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加强档案综合管理 充分发挥档案作用

出处:论文网
时间:2019-03-30

加强档案综合管理 充分发挥档案作用

  档案管理在单位发展中起到越来越重要的作用。在单位档案的综合管理中还依然是坚持集中统一管理原则,将单位中各种各样的档案集中起来,对单位档案进行综合管理有利于单位以及国家的发展[1]。对于单位档案的综合管理不仅仅是将各种各样的档案简单的集中在一起,而是一种把单位的全部档案作为一个整体,实现管理以及利用的组织方式。当前,对于大多数单位来说,档案在综合管理上还存在一定问题,并没有真正的实现集中管理。

  一、单位档案管理中存在的问题

  1、单位档案管理工作中没有完善的管理程序

  据相关调查显示,我国的大多数单位在档案管理上存在不规范的行为,具体表现为:①档案的整理不规范。由于近几年来,单位的规模在不断的扩大,档案管理新人员也在不断涌现。档案人员中素质差别比较大,因此,在整理档案时,没有按照卷内文件的顺序进行排序,导致卷内文件漏失现象比较严重,也不利于相关人员的查找利用。②档案的收集不规范。单位档案在收集的过程中,并没有依据先关制度进行规范化的收集,档案管理制度流于形式,并没有得到实质性利用[2]。因此,在收集档案时就比较随意。③档案的利用不规范。档案管理人员对于单位内部人员借阅档案时管理的比较松懈,而对于外部的人员就比较严谨,因此,在一定程度上,致使内部人员借阅档案后不归还,甚至出现档案丢失的现象。

  2、档案管理缺乏长期性的规划

  档案管理工作只有领导进行检查时,管理人员才对档案进行有计划的整理,当检查时期一过,就立马变回了无秩序以及无计划的整理,没有长期性以及连续性。甚至还有的人对于档案室的认识局限于只是存放资料或者是没用文件的地方,因此,在某些人眼中档案室就是一个废纸仓库,长时间不管理,里面的灰尘到处可见。最终形成一种有领导无计划;有形式无效果的局面。

  3、没有充分利用办公自动化

  长期以来,档案管理都是采用一台软件以及一套系统来进行档案管理,档案管理已经无法满足档案利用的需求。尤其是在网络信息高速发展的今天,档案管理的手段相对比较落后,从而为档案综合管理带来一些消极后果。

  二、加强档案综合管理,充分发挥档案作用

  1、提高对档案管理的认识,加强档案宣传力度

  档案也是单位的资产,无论是科技档案还是声像、文书档案等,都是全体员工从事生产经营实践活动的智慧积累,真实以及客观记录着单位发展历程。例如:一个单位产品的研发,从产品设计到产品的销售,期间包含着上一代领导人或者是几代领导人以及员工的全体智慧和汗水,这些经验以及过程都全部记录在文书以及声像档案中,这些记录的成果是用金钱无法买到的,因此,对于单位来来说,是非常重要的资产[3]。必须让单位领导人员以及工作人员充分认识到档案管理的重要性,这样一来,就会想方设法的进行管理以及保护。最后,做为档案管理人员应该积极参加地方档案部门举办的各类活动;单位档案室应该做好自己的宣传栏,要求向单位全员进行宣讲;使全体员工能够对《档案法》了如指掌,根据相关法律更好的进行档案管理;在单位的季会以及年终会上应该将这一季度或者是这一年在档案管理工作中存在的问题向全体员工进行宣讲,让员工明确以后档案工作该如何进行。

  2、提高档案管理人员的综合素质

  在档案的管理中,最主要的还是管理人员的综合素质,管理人员素质的高低直接影响着档案管理的质量。为了能够提高管理人员的管理能力,提高其自身的业务素质,必须加大档案业务的培训。首先,应该鼓励管理人员自学,在自己的工作岗位上不断成长;其次,单位应该提供管理人员区外地学习的机会,特别是在档案管理方面做的比较好的单位进行经验交流,弥补自身的不足;再次,新的管理人员必须进行岗前培训,在职的管理人员也应该定期的培训学习;最后,完善激励机制以及实现绩效考核机制,对于在档案管理中表现优秀的人员应该加以鼓励,相反,对于在工作中出现严重错误的人员应该加以惩罚。定期的对管理人员进行考核,使优秀的管理人员脱引而出,更好的胜任所擅长的工作[4]。

  3、实现档案管理的信息化

  伴随着信息技术的不断发展,对档案综合管理提出了新的管理要求。尤其是办公自动化以及无纸化等新事物的出现,是档案管理工作发生很大的变化,因此,全面实现电子化管理,采用电子计算机以及扫描仪等数码技术对档案实现无纸化的管理,从而提高档案管理工作效率。另一方面,应该逐步建立以及健全档案管理的网路系统,实现档案信息资源的共享。特别是使用条形码技术,能够使档案人员在调出或者归还档案时,主需要通过条形码管理,就能够准确读取每一件档案的详细信息,确保每一件不漏。采用专门的软件,对于超时以及没有及时归还档案的人员,可以进行提醒,能够有效防止档案由于外借儿导致的丢失;使用条形码技术采用电脑打印,就避免了过去使用油墨打印,档案号出现墨迹不清,甚至是涂改现象,采用条形码技术能够大大避免这种情况的出现,并且打印统一规格的纸张,外形也比较美观[5]。

  4、完善档案管理制度

  为了使单位档案管理中能够做到有章可循,应该完善档案管理制度。各个单位在依据国家标准以及上级传达的规章制定相应的制度之外,还应该根据自身的实际情况,制定行之有效的档案管理制度。例如:对于单位文件材料的整理、积累、保管以及统计等都应该做出统一规划要求,作为档案管理工作的指南。充分发挥档案信息的作用。另一方面,应该明确档案管理的负责人以及专兼职档案人员的职责。做为单位领导人应该在各部门选择素质较高的人员作为档案管理人员,从而负责档案的收集、整理以及归档工作,形成一套行之有效的档案管理制度。

  5、对档案管理工作实现长期规划,统一领导

  通过实践证明,对于大型单位的档案应该建立相应的档案资料信息中心或者是档案馆,中小型单位应该建立档案室,将单位的档案实现集中管理以及统一领导。这样一来,不仅能够保证单位档案的统一管理,还能够精简机构,减少相应的单位成本。另一方面,档案的管理应该从便于利用的原则出发,应单位内的档案进行分门别类的管理,从而使单位的全部档案在实体上能够构成一个统一以及科学的类别体系。实现档案综合分类管理,有利于档案信息的查找,充分发挥其作用。

  三、结束语

  总而言之,单位档案管理最为重要的就是思想观念问题,就应该转变思想观念。然后从单位领导自身、单位档案管理人员的综合素质、单位档案管理的一系列制度、档案管理工作具有的前瞻性以及充分利用现代的信息网络技术,顺应当代的时代需求,将单位档案管理工作落到之处,相信在不久的将来,一定能够充分发挥档案信息的作用。

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