作用。新建本科院校的民生档案工作在承担为教学、科研、管理、社会服务的责任的同时，还背负着一个比较重要的使命，即本科教学工作水平评估，但新建本科院校的民生档案工作却存在种种问题
一、新建本科院校民生档案工作存在的问题
第一，职责不明确。新建本科院校大都是在一所专科学校或几所专科学校合并的基础上组建而成的，和许多老牌本科院校相比，其基础薄弱不但表?F在教学质量、办学水平、办学条件方面，在学校规章制度的建立健全方面，差距甚远。随着办学规模的扩大、办学层次的提升，各系部形成的各种档案资料的数量已今非昔比，但学校又无暇顾及，没有明确的规章制度将各系部的档案工作提上议事日程，导致各系部不重视档案工作、没有确定专门的档案工作人员，致使档案资料不完整、甚至遗失，且大多院校的职能部门、院系没有专职档案人员，档案管理人员身兼多职，无暇顾及档案工作，部门之间协作能力极差。
第二，管理不规范、不科学，民生档案资源严重不足。档案资料的收集是档案工作的基础部分，由于职责不明确，档案资料的收集工作不到位，原始材料、资料的完整性、安全性等都没有保障，加之各兼职档案人员业务能力有限，不能正确地鉴定资料的价值，且大多兼职档案员都属编外合同工，工资待遇、前景发展等因素致使其流动性大，这些都使许多宝贵的档案资料被当作废纸丢弃，导致许多民生档案不完整。
第三，服务能力差，服务形式单一。民生档案工作几乎处于人工状态，档案人员现代信息服务理念差，数字化建设虽有一定基础，但档案网络化建设和发展仍是空白，服务仍停留在以人工服务为主，封闭被动，不能提供检索和利用民生档案信息的便利平台。这和学校领导、档案工作人员缺乏现代信息服务理念密切相关，把教学工作放在了首要位置，大多都认为，只要把教学搞好了，学生的就业等问题就解决了，因而往往忽略了一些特别的民生档案工作的重要辅助作用，如近年来，笔者在工作实践中发现，用人单位对学生的学籍档案、毕业证、学位证等利用率特别高，但学校的服务形式只停留在单一的日常服务工作上，且手续复杂，这对用人单位工作效率造成不良影响的同时，更不利于学生的顺利就业，不能体现当前以人为本的科学发展观，也充分反映出了民生档案服务能力的弱势。
第四，编研工作不容乐观。档案编研工作作为档案工作的重要组成部分，即是档案工作人员编研能力的象征，亦是体现档案价值的重要途径，通过编研，即能充分整合各民生档案资料，又能更好地为社会、师生服务，将其作用充分发挥，但大多新建本科院校不能建立专门的档案信息处理平台，无法实现资源共享，没有很好的服务平台，不能充分发挥这些二次三次文献的作用，这不但会阻碍学校档案工作的发展，也将严重影响编研人员的工作积极性。
二、解决民生档案工作问题的对策
随着高等教育改革的不断深化，高校与社会的联系日益密切，民生档案信息服务社会已成必然，新建本科院校要想在竞争激烈的信息时代立于不败之地，必须全面持续地发展，做好各项工作，民生档案工作亦如此，找到解决其存在的诸多问题的对策，才能更好地为师生、社会服务。
第一，加强档案意识。民生档案工作虽存在种种客观因素的影响，但作为分管档案工作的校级领导、档案人员及不同程度参与民生档案工作的教师都要更新传统观念，努力增强档案意识。首先，分管领导在给予档案工作人员职责的同时，亦不能忽视其职权，否则工作人员无法开展工作，对档案人员的按需设岗、办公设备的配备、继续培养及档案工作监督落实等环节都要给予充分的重视、支持和理解；其次，作为科班出身的档案工作人员，要不断开拓思想、勤学若练，努力提高自身的专业素质、业务技能、现代化信息管理和应运技术，不断加强各种相关学科知识的学习，并将其科学合理地运用于档案工作，在档案工作中，要以身作则、依法治档；兼职人员必须有较强的责任心，通过培训、自学、进修等方式，努力提高自身的档案工作能力，争取领导和各相关教师的支持。
