特殊载体档案特点及分类探讨
一、特殊载体档案的特点
（一）信息载体质地脆弱
特殊的载体组成复杂，易损坏，变质，保存年限低于纸张。因此，特殊载体档案的存储要求比普通纸质档案的要求高，需要分库、分架或特殊保管。
（二）信息的形式多样化
除了传统的文字图表外，显示档案信息的媒体包括音频、视频、动画、多媒体等，特别是多媒体技术的出现，使多媒体信息可以高度集成，对传统的信息形式没有影响。
（三）信息一般不能直接使用
特殊载体的信息，需要使用一些中间工具才可以实现。
（四）信息载体和信息内容易于分离
结合特殊载体档案信息和信息含量比传统的纸质档案少。特殊载体档案具有易于分离的特点，使它与传统的纸质档案有明显的特点：信息修改容易，不留痕迹；容易复制、加工和传播。
（五）文件管理和信息传播的成本相对较高
特殊载体档案记录和传播要求很高的技术含量，如：电子文件需要较高的电脑软件和硬件环境，以及更高的管理知识和技能。
（六）特殊载体档案之间可以相互转换
随着技术的发展，新型的记录载体不断产生，要保证原载体档案信息向新型载体上迁移，并保证信息的完整、准确、安全和可被人工识读。
二、特殊载体档案的分类
（一）按信息记录方法及载体材料进行分类
根据载体和信息记录技术类型的不同，特殊载体档案可分为：机械记录、磁性载体档案、光盘等。机械录音档案是根据声音发声的原理，在载体材料中将通过显示声音的特殊载体档案；磁记录文件是利用电磁感应原理，将图像、声音以及数据转换成电信号，用磁介质磁化储存信息；光学记录档案是利用光学成像原理，记录信息而形成档案，包括感光材料和光盘两种形式。
（二）在实际工作中的分类
在实际工作中，人们根据特殊载体档案形成的领域、信息表现形式等特征，可以分为声像档案与电子档案。声像档案包括音频文件、视频文件和图片文件，它们是通过特殊的设备，如录音机、录像机和照相机，在载体上记录声音和图像；电子档案在数字设备和环境中生成，是存储在硬盘、闪存盘及光盘上的代码。依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。事实上，音频和视频文件和电子档案不使用相同的分类标准及结果，声像档案是从媒体的角度区分事物；电子文件从信息技术的角度区分两个事物之间的交叉和重复，因此，与音像档案与电子档案记录载体之间的发展有越来越多的重复，在管理和利用实际工作中是越来越方便。
三、档案工作者面临特殊载体档案管理的挑战
特殊载体档案的产生，尤其是电子档案大量产生，将要求现代档案工作者不断学习新的理论知识和操作技能.转变观念，勇于面对新的挑战。
档案信息网络化的管理和提供信息服务，给档案部门提出了新要求，档案工作者不仅要了解传统档案工作的理论和方法，而且要积极地学习和掌握现代计算机网络管理和档案信息资源管理的理论和方法，提高对档案信息网络理解，并积极拓展收集网络档案信息的渠道，扩大网络档案信息服务方式和服务手段。提高质量和档案信息的管理和服务效率。
首先，计算机知识。了解计算机硬件和软件知识。在硬件方面，掌握了计算机的基本工作原理和结构；在软件方面，以掌握和操作的常用软件，如：格式化硬盘重装系统，常用办公软件的使用，常用的文件管理软件操作熟练，能够沟通和传递档案信息利用等。
其次，网络知识。掌握现代计算机网络的分类，熟悉局域网的一般结构，网络安全知识的掌握，做好安全防范，防治计算机病毒和黑客的入侵和破坏，档案信息系统审计和文件信息的备份，应注意不期而至的事件对档案信息系统的损害，使文件信息管理系统始终是稳定的、安全的和有效的。
（二）掌握信息的收集、处理和信息服务技能
在本质上，档案信息管理系统是一个信息系统，具有档案信息输入、处理和输出等要素。与传统的纸质载体档案相比，特别是电子档案，管理模式和方法具有与传统纸质档案很大差异，档案工作者应积极学习档案信息资源管理方面的知识，并结合本部门的实际情况，以提高自身的技能和水平，从而提高特殊载体档案的管理效率。例如，电子档案，可以采取物理归档的方法，也可以采用分布式逻辑归档；电子档案的收集，可以以本馆的资源为主体，拓展网络档案信息资源和虚拟馆藏发展；比传统的纸质文件具有更加便捷、高效的作用，通过建立链接等多种方式，可以实现跨系统、跨平台、跨区域的档案信息资源的加工和处理，实现档案信息的集成度高；服务发展的方式和手段多种多样，形式灵活，并获得反馈的效果是及时的、准确的，可避免盲目的档案信息服务。
（三）转变观念
特殊载体档案是时代发展的结果。更换档案载体，尤其是特殊载体的不断产生和应用，为档案工作的持续发展和新技术的应用提供了前提和保障。在这样的背景下，档案工作者必须转变观念，建立管理和服务理念，在新型载体档案不断产生时，主动掌握好收集、管理理论和技能。面对新型载体的不断增多，档案人员要建立两个观念：第一，随着科学技术的发展和特殊的载体的普及，特殊载体已经逐渐变得和纸质载体一样普通，该载体将成为档案工作的主要对象；其次，档案人员要建立档案信息管理和综合思维，无论什么形式的档案信息，应积极采用新的理论和方法，提高管理。
四、结论
在新的理念指导下，档案工作者应积极把特殊载体档案管理和服务看成自己工作的重要组成部分，在档案管理规章制度的制定时，要把特殊档案管理放在重要位置上。在归档制度中，规定特殊载体档案的归档问题；在利用制度中，提供了特殊载体档案不同的利用需要，等。在条件允许的情况下，应逐步把传统载体档案转化成电子文件以数字形式存储，并保存和利用档案工，使得档案工作前后衔接与连贯。
