浅析办公自动化给档案管理带来的影响
在二十一世纪，随着计算机技术的发展，在办公自动化环境下，形成了大量的电子文档。如何管理好，利用好电子文件，充分发挥网络优势，开发信息资源，提高工作效率，都有着重要的现实意义。我国国家档案局在2002颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》（以下简称《标准》）的电子文档的定义为：“在数字设备和环境下生成，以数字形式存储在磁带，磁盘，光盘等载体，依赖于计算机和其他数字设备读取、处理，它可以在互联网上进行文件传输。“计算机技术产生的文件，通过计算机信息系统的统一管理形成电子文档系统，可以方便的查询、读取、修改、交换和重用，快速的传递和交换各地区内部的管理信息。
一、办公自动化对档案的影响
（一）档案电子文献载体的多样化
由于计算机技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，其中相当一部分完整的文件和具有参考价值的证书转换为电子文档。随着计算机技术的发展，机读的文件已在最近几年急剧增加，占了较大份额。
（二）档案电子文件形成速度快
在计算机起草文件，从起草、审核、发布、打印、校核、发文到最后的归档，不仅大大提高了速度，而且减少复制和档案部门重新排列等中间环节。
（三）电子文件信息来源广泛，内容丰富、拥有非常大的数量
档案的数据范围广，办公自动化系统的构成内容丰富，形式多样的有价值的资料。
（四）很容易修改档案电子文件信息内容
纸质文件的修改不方便，修改后留下痕迹。电子文件的修改很简单，不留下一个标记。它也增加了对档案的原始识别困难。
（五）档案电子文档信息载体的原始性
纸质文件的内容和载体分离困难，如复制可以立即识别出原件和复印件。文件可以不受限制地复制，原件和复制件几乎没有区别。因此，如果管理不规范，原始文件是很难鉴定的。
（六）档案电子文件的背景和相关信息的不完整性
在处理文件过程中，主管领导批示、部门签订、核稿，检查和验收，它一旦形成就自然会依赖于纸质文件，便于利用文件。电子文件的背景信息不会自然依附，如不注意收集会失去，失去使用价值。
二、办公自动化对档案管理的要求
（一）对档案工作规范化，标准化要求高
利用档案工作的办公自动化，要求必须规范化、标准化。只有标准的文件信息才能用计算机处理，共享公共网络交换。因此，档案管理的基本工作必须规范化、科学化。我国电子文档的《规范》提出4项措施：（1）建立电子文件可靠的访问识别；（2）设置满足运行要求的安全日志，随时自动记录操作人员、设备、项目、时间等；（3）通过标记避免错误和防止交换；（4）电子印章、数字签名、数字加密等措施，都可以防止非法使用。
（二）有助于实现文档一体化管理
办公自动化公文处理与档案管理，直接表现为一个连续的过程。如办公处理所需的要求、报告、外文文献。当办公室收到了一份文件，不仅要在计算机上对其的特征描述进行著录，而且对文件的内容和主题进行分析，确定内容特征识别，完成了索引的过程，这就是文档一体化。随着电子档案管理模式与以往年第二立卷归档，其做法大大降低了工作人员的劳动强度，简化工作程序，提高工作效率和质量，提高查全率和档案信息的精准度。可见，办公自动化为文件和文件管理一体化提供了客观条件。
（三）利用与保密的关系复杂化
办公自动化形成的文件与纸质档案的特殊载体不同。这就要求我们在机读档案的利用工作中必须严格遵守有关管理的制度和方法。否则，失密、秘密将是难以避免的。为了防止一些文件信息修改和泄漏，应根据电子档案的内容性质限定阅读范围。
（四）更高的档案储存要求
办公自动化形成的特殊载体档案是高科技产品，对管理和仓库储存环境要求高；除了有防潮、防盗的要求外；防磁和温度的要求也是比较高的。同时归档的电子文档保管除符合纸质档案的所有要求外，也应符合以下条件：（1）归档载体应作防写处理、避免摩擦、划、触摸记录涂层；（2）单片载体应装盒，直立存放，避免挤压；（3）应远离强磁场，强热源，和有害气体分离；（4）环境温度选定范围：17℃-20℃，相对湿度范围是30%-45%。归档电子文件保管部门每年应对电子文件的读取、加工设备更新情况进行检查登记。设备更新应确认库存载体和新设备的兼容性；如不兼容，应进行规定电子文件的载体转换工作，不少于3年的原载体保留时间。保留期满后可反复擦写载体清除后重复使用，不能清楚的内容应按保密要求依法处理。
（五）对管理人员的素质提出了更高的要求
办公自动化，档案管理人员应提高自身的素质，提高科学文化知识，使我们能更好的做好档案管理工作。面对办公自动化的挑战，不仅要加强档案管理技术和计算机科学技术的学习，我们应该改变自己的知识结构，学习新知识，掌握新技术，掌握工作原理，了解和熟悉新装置的原理、特点、使用方法，提高管理水平和操作能力以适应现代化管理的需要。
（六）档案管理与办公自动化联网有利于满足用户需求
档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的臀记工作与信息的著录工作就自然相结合了，在文件登记的同时增设档案必须的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用滞后的状况。
三、结束语
随着电子计算机的广泛应用，特别是能进行中西文处理的微电脑的问世，人们多年的夙愿得到了实现。办公室人员可以通过计算机进行信息数据处理，帮助人们进行分析、决策；从而大大减轻了办公人员的劳动强度，提高了工作效率。于此同时在工作中人们对于档案管理与办公自动化之间的互动效应也提出了新要求，使得其能够满足现代化施工要求全面发展。
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