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浅谈档案管理在现代煤炭企业中的发展趋势

出处:论文网
时间:2019-03-24

浅谈档案管理在现代煤炭企业中的发展趋势

  随着我国经济转型加快,传统行业面临着重大挑战。煤炭企业作为传统行业,其管理水平的高低对经济转型有着重要的影响。因此有效的产业升级、节能减排和科学的管理企业发展的趋势。在煤炭企业管理当中档案管理能充分反映企业发展现状,为企业管理层进行决策提供依据。对档案管理在煤炭企业中的发展趋势进行研究,对提高煤炭企业档案管理水平,保证煤炭企业的健康快速发展具有重要的现实指导意义

  一、煤炭档案管理的相关概念分析

  档案是人们生活当中常见的名词,与人们生活有着密切的关系。在当前的研究当中,对档案的概念就有多种。一般研究认为档案是直接形成的历史纪录。这种记录即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。煤炭档案就是煤炭企业日常管理及其历史进行记录,形成完善的档案体系。煤炭档案管理通俗的说就是对煤炭企业档案进行科学有效的管理,通过文字、声音、视频等途径将煤炭企业的各种信息完善的保持。煤炭企业的档案有着自身特点,在日常的档案种类当中一般包括设计档案;支护档案;日常技术管理档案;部门技术创新管理档案;防治水档案;“一通三防”及防突管理档案;安全管理与生产组织档案;经济成本档案;劳动工资档案;机电设备管理档案;煤质管理档案等等。因此煤炭企业档案的管理是一项高强度、技术性强的工作,需要有一套完善的管理方法。

  二、煤炭企业档案管理的现状

  煤炭企业是劳动密集型产业,在企业发展中档案管理非常重要,它能充分反映企业发展现状,记录企业在人员、技术、材料等各方面的信息,为企业管理层进行决策提供依据。当前,在煤炭企业档案管理当中还存在不少问题,这主要表现在:首先是档案管理人员工作业务不熟练?。煤矿档案管理人员很多人都没有专业性的档案管理经验,在实际的工作当中都是按照自己的思路进行档管理,没有专业人员进行指导和考核这样导致档案管理缺乏系统系和专业性。档案人员培训力度不够。这主要表现在一方面企业内部对档案管理人员的培训重视程度不够,没有建立一套完善的培训体系,另一方面由于煤炭企业人员较多,技术性强,使煤炭企业档案管理人员工作量较大,档案人员进行培训的时间较少。最后档案管理的信息化程度不强,在当前很多煤矿企业档案管理当中很多企业都是沿用的是过去传统的手工管理模式,都是采用纸质记录档案信息。计算机技术运用较少,没有建立一套完善的内部档案信息化管理。

  三、档案管理在煤炭企业中的发展趋势

  从以上的分析可以看出,煤炭企业档案管理在实际的发展中还存在一系列的问题,这些问题从一个侧面反映了煤炭企业档案管理的发展方向。

  (一)档案管理专业性加强。随着煤炭战略地位的凸显,煤炭企业在国民经济发展中占有重要地位。煤炭企业管理现代化管理趋势日益加强,因此专业管理是煤炭企业档案发展的必然要求。煤炭企业档案管理工作是一个细致和繁琐的工作,煤炭企业应配备专职档案管理人员,才能够更高效、更专业、更及时的对档案进行登记、收集和处理等工作。另外在档案管理上要有一套完善的内部管理体系,对不同的档案都有着明确的规定。如对于纸质档案进行管理需要对档案的种类、份数和编写具有明确的要求需要立卷的档案材料就要按照有关要求进分类,不需要立卷的材料则直接进行归档。在归档管理当中所以文件材料必须页码清晰、卷名简洁明快,经过专职的档案人员检查后方可归档。在声音和视频档案管理上也有明确的要求,声音和视频档案必须在有关技术处理之后,配备必要的文字,方可保管。另外在档案知识上注重业务知识培训,在日常的档案管理当中要建立一套完善的培训体系,对档案管理的各个流程进行详细的讲解,对容易出现的问题进行说明,保证档案知识的体系性。只有这样才能有效提高媒体企业档案管理人员的知识水平,保证档案管理的高效进行。

  (二)档案管理趋于系统化。随着煤炭企业专业建设加强,企业内部逐步建立一套完善的管理流程,档案管理也不列外,未来档案管理趋于系统化,应围绕档案管理标准化、规范化,积极开展工作。如对重大建设项目档案有一套完善的管理流程。首先建设项目工程招投标及设备招投标开始,注意原始资料收集,保证档案的完整。其次工程建设过程当中,要高度重视档案管理工作,将档案管理列入工程日常管理和考核当中,与工程建设实行同步管理,对建设过程当中档案管理的质量、份数和保管期限有明确的规定,确保工程建设过程中档案的质量。最后在收集和保管档案的过程当中,档案人员要亲自参与档案的开箱和检查,在归档过程当中要定期的召开会议,对档案管理中存在的问题进行说明并整改,保证后期管理工作顺利进行。

  (三)档案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企业档案管理工作量大且繁琐,所以档案管理工作需要其他部门的有效配合,建立一个系统化的管理流程。应根据各部门的专业性质、职责范围进行划分,保证档案管理的高效运行。如生产部门负责设计、支护、日常技术管理、防治水档案的建立工作。机电部门负责机电设备档案的建立工作。安监部门负责安全管理档案的建立工作。企管部门负责经营成本档案的建立工作。劳资部门负责劳动工资和工伤治疗费用档案的建立工作。根据分工情况,各部门建立相关档案,最后汇总到档案专职管理部门统一整理装订成册。在具体的操作当中也有明确的规定,生产部门及掘进队、开拓队的工作面都要建立专间进行档案管理。对施工的方法、施工过程进行记录,并同时建立档案。把工作当中的每一个操作流程详细记录,对遇到的问题要清楚的展现有关时间、地点和原因。对所有档案每月定期传递到企业档案管理部门,进行归纳和总结,完成档案的流程化建设。

  (四)信息化建设加强。信息化建设是煤炭企业未来档案管理的根本要求。在档案管理当中,应该有效开发信息资源,不断提高档案利用效率,逐步淘汰手工模式,采用计算机技术对档案资料进行处理。建立专业的档案管理系统,编制了案卷目录等档案检索工具索引;通过计算机技术将所收集的信息进行重新处理,保证档案的及时查询。

  总之,档案管理在煤炭企业发展中具有重要作用。我国煤炭企业在档案管理过程当中应加强档案的专业性和系统化建设,完善内部档案管理流程,加强信息化建设。只有这样才能确保煤炭企业的档案管理水平不断发展和提高。

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