加强数字化科技档案建设的探索
近年来，伴随着信息处理技术的广泛应用，在档案管理领域产生了大量的数字化档案，尤其在代表科学技术发展历程的科技档案领域，档案数字化的趋势更加明显，数字化科技档案的管理和建设正在受到人们的广泛关注和欢迎。数字化科技档案作为一种新的科技档案形式与传统档案一样具有保存价值，需要对其归档、保存以及应用等方面的严格管理，在信息时代大量数字化科技档案不断产生的背景下，加强对数字化科技档案的管理，对数字化科技档案的收集积累、整理归档、保管利用等方面进行研究，具有现实意义[1]。
1.数字化科技档案的内涵分析
简单理解，数字化科技档案是科技档案在信息化时代的一种表现形式，通常形成于特定的数字设备中或者产生于数字应用的环境中，数字化科技档案的保持介质随着数字技术的发展而分别经历了磁盘、磁带以及光盘等多样的数字化载体 [2]。与传统纸质的科技档案最大的不同就是数字化科技档案在存储介质上以数字形式进行存储，因此，在很多性质方面，数字化科技档案与传统纸质形式的科技档案有着很大的区别。为了稳妥有效地对数字化科技档案进行归档及其归档后的管理，需要进一步分析和描述数字化科技档案的特征。数字化科技档案的存在形式呈现多元化，包括文本、图形图像、声音、多媒体以及命令文件等等各种格式的文件形式，从特点上看，数字化科技档案具有以下几个方面的特点：第一，具有非人工直读性。数字化科技档案采用数字式代码存储于某种载体上，必须借助计算机解码或者专用设备将其转换成文字、声音、图形、图像等可识读的记录才可以识读。第二，具有对专用设备及标准的依赖性。数字化科技档案与数字化设备的软件和硬件等存在密切的依赖关系，包括设备的状态、硬件的兼容情况以及软件的规范程度等都会对数字化科技档案的归档及其归档后的管理产生影响[3]。第三，存储的信息具有易更改性和可变性。数字化科技档案的信息以数字编码形式记录在载体上，信息内容与形式相对独立，对其进行增删更改方便。第四，信息与载体之间具有可分离性。数字化科技档案的信息内容可在不同载体上同时存在或相互交换，而在内容上不会发生任何变化。第五，信息具有可共享性。随着网络化传输模式的普及，数字化科技档案的信息受时空的限制越来越小，可方便的通过网络的方式进行传播和交流，查阅和利用便捷，信息共享性好。第六，具有多种信息媒体的集成性。随着多媒体技术的发展，数字化科技档案的信息形态更加丰富，具有多种信息媒体的集成性特征。
2.数字化科技档案的建设的主要做法
在进行数字化科技档案的建设过程中，主要涉及到收集归档、接收移交、保管和利用等不同步骤，基于这些步骤出发进行数字化科技档案建设的主要做法有以下方面[4]。
第一，数字化科技档案的收集归档。数字化科技档案涉及到文本文件、图形文件以及图像文件等不同的文件格式，其收集积累的方法也有别于传统纸质的科技档案，在收集积累的过程中要充分考虑到数字化科技档案的特点，对不同类型的数字化科技档案文件要充分考虑到技术特性方面的差异，根据存储载体、记录信息标准以及压缩算法等多方面的不同特性分别采取相应措施来保证其内容信息的原始性、真实性和完整性；另外，数字化科技档案不同文件在读取和还原的过程中需要相关生成环境的信息资料，如不同的软、硬件环境等，因此对数字化科技档案的收集积累还要包括这些相关内容。数字化科技档案归档后要进行整理工作，对数字化科技档案进行科学整理是将来对其管理和利用等工作的基础。对数字化科技档案的整理包括两个层次：其一是进行分类、排序的组织整理工作，将基于不同载体存储的零散杂乱的数字化科技档案进行有序的分类、标引和组合；其二是组织建立数字化科技档案数据库，目的是实现对数字化科技档案进行分类和编号，使所有的数字化科技档案成为有机的整体，数字化科技档案在数据库中的数据名称和类型涵盖了对科技档案相关信息的详细描述，其中的核心部分主要是科技档案文件格式、描述、以及相关记录信息等内容，文件特征部分包括档案的形成部门、形成日期、载体类型、载体编号、设备环境特征（包括硬件环境和软件环境等），文件记录特征包括记录的结构形式（物理、逻辑）、记录类型、记录字符及图形音频、视频文件格式、文件载体、型号：数量等。
第二，数字化科技档案的接收移交。对于数字化科技档案文件，其形成单位在进行移交工作之前和档案保管部门在归档之前，需要对归档的数字化科技档案文件载体及技术环境进行检验，并要求达到100%的合格率水平。在接收移交环节主要进行的检验项目包括对载体的检验以及对归档数字化文件的检验，通常包括内容的真实性、完整性以及有效性检验等，同时还要进行各类辅助说明资料的检验和验证。
第三，数字化科技档案的保管。对于数字化形式的科技档案，其保管不但要符合纸质档案的基本要求，还由于其存储载体的不同特点，在保管方面要满足一些特殊的要求。例如在数字化科技档案的存放方式上，要根据不同的存储介质如磁带、软硬磁盘和光盘等采取不同的存放方式，此外不同存储介质对存放环境的温湿度控制都有严格的要求，在具体保管中要实施严格的控制，避免使其受到尘、光、火、磁等各种有害因素的影响，要定期检查保存状况，并通过采取信息加密、电子签名、身份识别、防计算机病毒措施以及备份和信息迁移等不同手段来维护数字化科技档案信息的安全[5]。
第四，数字化科技档案的利用。数字化科技档案建设的目标就是为了更好的应用，根据数字化档案的特点，其利用发生了较大的变化，实践中采取的利用方式主要包括基于电子阅览室阅览、信息复制、出借和基于网络的在线利用等方式。在对数字化科技档案的应用中，通过档案部门来开设电子阅览室是当前档案部门提供利用数字化科技档案的主要方式，电子阅览室配备专用的阅览设备，能够为利用者提供良好的阅档环境，同时还有利于控制数字化科技档案的使用情况和保护数字化科技档案。复制是根据数字化科技档案的信息与载体可分离性的特点向利用者提供复印文件以及拷贝在各种载体上的档案复制件的利用方式。出借通常是因为工作特殊需要而借出数字化科技档案存储载体的情况，通常要进行严格的审查与控制。基于网络在线利用是指通过网络实现数字化科技档案的利用活动，其中的网络可以包括内部的局域网服务和外联的互联网服务，采取网络在线利用的方式目前是数字化科技档案利用中正在积极探索的一种利用方式，具有其他应用方式所不具备的优势，其服务范围广、利用方便快捷，具有很好的发展前景。
3.结束语
步入信息社会以来，以数字化形式承载的科技档案越来越普遍，数字化科技档案在许多方面均有别于传统的纸质档案，这些差别为数字化科技档案的建设和管理带来了很多新的问题，因此需要从数字化科技档案的特点出发，研究适用于数字化科技档案建设的有效方法，加强对数字化科技档案建设的探索。
