对高校人事档案功能与管理的思考
高校人事档案是以教职员工姓名为特征组成专卷，按归档制度管理、保管，以备查考的信息载体。是各级组织了解和使用干部的重要依据。如何更好地发挥人事档案的功能，适应高等教育发展的需求，提升服务能力，是人事档案管理部门和人事档案工作者认真思考的问题。
一、人事档案功能分析
（一）人事档案有利于高校人力资源充分利用
高校是优秀人才和专家学者集中的地方，人事档案作为对人的客观历史记录，记述和反应了高校教师的个人经历、德才水平、学习和工作表现。人事部门通过人事管理工作，及时发现人才，选拔德才兼备的人才，合理使用人才，为人事部门选拔、考察和使用人才发挥重要作用，有效克服用人的盲目性和随意性，达到知人善任的目的。人力资源的有效作用，有利于最大限度地发挥人才潜能和智慧，推动广大高校教师的积极性。此外，人事档案在分析高校人力资源状况是否适应变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面也发挥着重要作用。
（二）有利于高校教学质量的提高
对每一所高校而言，高校教师队伍建设都是保证教学质量的前提条件。人事档案反应了教师群体的职称、年龄、学历结构等。管理部门通过人事档案，掌握学校人力资源情况，在人员安排上才可能整合优势、合理配置，加强学校学科建设优势和科研力量，充分发挥人才整体优势，提高学校师资队伍建设。
（三）有利于高校管理制度的推进
近几年，全国的高校都加快了改革的步伐，努力打破“铁饭碗”和平均主义“大锅饭”，破除职务“终身制”，为形成良好的竞争机制，调动全体职工的工作积极性而制定了一系列的人事制度改革方案。作为人事管理工作的重要依据和资料。人事档案在许多方面发挥着证据性的重要作用，比如，人事制度的改革与人才的进出和流动；校内工资分配制度的改革与调整；干部的提拔和使用；专业技术人员的培养与配置等。特别是当发生人事争议时，人事档案表现出强大的说服力，发挥着不可替代的作用。可以说，完整有序地做好人事档案工作，对学校的教育改革与和谐发展起到了积极的推动作用。
二、人事档案管理存在矛盾关系分析
在实际工作中，由于自身形成发展的某些局限，以及开展服务中某些外部环境和条件的制约，人事档案工作存在一些薄弱之处。比如，“档案内容陈旧，片面”，“材料不完善，缺乏真实性”以及“管理手段落后，管理水平低”和“信息开发利用程度低”等问题，影响着人事档案功能的正常发挥。总而言之，当前的人事档案管理工作应注意以下三方面的矛盾关系。
（一）档案管理服务性与软硬件三大块的矛盾
人事档案是人事部门的日常工作中形成的并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。是各级组织了解和使用干部的重要依据。随着高等学校的发展，学校各项工作越来越依赖于信息，我们诸多的行为过程就是对信息的接收、处理、参考、判断和决策的过程，这对档案管理工作提出了更高的要求。正确使用档案资料，提供档案管理的服务性，将“历史遗产”用之于日常管理，帮助解决现实问题，才能完成档案管理的时代使命。
当前，档案管理服务于档案管理服务性与档案工作软硬件之间存在着矛盾。在许多高校，档案管理干部队伍学历普遍偏低，专职档案人员中具有本科以上学历的人员少，有些高校档案部门根本没有本科以上学历人员，而具有研究生学历的更是“凤毛麟角”，大专以下学历者却占了将近一半的比例。人才结构也不尽合理，管理人员调动频繁，队伍不够稳定，很多是从管理员边干边学，专职档案人员，档案学专业比例明显偏低，计算机专业毕业的人员更少，许多单位甚至没有配备计算机专业毕业人员。
在设备投入上，由于经费严重不足，造成设施落后。计算机、打印机、空调机、去湿机、复印件、扫描仪这些必须的基本设备往往不具备。软硬件的缺失导致档案工作长期处于被动应付，服务质量不能得到有效的提高。
（二）档案管理信息化要求与管理手段落后的矛盾
信息时代，先进的信息技术、计算机技术和通讯网络技术应该成为人事档案管理的重要手段。完善的人事档案管理服务应该建立起一套完善的人事档案信息数据库。利用计算机技术和网络通讯技术，通过网络管理，实现对人事档案信息共享。
当前，许多高校档案管理手段落后许多高校仍采用传统的手工人事档案管理；没有馆内局域网和档案馆网站或主页；绝大多数高校未实现档案的全文录入和扫描；没有建立档案数据库。换句话说，这些高校在档案查询方面还停留在纯手工操作的阶段，档案信息化建设还为起步。
管理手段的落后直接影响档案功能的发挥。以当前高校人事档案的提供的实体档案为例：实体档案利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用，但实体档案效率低下、工作量大是个大问题：按照干部人事档案工作目录管理的要求，归档材料在一个月内归入干部档案袋内，每两年装订归档一次。自1993年工资改革以来，每两年一次滚动调资，1994年以来每年一分年度考核表，加上各种评优表彰、职务任免、业务，几乎每年得把所有的案卷折腾两遍。另外，按照档案整理标准，进袋的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于办公用纸没有统一标准，形成的档案材料大小不一，大于16K的要裁剪、折叠，小于16K的要托裱、缝纫。
