浅析取消编制后的高校人事档案管理
2016年7月22日，在人力资源和社会保障部举行的2016年度第二季度新闻发布会上，新闻发言人李忠在介绍事业单位人事制度改革下一步工作安排时明确表示，“将研究制定高校、公立医院不纳入编制管理后的人事管理衔接办法”。[1]这意味着，今后我国高校和公立医院将逐步取消事业编制这一传统的人员管理制度。
试想，随着未来相关政策的出台，改革措施的步步推进，必将会对我国事业单位，尤其是高校的人事管理制度、人事档案管理模式产生深远的影响。那么，如何快速、有效地适应高校人事档案管理工作发展的新要求，充分发挥人事档案的作用，以便更好的服务和促进高校各项工作的发展，无疑是高校档案工作者即将面临的新课题和新挑战。
1 未来高校人事管理制度必将改变
由于目前各地还在对取消编制这一政策进行深入的摸索，因此目前还没有明确的政策。但是，大方向是可以管窥一二的。我国正处于政治体制改革和经济体制改革的重要阶段。许多陈旧的体制都要逐步打破，以适应社会主义市场经济体制。事业单位更是各项体制改革的重点区域。事业编制必将会逐渐缩小，直至消失。
尽管这一过程也许会很漫长，但是这是未来我国事业体制改革的必经之路和最终目的。一旦真正取消现有的编制管理制度，将会带来一系列的人事制度改革。现有的体制会被完全打破，人事档案的管理模式也会随之改变。
2 目前高校人事档案管理的主要模式
我国高校现阶段的人事档案，主要分为事?I编制内和事业编制外两大类。事业编制内的人事档案由各个高校直接管理，负责人事档案的收集、整理、鉴定、利用等等。事业编制外的人员统称为人事代理（或人事派遣）人员。这部分人员的档案一般情况下由人事代理机构保存和管理。
这种人事管理制度，造成了本来同属于一个单位的人事档案，被人为地割裂开来进行管理。而且，不同高校的人事档案，其管理部门也不尽相同，既有组织、人事部门，也有综合型档案馆。这种管理模式随之带来的就是人事档案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。
3 取消编制后高校人事档案管理
如上所述，取消编制这一过程不是一朝一夕，这一过程应该分为两个阶段，第一阶段是事业编制和非事业编制共存阶段，基本等同于现在的阶段。但和现在也有所不同，那就是事业编制所占比重会逐步缩小，慢慢低于非事业编制人员。第二阶段是完全取消事业编制。这两个阶段的人事档案如何更好的管理，是档案工作者要面临的一大问题。
3.1 共存阶段
在这一阶段，人事档案仍旧可以采取目前的方式，既编制内人员的档案由高校自己管理，编制外人员的人事档案由人事代理机构管理。但这两个机构之间应保持密切联系，共同协作。因为高校的人员主要由专任教师、教辅人员和行政管理人员构成。日常工作中必然因为职称评定、鉴定考核等等原因要产生大量的档案材料。同时这些材料还会在日后的工作中因为各种各样的原因，被不断的重复利用。
然而，这一模式目前存在很大的问题。首先，非编制内人员的人事档案，在上交到人才交流服务机构后，各类事务都需要去服务机构办理，例如上交材料、职称评审等等，有些需要经过繁琐的审批手续。[2]显而易见，这种情况无论是对档案管理还是相关联的人事以及高校其他方面工作，都会不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事代理机构对其所保管的人事档案，并非免费的管理，而是有偿服务。目前，这部分资金基本上都需要由高校来承担。这无形中给人事档案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪费。
因此，在这一阶段，高校人事档案管理部门和人事代理机构要建立有效的沟通方式和渠道，妥善处理好收集、整理、鉴定、利用等人事档案工作环节。最大化的减少因为管理机构的割裂造成的不利局面，共同促进人事档案的管理工作。
3.2 完全取消事业编制后的人事档案管理
高校、公立医院等事业单位完全取消事业编制后，人事档案的归属和管理，将会是一个全新的课题。如何才能更合理、高效的管理好人事档案，是档案管理部门和组织人事部门都要好好思考的问题。笔者在这里进行一下简单的分析，以抛砖引玉。
3.2.1全部由高校统一管理
作为用人主体，高校自身管理人事档案是理所应当的。首先，人事档案包含的主要信息，基本是在高校任职期间所产生，比如职称评定、业务考核、工资审批等等材料。这些材料的收集、整理、鉴定等工作，应由本校人事档案管理部门亲自完成，以避免材料的损坏、丢失、造假等。对于人事档案的查询利用工作，比如出国、财产继承、亲属关系证明等等情况，都需要高校人事档案管理部门出具。
目前，不同高校管理人事档案的部门不尽相同。未来取消事业编制后，各个高校应成立综合档案馆。由档案馆统一对人事档案进行管理。早在2008年，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，其中第四章第三十二条明确指出：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。这也从法律层面对高校档案馆的职能和作用作了明确的定位。
3.2.2全部由第三方代理机构管理
随着社会主义市场经济的不断发展，人才流动的频率不仅在企业很高，在高校等事业单位也不断增加。未来取消事业编制后，没有了编制这一桎梏，高校的人才流动会更加频繁。人事档案的管理难度也会随之不断加大。所以，可以尝试把所有教职员工的人事档案统一交由第三方人事代理机构进行管理。所有在本单位期间所形成的材料，统一由形成部门移交给相应的代理机构。相应的，所有的查询利用工作，也由代理机构统一完成。同时，可以通过法律的形式，制定相应的移交和利用制度，确保所有档案材料的完整和安全。
综上所述，这两种方式各有利弊。统一由高校自身管理，无疑增加档案管理部门的负担。况且许多高校并未设立专门的综合性档案馆，是由组织、人事部门全权管理，专业性明显不够。完全交由第三方代理机构管理，从高校到第三方，中间要增加很多工作环节，效率和档案的安全完整能否保证也是要解决的一大难题。所以，未来的人事档案管理到底采用哪种方式，还需要各界人士不断的进行讨论和验证。为未来的人事档案工作打下良好的理论基础。
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