我国企业人事档案管理中存在的问题及对策思考
引言
人事档案的管理工作作为人事工作中的一个主要部分，它不仅为合理支配人力资源提供信息参考，也为人事工作的决策提供了既科学又可靠的依据。随着我国改革步伐的加快以及经济的快速发展，人事档案制度也在不断改革完善。由此，企业人事档案管理工作也出现了许多新的问题，这就给人事档案管理工作者的职业技能和专业知识提出了更高的要求。而且，现有的一些企业人事档案的管理方法和制度发展也已不能满足社会主义市场经济的要求，要想更好的为社会和企业服务，就需要我们不断对它进行探讨与研究，以探索出新的科学管理模式。
1.企业人事档案的特点
1.1特定性
企业人事档案对象的特定性体现在三个方面，分别是：特定岗位、特定个人和特定时期。企业人事档案是在特定工作岗位，特定个人在特定时期的真实历史记录，而人事档案一旦离开特定岗位、特定个人和特定时期，就不存在了。
1.2客观性
企业客观的记录员工的个人经历、政治思想和工作表现等情况是企业人事档案最显著的特征之一。形象的说，人事档案就仿佛一面镜子，客观的来反映一个人。用人单位用人之前，先看其档案，这已成为各用人单位的必要程序。组织在使用一个人的时候，人事档案就起着举足轻重的作用，通过人事档案可以把其放在合适的工作岗位上，为其发挥最大才智创造舞台和条件，从而为企业创造更多价值。同时人事档案客观反映现实，每一份档案材料的来源及内容必须真实可靠。
1.3动态性
人事档案在建立以后是处于动态变化的，并不是不变的。由于一个人的工作状态、经历及个人情况等是不断变化的，而人事档案又客观反映一个人的真实情况，所以它也是随个人成长不断变化，也需要不断的补充新材料以反映个人的成长和经历情况。除此之外，人和自身档案是一个整体，人处在哪里档案就要存在那里，它是不断变化的，随个人流动情况而流动。
2.我国企业人事档案管理中存在的问题
2.1对人事档案管理工作重视程度严重不足
人们对人事档案管理工作的认识不够，受传统观念影响，普遍认为对人事档案没必要花费太多精力，它只是一项简单而静止的工作。因此，对人事档案管理工作重视度不够，就导致档案信息材料不全和内容不完整的情况，给企业人事部门的管理工作带来麻烦和阻力。此外，企业一方面，对专职档案管理人员进行裁减，导致一岗多职，造成档案工作、疏漏和顾不过来的现象严重。另一方面，企业对档案人员频繁更换，导致专业知识不扎实、业务素质不高、缺乏相关经验，从而难以胜任档案工作。企业规模要扩大，员工数量就要相应增多，档案管理的业务数量、质量和难度也会与日俱增，而有关的管理措施未跟上，致使档案管理难以实现规范化和标准化。
2.2人事档案材料信息利用价值低，内容陈旧，缺乏动态性
人事档案作为企业职工工作经历、身份和学历等最真实直接的证明，应该是看到职工的档案就应了解职工的大体情况。然而许多档案材料现在都存在很多不标准、不规范的地方，导致人事档案材料缺乏参考价值。一方面，档案材料存在字迹模糊、内容不完整及手续不完备等问题。比方说，有的人的档案材料不规范填写，造成档案材料信息经不住保存，时间一长，字迹就会变得模糊；有的人的档案材料里履历表没有相关部门盖章或缺少审核签署意见；有的人的处分、决定没有审批意见等。这就，档案管理人员就应对档材料要严格把关，保证材料内容详细、完整、手续完备，以提高档案材料的利用价值。另一方面，是人事档案材料普遍存在内容补充或更新不及时，导致过时，缺乏动态性和连续性。材料内容空乏无味，形式多，而详细实际的东西太少，反映经历、学历和政治面貌等一般情况的比较多，而反映个人业务素质和道德品质的少。特别是一些材料存在定性结论较多，定量描述较少；更有的干脆只讲优点，不谈缺点；在个人总结方面，套话连篇，而不是公正、合理、全面、客观地评价一个人的情况，也不能真实反映一个人的成长经历以及道德和技能素质方面的表现等信息。
2.3企业人事档案材料内容质量不高
出于各方面的原因，目前企业很多人事档案存在质量不高问题，从而缺乏利用价值。其中，形式、空洞的材料多，而真实的、详细的、能反应客观情况的材料少；反映自身学历、经历和政治面貌等普通情况的材料多，而反映自身业务素质和道德水平的材料少；反映历史情况的材料多，而反映目前情况的材料少。特别是一些材料普遍存在定性结论多、定量描述少的现象，不是避免确定只讲优点就是材料内容空乏，个人总结不切合实际多为俗话、套话，无法公正而完整地反映一个人的真实、客观情况。
2.4人事档案材料制作不规范
干部档案材料在《干部档案工作条例》中就早有规定，档案材料用纸必须统一使用16开的，办公用纸无论小于还是大于16开的，都要进行裁剪、裱糊以及折叠等技术加工。然而，目前在国际上标准用纸是A4纸，这样一来就给归档增添了麻烦。比如像学生成绩单、《高校毕业生登记表》以及奖励等材料，经裁剪加工后，通常是左边超出装订部分，导致右边超出部分必须折叠，这一折腾不但造成人力、物力、经历和财力的不必要浪费，而且也给档案案卷的美观带来了不小的影响。