由于每年要有新材料增加，管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量的、简单的、重复性的劳动。因此，根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息，因此，降低了工作效率。档案管理手段的陈旧落后，整档工序的繁琐复杂，直接造成档案材料使用的不方便。 （三）档案信息的局限性服务性需求扩大的矛盾
人事档案由于自身特点，在服务发展、提供信息方面往往存在部门自我服务多，可向社会提供的少，保密性强，服务性弱等信息存在局限性的问题。目前，随着高等教育社会化程度的不断提高，高校人才流动需求扩大之间存在矛盾。比如，长期以来，很多高校对人事档案功能认识不足，对人事档案管理工作不够重视，有些学校甚至认为人事档案工作只要能过得去就行，又加上前文提到的人事档案管理专职人员少，工作量大，导致档案材料不全、手续不全、材料失实，材料简单化或者雷同化等不准确、不完整的情况多。这就影响了档案信息的利用，很难适应高校人事管理的需求。再如，人事档案中记载了个人自然情况、职务职称等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，这些内容在一段时期内是保密的，这也影响了档案信息的利用。
三、人事档案管理规范化建设措施
要解决人事档案管理存在的矛盾关系，把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来，为组织人事工作提供高效、快捷、准确的服务，是时代发展的必然，也是摆在我们面前的重要课题。
（一）加强人事档案软硬件建设
要加强人事档案建设，首先在管理意识上要重视这项工作。人事档案管理部门应该通过会议、校报、校园广播以及校园网络等各种渠道扩大宣传范围，加强宣传力度，使领导和全体教职员工充分认识人事档案的重要作用，提高人事档案意识。在硬件设备上，要充实档案管理必要的投入，采用现代化手段，利用计算机、复印机、扫描仪、缩微、摄像等现代化设备和人事档案管理软件，采用科学的方法和技术来收集、整理、鉴别、装订、保管和利用管理干部人事档案。在人员建设上，要加强档案管理人员队伍建设。建立一支政治上忠诚党的事业、思想作风正派、知识结构上具备一定政治理论知识、文化历史知识、现代管理知识、计算机操作技能、人事管理知识的和档案业务知识的专业人才。此外，还有加强专业管理人才的引进与培养，定期组织有关培养研讨班，或外出参观学习，不断提高其政治、业务素质、增强档案意识，提高责任感，以适应干部人事档案管理逐步走向现代化的发展需要。
（二）加强人事档案现代化管理
利用计算机技术和网络通读技术，通过网络管理，实现对人事档案的信息共享，加强档案利用效率，是档案信息化管理的必然趋势。高校应该加强档案目录数据库建设、建立和完善馆藏档案检索体系，有条件的高校档案馆可建立内布局域网，实现档案信息的并行输入和查询。同时，尽可能建立自己的档案网站或网页，有计划地上载开放档案目录和档案全文信息等内容，向学校和社会提供网上查询和利用服务。对于职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用等重要的、利用率高的档案要逐步实现文件级检索，人事档案管理要尽快从实体管理信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理向信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化方向发展。
（三）提高档案的利用服务能力
一要保证档案材料的完整性和准确性，不断加强人事档案材料的规范化建设。在档案的收集上，要畅通渠道，建立联络员制度，确保定期收集、及时移交。加强对电子文件的收集和电子档案的管理。档案馆应要求学校各立卷部门在移交纸质档案时，同时移交电子文件或电子档案。通过校园网和电子档案管理系统，逐步实现电子文件的自动归档。二是要扩大扫档范围，在原十大类材料构成的基础上，充实档案内容，突出各类人员的特点：对于管理干部的档案，着重充实考核考试、优势特长、廉政考试、业绩测评等材料；对于专业技术人员的档案，增加学术成果和科技成果类、教学科研测评类材料；而对于工人的档案，增加能反映工人技术特长的材料。同时，建立健全各项规章制度，根据有关文件规定，建立起材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、传递制度；管理人员责任和移交材料归档等制度。加强督查，以保证档案材料的准确性，以提高档案管理水平和服务质量。三是正确处理档案保密与利用的关系。目前，高校人事档案的提取利用只面向组织，而且阅档着必须是中共党员，任何个人不能查阅自己的档案。事实上，在笔者看来，只要是在保密的原则下，管理者认真区分保密和非保密的界限，针对不同的开发利用者提供不同内容、不同范围和不同程度的开发利用服务，可以有效处理人事档案信息内涵的单一性和开发利用多样性之间的矛盾关系。将非保密的材料及时转换为信息资源公开，可以为学校考察、选拔、使用人才提供可靠的依据，不断提高人事档案的服务功能。因此，作为管理者可以多倡导人事档案可以有条件低向本人开放的观念，从而打破大众过去对人事档案的神秘感和陌生感，使大家认识到履行一定的手续可以知晓有关人事档案内容，并利用人事档案解决实际问题，这样，有利用大大提高人事档案的利用率。
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