网络环境下高校院系资料室发展的思考
高校院系资料室作为教师、学生查阅文献信息资料，获取情报信息，进行自修和学术交流的重要场所，是高校图书情报系统的重要组成部分，是图书馆工作的延伸和补充。国家教育委员会2002年颁发的《普通高等学校图书馆规程》第八条明确的规定:高等学校的院系(所)资料室是全校文献保障体系的组成部分，在业务工作和资源配置上，接受学校图书馆的指导与协调。应面向全校开放，提供文献信息服务，实行资源共享。近年来，互联网和现代传播技术的的迅速普及和广泛应用，使得网络信息资源正越来越多地受到人们的青睐。以数字化网络为代表的现代信息环境为高校情报工作的发展提供了良好的机遇，同时也强烈冲击着传统的图书情报工作模式，这就迫使我们必须重新审视高校院系资料室图书情报信息工作的服务职能，探索网络环境下高校资料室改革新思路，主动适应高等教育改革和发展的需要。
1.高校院系资料室的主要特点
高等学校院系资料室是高校图书馆情报系统分支机构，是为科研、教学服务的学术性机构，它融于各个院系，直接掌握着各院系科研与教学的动态情况，是为院系师生提供图书资料情报服务的窗口。经过长期的建设与发展，院系资料室具有书刊整序、保管、借阅等功能，逐渐形成了自身独特的优势和特点。
1.1 院系资料室地理位置方便，读者相对稳定集中。院系资料室在地理位置上具有天时、地利、人和的优势。它一般设在本院系的办公楼内，本院系师生经常出入于此，且人员熟悉，互相了解，人际环境宽松，相互尊重，由于查阅资料方便，一旦需要，随到、随查、随阅、随录，及时受用，没有专程赴学校中心图书馆的劳顿之虑，并且资料室的读者群具有共同的专业、语言及共同的需求，故教学与科研人员习惯利用资料室院系资料室往往就是同一专业人员无拘无束、切磋交流的学术活动场所。
1.2 院系资料室服务效率高。服务效率高主要体现在图书资料情报的收集和使用上。资料室工作人员在教学与科研的氛围中与教学科研人员频繁接触，能直接了解和掌握本院系学科设置情况、教学计划的要求和进度、科学研究的概况，重点学科建设计划、科研动态以及所承担的重大课题等，可紧密配合采集文献信息，进行筛选、整理、加工、分析后服务于本院、系的科研与教学。另一方面，依靠专业人员收集资料，专业人员对最新资料信息的需求最迫切，因而对最新资料最敏感。
1.3 院系资料室专业性和针对性强。在文献信息资源收藏方面，院系资料室着重于收藏院系教学科研发展方向相关的图书文献信息资料，这就决定了其资料的专业性和针对性。院系资料室收藏的文献信息资源具有学科专、内容深的特点，具有自己的特色。故院系资料室具有为高层次的学术水平和一定专业方向的教师及科研人员服务功能，向他们提供针对某一学科和专业的实用性强的文献资料，另外，院系资料室除集中了本院系专业的各种书刊文献外，还收藏了本院系教学、科研必不可少的各种会议论文、科研报告、毕业论文等文献资料。
2.网络环境下高校院系资料室面临的冲击
在网络环境下，以纸质文献为基础的高校传统图书馆模式被打破，馆藏文献信息不仅仅以纸质载体形式存在，更以电子信息载体方式存在。大量的电子型、网络型文献信息资源，极大地丰富了馆藏，图书馆的数字化、校园网络化和Internet的加速建设，使读者可以通过多种途径更方便地利用丰富的馆藏文献信息，加速了文献信息的查新和利用，现代信息情报进入了一个崭新的阶段，于此同时也给高校院系图书资料室工作带来了冲击。
2.1院系资料室运作模式不合理。大多数高校由于院系资料室与校图书馆不具有统属关系，同时院系资料室之间也存在着管理归属和行政领导的差异，高校院系资料室建设大都彼此之间均处于各自为政、互不通气的封闭状态，管理体制分散，管理技术和管理方式滞后，因此，它们的运作基本上是一种封闭运作模式。
2.2 院系资料室管理落后，经费不足。院系资料室建设与管理方式落后与网络的发展，与现代网络环境相脱节，主要还只停留在传统的资料收集、整理、借阅等静态管理方式上。习惯性的重视印刷型文献的收藏，忽视存储量大、传递速度快、检索途径多的电子型出版物的采集。加之经费严重不足，导致室藏专业文献信息没有得到充分开发和利用以及文献保障率低下。
