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计算机技术在企业档案管理中的应用研究

出处:论文网
时间:2019-03-02

计算机技术在企业档案管理中的应用研究

  随着现代科学技术的发展,我国企业档案管理已开始逐步推行信息化建设,目前计算机已成为档案部门最常见的工作工具和管理手段。企业档案管理工作通过计算机技术对档案进行整编、档案检索、对档案管理中形成的各种数据进行统计和登记,实现了电子化档案信息管理,这不仅提高了企业档案管理工作的效率,为企业经营发展提供了大量信息资源,同时也为企业的持续发展创造了美好前景。新时期企业对档案资源管理提出了更高要求,需要我们进一步加强计算机技术在企业档案管理中的研究,这已经成了档案管理工作者需要迫切解决的重要课题。文章在探讨了计算机技术在企业档案管理中的重要作用的基础上,提出了利用计算机技术提高企业档案管理水平的若干措施。

  一、计算机技术在企业档案管理中的重要作用

  企业档案信息数量因企业发展而不断增多,我们只有将先进的计算机信息化技术应用其中,才能有效提高企业档案管理的信息化水平,满足企业对信息的需要。

  (一)能够极大满足企业对档案资源的需求

  企业档案信息化管理拓宽了企业档案资源的范围。档案信息经过计算机技术进行数字化处理后形成电子信息,在计算机上存储和显示。按照企业对档案信息的开放程度,企业内部和企业之间可以突破时间空间的限制,随时随地对档案信息资源进行共享,开展企业档案资源的管理工作。

  (二)能够极大满足企业对档案信息及时性、准确性的需求

  计算机技术具备的数据存储功能以及自身数据和计算的可靠性,可以便于企业及时、方便、准确、快速的进行检索,查找信息资源。较之传统手段,大大缩短了查阅时间,减少了手工操作可能出现失误的几率,为企业的办公和资源的整合带来了极大的优势。

  (三)能够极大满足企业对管理的精细化要求

  企业精细化管理是一种以“精、准、细、严”为基本原则的管理理念,它要求企业在专业化基础上,还需注重企业的系统化、数据化和信息化。计算机技术的应用提高了档案信息的深层加工能力,计算机档案管理系统将企业档案资源以电子数据的形式进行重组和整合,使企业档案资源管理更加系统化,企业管理层在进行决策时,需要各部门提供相关的档案资料进行参考借鉴,这就需要档案部门能快速、准确的提供档案信息及相关资料,这就在良好的沟通与快速的反应中极大的提升了企业的精细化管理水平。

  二、利用计算机技术提高企业档案管理水平的措施

  (一)根据计算机管理系统,建立和完善档案信息化管理系统

  根据计算机管理系统开发设计符合企业档案特点的档案信息管理系统,主要原理是:依据企业档案原文件的内容特征,按照字段名建立数据库结构,主要目的是便于今后检索。例如,企业档案管理系统库结构所需的字段名:文件题名、责任者、时间、文件字号、保管期限、档案号、缩微号等,有的还可以加上文种、文本、密级等,然后对档案原文进行人工分件审读,析出主题标识和分类标识,以此构成一份完整的档案二次文献。为了使“死档案”变成“活档案”,档案管理系统还要实现包括综合检索、主题词检索、字段名检索等多种检索方式,同时,还可以根据不同的分类规则实现分类排序。相较人工检索而言,计算机检索不仅可以提高工作效率,而且还能极大地提升检索质量。

  (二)配置一体化档案管理软硬件设施

  有条件的企业可以购置一批档案管理软硬件设备,替换原有的计算机设备。就目前情况来看,大部分企业由于各种原因还在使用传统的落后的设备,这点已经严重阻碍了企业档案管理信息化的发展。因此,从长远目标出发,企业应适当增加档案管理的资金投入,根据企业的实际需要,配置一体化的档案管理软硬件设备。有了较为先进的档案管理设施,可以对企业历史档案资料进行扫描和数字化归档,根据档案信息管理系统建立档案数据库,全面实现文档一体化管理。正是在这个意义上,一体化档案软硬件设施不仅可以有效发挥企业档案管理的效用,而且还能推动企业档案管理工作的持续开展。

  (三)采用扫描和光盘技术,逐步建立无纸档案库

  企业档案中存在大量的图纸资料,如何将其纳入无纸档案库中,是企业档案管理人员较为头疼的问题。针对这一情况,以沈阳东大阿尔派软件股份限公司的SEAS2000工程图纸自动处理与管理系统为例,阐述其无纸档案库构建原理。作为一套图像处理和档案管理的综合系统,SEAS擅长处理工程图纸、图书资料、文书图片等,主要功能包括但不限于录入、输出、矢量化、图纸净化灯。SEAS2000系统通过先进的档案管理电子化手段,将工程图纸扫描成数字化图纸,通过Mo将档案库放置于光盘上,以此构建网络数据库供检索、查询、浏览,同时还可以通过工程图纸设计系统(Engineering Drawing Designer)对扫描后的图纸进行净化、剪裁、修改、批注等,使用AutoCAD的编辑工具可以添加相关必要信息,查看光栅和矢量图,确保资料无失真输出。

  三、结束语

  21世纪互联网的迅猛发展,为计算机技术在企业档案管理中的应用开辟了广阔前景。企业要根据信息化的时代发展要求,努力提高档案资源的开发利用水平,其中最主要的手段是配置一体化档案软硬件设施,建立档案信息管理系统,通过扫描和光盘等技术构建无纸档案库。只有迎头赶上当前的信息化潮流,企业档案管理工作才能进一步满足企业的发展需求。总之,我们要不断采用先进的计算机技术,推动企业档案管理工作的信息化发展。

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