档案信息资源的利用与研究
档案作为现代社会的一种信息资源，是我们拥有的一笔巨大的资源财富。开发和利用档案信息资源，给我们带来硕大的社会效益和经济效益，这是我们目前的急迫需求。如何将档案信息转变为社会财富，这是我们需要考虑的，一旦我们达成这个目标，也就完成了我们的终极目的。我们只有科学合理的开发并利用这种资源，把它转化为我们需要的生产力，挖掘其潜力，满足我们的需求。
1.档案信息的涵义及其开发条件
内容，还有内容表达的文字，甚至是图像等等都包括在所谓意义上的档案信息。这主要包含三个层次：一是指档案的内容信息，二是指档案表达的形式信息；三是指其本身的详细信息内容。档案的收集使我们工作的第一步，首先需要完成的，我们的开发条件也是这个。档案信息内容的来源，来自于档案的收集，我们不仅收集信息需要专门的人员，收集来的信息更需要专门人员来进行整理。档案检索工具是我们的首要任务，越细致的索引，就可以给利用者提供更广泛，更深层次的了解档案的信息内容的需要满足，从而利用者的不同需要。
2.档案信息发展面临的安全隐患和所需技术问题
主要的隐患表现在以下的几个方面：一是档案馆网络以及配套的硬件设施、软件等等工作配置的不完善；二是数据库管理软件却还没有升级，由于档案数据的增加，系统与数据的安全也存在很大隐患；三是目前网站上发布的档案信息量的极具增加，网页浏览速度变慢、有时还会出错，都会直接影响档案信息网站的服务质量与形象。
3.当前档案开发存在的问题
目前来看，档案的信息共享还是一个重大问题。由于我国的档案信息网络，还处在初期阶段，所以无论是公司内部还是与外部，甚至是跨行业的交流都还办不到，导致我们的档案信息无法进行正常的交流，从而影响了我们的工作。数据库的建立一直是我们最先完成的工作，因为这是最基础的部分。怎样充分发挥现代设备、现代技术的优势，使数据库在资源开发利用中发挥更大的作用，这是我们档案界同仁目前迫切需要研究的问题。
4.开发利用的新途径
我们需要的信息都是来自档案资源的，所以档案资源就必须要求很丰富。所以档案部门的档案收集就显得尤为重要，档案部门一定要把档案的收集放在工作中的重中之重，如果连档案的资源都不是很丰富，其他一切都是泡沫。我们现在可以通过光学技术，使信息储存量极大增加，这就有助于我们档案资源方面的资源储存。
4.1建立档案目录中心
资源的分类很多，如果不进行分类整理的话，利用者在查找资源的时候就会非常的麻烦，不利于信息间的交流。建立档案信息目录中心，是有效开发利用档案信息资源的重要条件。
4.2提高人员素质
我们开发工作的质量取决于什么，几乎完全取决于我们工作人员的业务能力和知识水平，所以提高开发人员的素质也是迫在眉睫、重中之重。而我国目前的情况是，绝大多数的工作人员的素质都不高。所以提高档案人员的知识文化道德水平，是增强工作能力的关键。
4.3激励机制的建立
我们的档案资源工作可以说是一项很难的工作，而且枯燥，这会使人很容易产生乏味和疲倦感。所以，我们要在其有工作成果的时候进行奖励，奖惩制度尤为重要。
4.4技术干部的培养
针对我们现在面临的情况，由于我们之前人才的只出不进，导致我们现在无人才可用，人手大大不足。因此，我们要创造良好的工作环境，引进既懂专业知识又懂计算机知识的人才，建立起一支复合型的档案技术干部队伍。
4.5法制监督必不可少
《档案法》是我们的首选目标，选择一定的监督人员。无论是监督者和被监督者都要履行法律责任。还要依靠有关部门的监督。
5.归档信息利用的优化措施及发展趋势分析
电子档文件越来越走近我们的生活，电子书，电子报等等，电子档案的利用必将是以后的趋势。之前，我们以前的档案都是纸质的方式来储存的，所以这个时候我们就需要将纸质的资源转变为电子档资源，方便我们储存，也方便我们查阅。当然我们不能随便转化，转化必须按照一定的条件，方式以及规则，实现信息的统一。还要保证数据的不丢失，这就要求工作人员严格明确的做好每一步的工作。我们是有奖惩制度的，转化工作的最终结果也是和奖惩制度挂钩的，所以这也可以提高工作的准确性以及积极性。
5.1同样数据库建立
数据库一直是我们第一步要完成的，数据库也分大小，好坏，功能是否强大等等分类，所以我们致力于构建一个强大的，功能齐全的，资源丰富的还要方便我们使用的大型数据库。
5.2开展网上在线服务
建立数据库是我们的首要任务，根据我们的网站建立，在电子文件数据库建立好之后，我们就可以在网站上，对电子文件进行管理以及运用。我们现代社会的信息更替速度逐渐加快，人们接纳新信息的速度也不断加快，所以信息的时效性就至关重要。我们的相关部门要设立专门的人员，在网站上和网站的利用者进行实时沟通，面临咨询问题，妥善解决。通过电子邮件的形式，实现查询，了解利用者的需求，来建立相应的专栏。
5.3进行电子文件的归纳整理和其自动上传下载
由于电子文件来源极其广泛，所以其文件质量，就不能得到保证，这就要求档案工作者要进行严格的管理和控制。我们所有的立档部门要制定统一的标准、格式、编制，我们只有在统一的标准之下，最后整理后的信息才有利于我们各部门之间的交流。电子文件的形成和我们以前接触的不一样，下载和上传即可完成数据的交流。所以我们可以设立专门的文件上床收纳窗口，有了信息上传可以第一时间收到，保证信息的不流失，也可以快速的收纳信息，完成工作。
5.4档案信息一定要标准化建立
标准，我们现在无论什么都讲求顶一个标准。不为别的，只为方便工作，最主要的还是方便信息间的交流，有了标准化的档案信息，信息间的共享就显得格外的轻松了。所以我们一定要将档案信息的标准化建立当做我们的首要工作来做，越早完成越好。
结束语：
我们通篇所谈的档案资源工作，主要目的就是为了服务于资源利用者，服务于大众这就是一种服务工作，只不过更多的是信息间的服务。只要我们制定好其标准，就一切都变得简单了。在当今社会快速的社会节奏之下，要求档案管理人员必须做到跟紧时代的步伐，帮助建设队伍人员，在服从管理、服务人民的前提下、服务意识上努力开拓创新，在最大限度地来满足社会各界对档案信息的利用需求。（作者单位：朔州师范高等专科学校）