2.3 院系资料室现代化网络、计算机软、硬件基础设施建设滞后。院系资料室与网络化发展速度极不适应，许多资料室只配备了一两台计算机，而与计算机配套的打印机、扫描仪、传真机等辅助设备是少而又少，甚至很多资料室至今仍未使用图书馆自动化管理系统。虽然有些高校资料室较早实现了自动化管理，但软件系统版本滞后，硬件设备陈旧，性能较差，网络功能欠佳，经常出现故障，难以满足用户需求。这种落后的技术手段不仅不利于文献的利用，更难以适应网络时代的服务要求，有碍院(系)资料室服务水平的提高和服务工作向高水平、深层次的方向发展。
2.4 院系资料室工作人员欠缺相关技术与技能。服务方式和服务手段仍沿袭传统模式，偏重于手工检索和局限于资料室藏印刷型文献的查找，没有采用现代信息技术管理文献资料信息，对网络信息缺乏足够的认识，不能熟练地运用计算机技术来进行网络信息资源的检索和利用，严重阻碍了现代化信息服务的进程。
2.5 数据库重复建设，规模小。虽然很多高校资料室结合院系专业的实际情况和特点，建立了不同类型的数据库，但普遍存在着“各自为政”、“重复建设”的弊病，不仅内容重复、标准不统一、格式不规范，而且规模较小，难以形成和发挥信息资源的整体效益。
3.网络环境下高校院系资料室改革与发展的几点思考
网络环境下的高校院系资料室应该成为一个开放的、互动的、高效率的文献资源共享信息平台,要达到此目标，院系资料室必须进行改革与创新。
3.1加强高校资料室网络服务设施建设。信息化是当今世界发展潮流，中国教育与科研计算机网、中国科学技术网、中国高等教育文献保障体系等的建立，高校已实现校园网与Internet网联通，随着计算机技术和多媒体技术的迅猛发展，信息的介质正在由纸质形式向磁盘、光盘、VCD、DVD等电子媒介形式转变，电子信息资源在图书收藏中所占的比例不断上升，已经成为了高校院系资料室电子信息发展的一个显著特征。新型载体文献的收藏利用、开发技术的发展等，都迫使院系资料室必须重视网络技术。因此，抓住高校大力发展校园网的契机，院系要筹集资金，加大经费投入，切实搞好高校资料室网络服务设施建设。资料室要尽快普及计算机、网络操作技术，并加强相应设备的配置，如打印机、传真机、复印机、刻录机等，同时采购学科建设所需的各种电子出版物，逐步实现印刷型出版物和电子型出版物的双轨建藏，实现收藏的重心转移，完成资料室文献信息从收集、加工、整理、存储、传递、咨询到检索流程的现代化。有针对性地建立电子阅览室，建立电子资料室，以满足教师、科研人员网上查询及光盘数据库检索的需要。
3.2 改革高校院系资料室运作模式，实现资源共享。网络环境的形成日渐成熟，文献信息量的骤增，信息载体类型的多样化等，迫使高校资料室走出传统工作模式，院系资料室要改革原有的封闭运作模式，逐步实现开放式的管理及广泛的院系资料室――图书馆间的协作，联机联网，资源共享，使高校院系资料室变为开放式、互动式、网络式的扁平结构，各院系资料室在开放状态下运行，成为一个以校图书馆为中心、各资料室相互协助、相互开放、资源共享的多功能、多层次服务的有机文献情报网络系统，这样就可以大大提高全校信息的使用效率。
3.3 提供二、三次信息检索服务及参考咨询服务。通常资料室对文献的收藏，是以文献本身内容质量为价值取向，而此文献是否符合读者的要求，能在多大程度上被利用，则很少关心。这与用户快节奏、高效率的现代化信息需求方式不相符。因此资料室必须跟上时代步伐，把工作重心转移到开发利用上，为用户提供经过加工、具有高附加值的文献信息产品。
开发网络信息，既可以弥补室藏信息资源不足，也可以充分拓展资料室的服务内容。高校资料室要充分搜集、开发网上信息资源，快速地进行信息的加工和处理，同时，利用国内外与高等教育和科研有关的情报网络检索系统或数据库等网络资源对信息进行深度的分析和重组，经整理、加工形成二、三次信息文献，定期或不定期地传送给相关教师，这样做既为教师节省时间提供了方便，极大地促进高校教师的教学和科研水平，又使资料员及时了解国内外最新发展动态、科研动态和知识成果等信息。同时在网络环境下，通过设置参考咨询服务这一平台，在网上为师生指导检索方法，指出情报来源，提供解决问题的途径，使他们在较短的时间内查到所需文献为教学、科研提供更为直接的服务。
3.4 围绕重点学科开展文献信息服务
