浅析中石化公文管理系统在天津石化公司中的优化应用
前言
为了进一步提升办公自动化应用水平，推进中石化总部与企业办公信息化建设，提高公文处理与办公管理水平，规范企业行政办公业务流程，近期中石化公文管理系统在中石化各家企业进行应用推广，中石化公文管理系统是基于Lotus Domino进行的设计开发。
一、技术背景
Lotus Domino/Notes 作为群件系统的领先者，在我国及全世界有着广泛的应用。它提供的企业信息通讯平台、文档数据库、工作流自动化功能，以及其丰富的模版，使其成为办公自动化的代名词。目前中石化公文管理系统使用的是Lotus Domino8.5版本。
随着计算机技术和网络技术的不断发展，传统的C/S结构的公文管理系统已经不能很好的适应用户的需求，B/S模式渐渐浮出水面。中石化公文管理系统是基于Domino Web 进行的开发设计，Domino Web技术是Domino/Notes开发的一种延伸和扩展，因其部署简单，使用简便而取代了维护繁琐的客户端应用。中石化公文管理系统基于的Domino数据库是包含应用程序的数据、程序代码、逻辑关系和设计元素的容器。
通过Domino Web设计出满足企业要求的视图、表单及页面等内容。Domino Web 服务器是一个Lotus Domino服务器任务，它使Lotus Domino 服务器能够同时作为HTTP 服务器。Domino 服务器自动将所有的Notes 设计元素和文档转换为Web 页面，使用户即可以通过Notes 客户机，也可以使用Web 浏览器访问Notes 数据库。Domino服务器把所有的设计元素和文档转换为Web 页面。不用付出任何额外的工作，Notes 视图，表单，导航器，链接和文档被解释成可以显示在任意一种Web客户机上的HTML。
二、优化设计
天津石化作为中石化公文管理系统首批推广试点企业之一，根据天津石化实际情况，制定了收文、发文、工作表单、签报、会议通知等各个模块的数据库及流程配置。在中国石化公文管理系统推广基础上，结合天津石化实际应用情况，完成5000多用户、253个部门信息的初始化工作，部署了公文流转、个人邮箱、个人事务三大模块。其中公文流转模块包括收文、发文、签报、会议纪要、工作表单、督办管理子模块，完成了600多个数据库的搭建和45个流程的配置工作。 个人邮箱作为公文管理系统应用的辅助模块，个人事务含委托办理、密码设置等。为确保公文快速高效的运转，天津石化同移动天津公司共同做好了系统中的短信提醒功能，为急件的办理提供便捷。
在中石化公文管理系统的基础之上，天津石化公文管理系统主要进行了以下方面的改进设计及开发：
（一）进行了首界面的修改，由原有的“待办信息”和“待阅信息”两个模块增加为“待办信息”、“待阅信息”、“会议通知”和“个人邮箱”四个模块，界面显示呈“田”字型，各个模块显示更加直观，其中待办信息和会议通知两个模块按照紧急程度排序。
（二）从功能上把“会议通知”单独分离出来，只用于发布各种会议通知，模块中未读通知显示红色，阅后显示成黑色，发布便捷，并可由各接收人员根据需要自行删除，以保证会议通知及时有效的传达。同时在公文流转中增加“其他通知”，用于下发会议通知以外的各种通知。
（三）规定了“待办信息”及“会议通知”中文件的排列顺序，即按文件限办时间分为特急、急、一般三个缓急层次，分别用两个红标、一个红标、绿标显示，自动按特急、急、一般顺序排列文件（同一缓急层次内文件按时间排列），同时系统根据设定的限办时间自动改变文件紧急度，直观地提醒办理人员，以确保文件运转高效、准确。
（四）隐藏传阅文件及会议通知发布过程中除本层回执的所有回执信息，即发起传阅（通知发布）人只看到自己传阅（或发布）的回执，而上层（或下层）传阅（发布）回执不再在本层显示，并且同级之间被传阅（发布）者互相不再看到回执信息，以确保回执信息的简洁。同样在删除传阅（发布）权限上也相应加以修改，即发起传阅（发布）人只能删除自己传阅（发布）的人员，不能删除其他层次的传阅（发布）。
（五）增加了公文统计中的搜索条件，并将搜索出的文件标题增加链接功能，直接可以查到文件当时流转的状态。
（六）为确保系统运转速度，将系统中的“待阅信息”中的文件，按照接收文件的时间计算，如超出30天未阅，自动将文件转入“已阅信息”中，以免造成因“待阅信息”中文件过多时，系统登录时间延长的问题。
三、服务器配置及备份方案
根据天津石化体制现状，天津石化公文系统中的邮件系统将对改制单位用户使用，所以邮件使用人数将上升到5000人，由于Domino服务器的最佳用户数限制为3000人左右，天津石化对现有情况评估后采用在两台服务器上分别做分区服务器的方式来部署公文和邮件系统。
两台服务器分别为A和B，分别安装2个Domino分区服务器，分别部署公文系统和邮件系统，Domino程序在本地磁盘，数据存放在磁盘阵列上。在部署的时候，需要给公文系统及邮件系统绑定不同的IP地址。备用系统都是处于停用状态。如果A服务器上的公文出现问题，则应急启用B服务器上的备用公文系统，同时需要断开A服务器与磁盘阵列的连接，应急状态下需要在一台服务器上同时运行公文系统和邮件系统。这种配置方案实现了多台服务器单一登陆的功能，系统负载均衡，运行稳定快捷，出现问题时，能快速发现问题、解决问题，有效的减少了系统宕机时间，为公文系统平稳运行保驾护航。
四、应用效果
优化后的公文管理系统界面更具人性化，符合用户的使用习惯，更便于新老系统的切换，会议通知的有效提取便于用户分清事务的轻重缓急，是这次设计的亮点。另外通过系统的权限设置使每个用户都能根据自己的权限、角色，去履行自己的工作职责与义务，保证了文件运转的安全性。通过公文管理系统，对公司内部的公文的发放的流程实现了可视化监控以及待办文件的提醒。通过灵活简便的流程定制功能来实现管理公司内部的收发文以及各种流程的管理和监控。系统实现了与office的无缝链接，支持多种文件格式。通过办公助手用户方便的实现了委托办理功能，即使员工出差在外也不会耽误工作的正常运行，同时创建备忘录提醒以及常用文档的保存使得用户在使用过程中更加的人性化。
五、结束语
中石化公文管理系统运行以来，大大提高了用户的办公效率，实现了无纸化办公，加强了文件管理和文件监控的力度，尤其是中石化公文管理系统在天津石化进行优化以后，简化了办公流程，用户每天登录公文管理系统后，即可办理所有的公文业务，重要的会议、通知不会再出现遗漏问题，中石化公文管理系统已成为用户每日使用的必不可少的工作平台。
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