第二，建立健全规章制度，明确责任。国家要依法治国，学校亦要依法治校，民生档案工作亦要有法可依。学校要加强分管领导、专兼职人员对《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规的学习，让档案工作有法可依、工作人员依法治档；建立健全学校民生档案归档范围、时间、案卷质量等规章制度，以督促各系部重视相关资料的收集工作，保证资料的完整和安全，确保有档可归；建立健全民生档案工作人员的岗位职责和奖惩制度相结合的规章制度，明确其岗位职责，责任到人，并与年终考核、相关奖惩制度相挂钩，充分调动工作人员的工作积极性；建立健全独立归档、统一管理的规章制度，统一保管民生档案，能确保档案的安全，利于档案的利用，亦能体现学校管理模式科学与否，并利于工作人员依法护档；建立健全民生档案的查档、借阅制度，让社会各单位、师生依法用档，确保档案的完整、安全。
第三，加大民生档案工作的经费投入力度。学校要想民生档案工作在信息技术飞速发展、竞争激励的21世纪健康快速地发展，必须改变以往陈旧落后的管理模式，不能再将档案管理工作边缘化，民生档案工作管理水平的高低也是高校整体管理水平的体现，因此，将民生档案工作经费纳入学校经费预算是做好民生档案工作的基本保障，档案工作人员亦要克服种种困难，尽量少花钱多办事。 第四，加大人才引进力度，重视专兼职人员的素质培养。首先，按需设岗，确保专业人员、专业技术人员的引进，改善民生档案队伍的学历、职称结构。其次，为顺应信息、网络时代的要求，重视复合型档案人员的引进，这即是高校档案工作发展的趋势，亦是国家档案工作发展的需要。最后，加强民生档案队伍的岗位培训工作，支持鼓励其积极参加学术交流活动，努力将其培养成为具有优良的政治素质、崇高的职业道德素质、较强的档案业务素质和综合业务素质的高素质人才。
第五，加强编研工作。民生档案编研工作不但能体现档案工作人员的能力、价值，还是档案价值得以体现的重要途径。编研能更深层次地挖掘档案资料中有利于学校教育和管理的信息资源，让档案的价值不止停留在最原始状态；编研是档案资料的再利用，通过编研，档案工作人员能够反思档案工作中存在的不足，并能在此过程中，不断加强档案意识，这将十分有利于促进民生档案工作的完善和发展。
第六，提升服务能力，优化服务形式。民生档案工作要时刻以人为本、重视民生。首先，丰富民生档案资源，档案工作者要切实从师生的利益出发，将与师生密切相关的民生档案资料纳入归档范围，使民生档案内容不断完整，确保有档可查，并积极整合，实现民生档案资源共享；其次，改变传统封闭、被动的服务形式，优化服务手段，不断创新服务途径，努力优化各职能部门复杂的利用手续，为师生、社会努力构建一站式服务，充分利用现代信息服务手段，改变纸质利用为唯一利用手段的观念；依托现代网络发展技术，建立民生档案信息平台，切实加强学校民生档案的信息化建设。
第七，以评促建，以评促管。本科教学水平评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，是对高校实行监督和考核的主要形式。[2]学校要把教育部对学校本科教学工作水平评估的挑战当作机遇，以评估为契机，严格按照教育部对本科教学工作水平评估的指标要求，在学校的招生、教学、科研和管理等工作中?⒏髦钟屑壑档拿裆?档案资料第一时间完整地收集、规范地整理归档并保管、利用和开发，让其成为学校顺利通过评估的支撑材料的同时，也为民生档案工作寻找一条持续、科学发展的道路。
三、结语
当前民生档案工作存在的种种问题，在各高校、社会各界的民生档案工作中都或多或少存在这样那样的问题，这无疑要求所有的档案工作者仍然要与时俱进，不断努力，为档案事业贡献自己的聪明和才智。
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