3.4.1 特色化信息服务。院系资料室可选定重点学科课题作为重点服务对象，开展特色化信息服务。重点学科带头人大多承担着重点科研项目，资料室工作人员可与学科带头人加强联系，了解他们的研究方向，分析其专业特色与优势，掌握其文献信息需求状况，然后依托专业资料室的特色资源，通过数字资料室平台，主动提供高效、便利、快捷的网络信息传递服务和文献数据库检索服务。应重视资料室信息资源与服务的整合，利用多媒体、超文本技术，选用整合功能强大的系统平台，实现无缝链接，为读者提供“一站式”服务，使其通过同一平台即可迅速检索、获取各种不同的信息资源，做到资料室信息服务内容数字化、服务手段现代化、服务方式多样化和服务资源共享化，使读者能享用各种特色化的信息服务。
3.4.2 个性化信息服务。个性化信息服务是指用户可按照自己的目的和要求，设定网上信息的来源方式、表现形式、特定网上功能及其他的网上服务方式。它是了解师生信息需求、研究师生利用信息资源的得力助手。不同用户所需的信息不同，同一用户不同时期需要的信息也不同，这就是个性化信息服务的着眼点。资料室可根据重点学科教学与研究人员的个性信息需求，通过个性化信息服务系统，从中掌握他们的显性需求，为其提供有针对性的直接信息服务。同时，又要探明他们的隐性需求，提供他们可能需要但还没有意识到的相关信息，为其提供“量体定制”的个性化信息服务，使用户享受到最贴切的服务。资料室还可利用个性化信息服务系统来加强与用户之间的交流和联系，从而提高资料室的文献信息服务水平和服务质量。
3.4.3 最新信息推送服务。这是按照用户提供的检索条件，将资源库中的最新信息及时通知用户的一种服务方式。最新信息推送服务有几种方式:一是频道式推送，即利用频道概念将某些网页定义为浏览器中的频道，用户只需在频道上进行切换就可通过浏览Web服务器接收所需的信息；二是邮件式推送，即用电子邮件方式主动将所推送的信息发送给用户；三是网页式推送，即在一个特定网页内将信息提供给用户；四是专门式推送，即用专门的信息提供和接收软件，将信息推送给专门用户。
3.4.4 信息导航服务。信息导航服务是一种新的服务形式。它能够指引用户到特定的地址获取所需信息的数据库。信息导航就是把Internet上与某一主题相关的结点进行集中，按照方便用户的原则组织起来，向用户提供这些资源的分布情况，指引用户进行查找。导航技术可以为重点学科的教学与科研人员提供高效优质的定题跟踪服务。首先为重点学科建立信息需求档案，利用导航技术将分布在网络各信息点上的相关信息集中、分类、整理、加工，然后定期向重点学科带头人提供各种文献信息，如学科发展动态、专业论坛、综述述评和研究报告等。资料室搞好这一服务的关键是建立自己的主页，还要在主页上为重点学科的需要建立各种特色数据库，如专题数据库、全文数据库等。
3.5 加强高校院系资料室馆员的培训。在网络环境下，馆员与读者的关系发生了变化，原有读者对馆员的依赖服务大大降低，读者有可能绕过馆员而直接与信息生产者对话，读者获取信息的自由度更大、渠道更多。尤其网络用户通过终端就可以浏览、检索和获取需要的信息。因此，作为院系的馆员:①应具备本院(系)相关专业领域的知识，应具有协助科研人员进行专题调查分析、预测和专题文献检索的能力。②应具有一定的外语知识。③为了适应网络环境下图书资料室的转变，作为馆员还应掌握计算机技术。④馆员还应具备一定的网上检索能力。⑤馆员还应具有全心全意为读者服务的精神。总之，网络环境下的图书资料室为馆员的角色转变和发展带来了挑战和机遇，馆员必须成为复合型人才，承担起多重角色，如专业知识人才、信息顾问、系统专家、信息管理者、资源协调者、网上导航员和知识导航员等，只有这样才能胜任现代型图书资料室工作，使院系电子文献阅览室充分发挥作用。高校院系资料员要具备上述能力必须进行有的放矢的培训，对馆员知识更新、计算机操作能力、数字化网络化的培训目标具体化。培养馆员敏感的信息意识、系统分析和综合处理信息的能力，培养他们利用计算机和网络进行信息检索和传递的能力以及较强的逻辑思维和语言表达能力。
综上所述，资料室作为高校图书情报系统不可或缺的组成部分,在教学和科研信息服务上起到不可替代的作用,应该受到校级、院系领导的重视,并给予资金和技术上的支持。在网络环境下，高校院系资料室应该在以图书馆为中心的校园文献信息系统中，发挥资料室的专业特色优势,深入开发室藏文献资源和网上资源,强化其情报职能，充分利用网络信息资源，为教学科研提供高水平、深层次的信息服务。
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