2.5信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
人事档案管理工作是有一系列服务内容的，而绝不只是单纯的保管。当前，许多企业人事部门的档案信息管理依然处在封闭、半封闭以及被动服务状态，对人事档案信息资源的利用和开发程度不够，通常是仅限于发展党员和干部考察等地方，而在其他方面并没有扮演应有的角色。 3.完善和加强企业人事档案管理的对策
3.1完善制度，严格人事档案转递程序
人事档案管理的性质决定了人事档案管理工作是一项非常认真二严肃的工作，容不得半点马虎和疏漏，所以必须健全和完善相关的规章制度。按照《收集制度》，明确收集的要求和范围，建立起人事档案材料收集网络，通过制度让人事档案材料内容充实而全面地反映一个人的自身情况；按照《鉴别归档制度》，明确归档的要求以及鉴别内容，有效鉴别档案材料，及时查漏补缺、去伪存真；按照《保管保密制度》，积极采取有效措施，减少客观因素破坏，保障人事档案材料的安全，防止相关信息的泄露和被窃；按照《查阅制度》，使人事档案管理工作的方式规范化，保证档案材料的真实性。同时，在人事档案转移时，严格按照人事档案转递的程序，保证流动人员人事档案的及时转递与输送。循制度、抓管理、重质量，人事档案工作者一定要通过制度来管理，通过管理来保证质量，使人事档案工作达到科学化、规范化、制度化和标准化。
3.2疏通渠道，夯实基础，切实做好人事档案收集工作
第一，人事档案材料收集工作需要档案保管部门、人事部门和本人多方的支配合。所以，档案管理人员应立足本职，本着认真、负责的态度，建立联系沟通制度，及时向档案管理相关部门收集新形成的材料，充分将人事档案材料收集与归档，通过联系、移交、核对以及登记等这几个程序入手，将档案材料的收集和归档工作做好。第二，对新接收档案材料要仔细审查，把好入口关。要重点审查内容填写是否规范、材料是否齐全、手续是否完备，不符合要求的材料应予以退回，令其修改后再归档，对应归档的材料，及时退还相关单位或部门。第三，特别注意档案材料的真实性，杜绝一切弄虚作假的材料归档。要严格审核关于干部“三龄一历”的有这种非常重要信息的材料，仔细核实档案材料间前后联系的衔接性，记录的信息是否真实属实及有无矛盾，确保归档材料的准确真实性。
3.3提高人事档案管理人员的素质
企业应当注重档案管理队伍的建设，加大培养档案管理人才的力度，提升企业档案管理水平。一，企业应加强人事档案管理工作者的思想政治学习，使档案工作人员具备良好的思想道德素和保密意识。二，企业要维护固定的人事档案管理工作者，因为档案管理工作的业务熟练程度来源于长期锻炼和阅历经验的累积，企业只有保障档案管理工作者的固定，才能够不断提高企业档案管理人员的业务能力及档案管理的工作效率。三，企业应对档案管理者加强业务能力培训。企业档案管理者通过教育培训，就会更多的掌握档案管理有关的理论知识，还能学到更先进的人管理方法，然后应用于实际档案管理工作中去，从而使档案管理水平和技术得到提升，加快企业人事档案管理工作效率，在某种程度上推动了企业健康、稳定、持续发展。
3.4加强档案管理的网络化和数字化水平
目前，关于个人信息的管理存在着很多种方式，这在一定程度上是有着很多重复和交叉的部分。针对其中一些可以资源共享的信息，我们可以从以下三个方面进行融合，并分类。一方面，可以将管理工作中的编码、查询等工作使用微机辅助处理，这样不仅可以省去手工操作所耗费的人力、物力，还可以提高工作的效率和准确性。另一方面，尽可能的把一些常用的内容编成简洁的信息存储进微机，逐步建立员工信息数据库。最后，我们可以运用扫描技术把经常查阅的重要材料一一扫描进微机，方便以后档案的查询和分析。以上的方法不仅可以把档案信息资源进行优化，还可以提高资源的利用率，节省企业的人力、物力、财力。
3.5增强服务意识，提升档案的利用价值
企业人事档案信息的完整性和准确性是这个企业人力资源管理成功与否的重要保证，因此，人事档案管理人员需要深刻认识到自己岗位的重要性，端正态度，提高服务意识，彻底改变一直以来坐待别人咨询的服务方式，为企业人力资源部门提供积极主动的档案信息。这就要求无论是企业还是档案管理工作人员个人，主动更新观念，加强对档案管理工作重要性的意识，并通过结合自身企业的特点，变被动服务为主动服务，这样才能更好的服务于企业和员工个人。
4.结语
社会随着科技和经济的飞速发展，人事档案管理工作也发生了巨大的变化，其内容变得更加丰富，而与此同时，很多问题在实际工作中就会经常出现。这就要求档案工作人员，在认真工作的同时，不断学习，不断进步，只有通过不断的学习，时刻钻研、探讨新形势下我国企业人事档案管理中出现的问题，通过完善和加强工作方法，改进工作技术手段来管理档案工作，这样才能为一个企业的发展和企业员工的利益作出自己的贡献，为我国的企业人事档案管理工作的发展进步增砖添瓦。
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