人事档案信息化管理探讨
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）10-00-01
一、引言
随着时代的发展和进步，我国人事制度有了很大的变化，人事档案的管理也不断的革新。互联网和信息技术的发展和进步，改变了我国档案管理的模式和方法，纸质版的管理模式已经不能满足时代进步的要求，各种电子版的文件促进了人事档案信息化管理的发展。
二、人事档案信息化管理现状
随着数字化、网络一体化的发展，档案管理也逐渐步入了数字化管理时代。为了促进档案信息化管理的发展，我国档案局制定了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，并制定了电子文件研究项目。上海市的档案多媒体全文数据库管理系统和深圳市的数字档案馆系统工程的研究与开发项目都是我国发展档案数字化建设的里程碑。
由于我国信息资源数字化的技术不高，在人事档案的信息化建设过程中没有统一的标准进行规范，使得我国不能很好的开展档案数字化建设。键盘录入和光学字符识别扫描输入是当下我国信息化建设的两个重要的方式，但是键盘录入存在低速度、低效率、高成本等缺点，而光学字符识别扫描输入则是受干扰性较强、图像质量偏低等缺点。我国的人事档案信息化管理仍然不够成熟，多为理论缺乏实践推广。
为了学习国外先进的经验，更好的建设属于我国的档案数据化，我国积极举办了例如“国际档案数字化研究与发展”的学术报告，推动我国档案信息化、数据化建设。目前我国数据档案馆的研究比较多，而对于档案数字化建设的原则问题等研究较少，无法形成系统性的研究。
我国在上海、深圳、北京等一线城市进行了档案管理数字化的试点工作，鼓励企业和科研机构积极开发数字化档案管理的工具，将文书档案转为文档，并以数字形式进行归档和存储，其中世纪科怡的档案管理系统、索易文档影像管理系统等都是较为成功的数字化档案管理工具。鉴于目前的数字化档案管理技术水平，档案管理数字化系统一般通过图像的方式将档案进行存储和归档，既可以利用现有档案，又可以为今后技?g提高时的档案文本转换提供了基础。目前国内在信息资料的数据化处理和图像利用上都比较丰富，例如中国知网、万方数据、建筑图纸库、史志图片库等。
三、人事档案信息化管理中存在的问题
1.人事档案信息化建设缺乏总体规划
人事档案信息化建设宏观规划一般是指由国家、省、市等完成的有关人事档案信息化建设的规划，人事档案信息化建设微观规划则指的是有企业、机关等进行的人事档案信息化建设规划，两者共同组成了人事档案信息化建设的总体规划。目前国家以及一些地方遇到资金限制和人力不足等问题，人事档案信息化管理只能停留在理论的探讨阶段，不能很好的落实到实践中。例如我国公务员系统的人事信息化管理有着信息量不足等局限，信息化不能很好的开展到档案管理中去，总体规划的不足使得人事档案处于自流状态。
2.标准化、规范化工作有待提高
我国目前执行的人事档案管理条例仍然是国家档案局20多年前颁布的《干部档案工作条例》，随着时代的发展和进步，旧的条例以及无法满足我国档案管理信息化的建设，虽然很多的省市也对人事档案信息化进行了管理，但是由于没有统一的标准和规范，只能着眼于某一个单位或是专业心态，严重制约了我国人事档案信息化管理的发展。
3.信息化程度不高，资源共享程度不够
我国目前人事管理部门大多采用的检索方式仍是人工检索，档案管理人员的计算机技术水平偏低，只能进行一些简单的操作，不能应对复杂的技术操作，更不要说进行人事档案信息化管理的研发和创新了。我国传统的人事档案管理一般以业务进行划分科室的职能，每个科室负责单独的部分，这种方式可以明确责任的分工却造成了人事部门内的信息分散，不能够实现信息的及时共享，限制了信息的流通，造成了时间和资源的浪费。
4.人事档案保密和安全受到挑战
人事档案信息化管理是现代档案管理发展的必然趋势，是档案管理发展和进步的关键。随着信息化的渗入，我国人事档案信息化建设取得了初步的成效，比如办公局域网、业务运行网等各种计算机应用系统的建立，将人事档案的录入、整理等工作都可以借助计算机完成。信息化虽然为人事档案管理带来便利，但是对人事档案的安全性也产生了极大的威胁，网络安全问题一直是网络发展和壮大的阻碍，档案涉及到人的隐私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人员的损失和网络的瘫痪。人事档案信息化的网络安全问题一般包含内部网络物理安全问题、内部网络结构的安全问题、内部网络系统应用安全问题三种。
5.信息化人才队伍建设滞后
随着人事档案信息化管理的发展，档案管理对管理人员提出了新的要求。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要具备极高的信息化技术。由于我国档案管理人员的整体素质偏低，虽然档案部做了人才引进，但是计算机高技术人才仍然十分欠缺。档案信息化人才建设问题主要包含以下三个主要问题：缺乏真正懂行的决策者、档案信息化专业人才严重欠缺、全员信息化素质有待提高。如果档案信息化人才队伍建设的问题不能够很好的解决将严重阻碍我国人事档案信息化的发展和进步。
四、促进人事档案管理信息化的方法和对策
1.建立社会化开放式管理新模式
档案随着人的变动而变动是目前我国人事档案的管理制度，每个人的档案都是唯一的，且会伴随人的一生。虽然这传统的人事档案管理有其优点，但是随着时代的发展和进步，这种档案管理制度已经不能适应我国人事档案的管理需求。当今社会上，人才不再是属于某一个地区或是单位，而是属于全社会的，人才的流动以及是大势所趋。新的人事档案制度将以个人的流动和自由为基础，实现档案关系和劳动关系的分离、人事档案的社会化管理、人力资源的最优组合。开放式人事档案管理的发展，使得人事档案信息化管理更加完善。 2.建立人事档案信息数据库
鉴于人事档案信息化管理的复杂性，人事档案管理系统需要更加的科学、高效和先进。首先，需要加强基础设施建设现代化，基础设施是建立人事档案信息数据库的前提，先进设备的引进可以提高档案系统数据的传输速度、有利于文字图片的录入等。其次，我们还要建立和完善人事档案信息数据库，数据库的建立需要有统一的标准来实现不同区域和专业的人力资源工程，数据库内容包括编号、身份证号、姓名、性别、民族、出生年月、单位代码、入何组织、加入时间、工作时间、从教时间、毕业院校、等信息。数据库的建立不仅提高了数据的利用效率，?可以减少重复性操作，使得结构更加合理和完善。再次，我们需要去建立安全保密法规，安全保密问题是建立人事档案信息数据库的重中之重，建立相应的法律法规可以使安全管理有法可依，保障人事档案信息化管理中的安全性。
3.形成全网络化管理
信息化的渗入使得档案管理实现了网络化，通过网络平台的使用改变了传统档案管理模式，使得档案管理不局限于时间、地点、空间等方面，实现档案的交流和共享，扩大了档案的利用和服务范围，使得档案管理逐步转向开放性服务，使得档案管理能够更好的服务社会。
4.提高工作人员素质和水平
提升档案管理人员的整体素质能够更好的开展人事档案信息化管理。首先，人事档案工作者要具备较好的政治素质和良好的保密意识；其次，要具有过硬的业务素质，要建立档案工作者岗前培训制度和持证上岗制度；第三，要有较高的计算机操作水平，为档案管理提供良好的信息服务；第四，要熟悉所管人事档案的内容；第五，要通过培训等方式培养出一支过硬的档案信息化建设队伍。
