大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用
人事档案管理作为医院重要的信息资源，是将职工履历、考核鉴定、学历、职称职务、入党入团、录用任免等纸质原始材料进行统一收集、鉴别、整理、归档、传递及利用的过程。在当前倡导科学发展的背景下，运用现代档案管理理念，将计算机科学和信息科学应用人事档案管理，构建信息化平台，挖掘档案利用价值，提升档案服务能力，是医院人事档案管理工作的重要课题。
一、研究开发背景
随着信息技术的飞速发展，人们越来越重视信息技术以及对信息资源的开发与利用，“信息化”已成为一个国家经济和社会发展的重要支撑。国家档案局2002年发布的《全国档案信息化实施纲要》中提出，加快推进以资源建设为核心、网络建设为基础、信息法规标准为保障、资源开发利用为目标的档案信息化进程。因此，加强档案信息化建设是人事档案工作的必然要求。
医院规模的不断扩大，医护人员及辅助、管理人员队伍不断壮大，以南京医科大学第一附属医院为例，其前身是1936年成立的江苏省立医政学院附设诊疗所，现已成为江苏省规模最大的三级甲等综合性医院，担负着全省医疗、教学、科研和公益四项中心任务。目前拥有职工5000余人，其中干部编制1779人；人事代理2524人；教学编制204人；计划外用工316人；外聘及其他180人。大量、复杂的人员构成和频繁的人才流动给医院人事档案管理带来巨大压力。
医疗卫生事业单位人事制度改革和医疗体制改革的不断推进，医院管理更趋科学化和规范化，由于传统人事档案管理存在许多不足，譬如缺乏系统管理，保管方式陈旧；档案更新不及时，档案文件填写不规范或不完整；手工检索效率低，信息共享困难；流程较繁琐，档案利用率低。这种传统管理模式难以满足医院科学化动态管理的需求。
医疗机构尤其是大型综合性医院，不同于一般企业，其专业性强，故难以简单套用现有的企业软件。为此，南京医科大学第一附属医院通过对医院人事档案管理的业务流程进行综合分析，并结合档案利用的实际工作需求，确定系统体系架构和具体功能模块，采用面向对象的方法及网络技术，构建了一套具有档案数据输入与维护、信息查询、分析统计、报表打印等功能的人事档案信息系统，既能保证人事档案管理部门的日常业务处理，又能拓展数据资源的高效利用、体现人事档案的价值，为医院人力资源管理提供决策支持。
二、系统的结构和功能
1.系统的结构框架
人事档案信息系统是医院人事管理信息研究团队自主开发完成，该系统主体运用NET2005开发平台，采用Browser/Server（B/S）与Client/Server（C/S）混合体系结构，基本类用户采用B/S便捷模式，管理类用户采用C/S结构模式，数据库采用SQL Server 2005数据库进行系统架构（图1），数据管理通过数据管理程序完成（图2），系统部署服务器的操作系统采用Windows Server 2008。
图1 人事档案信息系统结构框架图
图2 人事档案信息系统数据管理结构图
2.系统的功能模块
（1）信息管理模块。主要进行档案信息管理，一是职工基本信息管理：按照部门或科室进行职工基础信息的浏览、添加、修改、删除等。二是职工档案目录管理：根据职工档案ID对其档案正本或副本十大类目录内容进行浏览、添加、修改、删除等。个人基础信息：姓名、性别、部门/科室、出生年月、身份证号码、党派/入党时间、工作时间、来院时间、学历/学位、员工号、岗位类别、专业技术职称、工人技术等级、单位职务、学术任职、进修与培训、奖惩情况、优秀成果、工资薪酬、合同签订、档案ID、家庭及社会关系、通讯地址等。职工档案ID统一采用四角号码编译，这种编号具有简便、编号效率高、误差少、档案存放集中等优点。例如：“王强”编译的档案ID为“1193”；“王国强”编译的档案ID为“1693”；“孙国明”编译的档案ID为“9632”。
（2）档案业务处理模块。主要进行档案正副本及档案材料的日常管理，一是档案正副本管理：档案转进、档案转出、档案查借阅、档案归还等相关登记及批量处理；二是归档材料管理：档案材料转进、档案材料传递的登记及相关处理；三是“特殊”档案管理：退休人员档案处理、死亡人员档案处理、判刑人员档案处理、无头档案处理等；四是纸质档案图片管理：根据职工个人档案目录进行部分原始纸质档案扫描图片的浏览、添加上传及下载等。
（3）查询检索模块。主要进行职工档案信息的检索与查询，根据输入的查询条件，提供职工档案各类信息的检索结果。主要包括简单查询、二维查询、多维查询、代码查询；模糊检索、精确检索。例如：简单查询：输入查询条件，员工号=“7728”，则检索出员工号为7728人员的信息，并可以行记录、简要登记表等形式显示；多维查询：输入查询条件，性别=“男”且学历=“博士研究生”且 年龄=“小于40岁”，则检索出同时符合这三个查询条件的人员信息；模糊检索：输入检索条件，姓名=“张*”，则检索出档案系统人员库中所有姓“张”职工的人员信息。同时，将姓名作为查询条件时，系统支持中文和简拼输入功能。
（4）统计分析模块。主要进行职工档案以及档案信息数据的统计分析，一是档案正副本数量的统计：干部编制、人事代理、教学编制、计划外用工、外聘卫聘等人员档案数量及版本类别的汇总；在职档案、离退休档案、死亡档案及无头档案的数量汇总；档案转进、档案转出、档案查借阅等情况的汇总统计。二是职工档案信息数据的统计分析：以职工档案基础信息为字段进行统计，查看相关统计分析结果，如：查看年龄分布、工龄分布、学历分布、职称分布、岗位情况、卫技人员比例情况、劳动合同情况、工资薪酬情况等。同时，分析结果还可以自动生成各类统计图、统计表，并支持人员信息“反查”功能（反查：查看统计表中的某单元格内具体的人员信息）。 （5）报表名册输出打印模块。主要进行“四统一”、组织人事报表及相关表格的输出打印。一是“四统一”：人员名册、档案卡片、档案名册等；二是组织人事表格及报表：《干部任免审批表》、《职称变动表》、《职务变动表》、《年度考核情况表》、干部人事年度报表、工资年度报表等；三是职工花名册与高级名册：全院职工花名册、党员干部花名册、领导干部花名册等。
（6）系统设置管理模块。主要进行单位机构管理，档案目录代码维护，相关指标代码维护，口令修改，用户管理等。单位机构管理：机构设置、机构信息（主要包含：单位名称、单位编码、主管单位名称、单位负责人、单位性质等信息）、组织机构图；指标代码维护：对具体指标代码进行增加、修改、删除等，例如：学历指标分为博士研究生、硕士研究生、本科、大专等；用户管理：添加或删除用户，对用户进行分级管理与多层授权管理，提高系统数据库的安全性。
（7）备份恢复及日志管理模块。一是相关数据的备份和恢复，确保数据库出现故障后，数据能够安全恢复，主要包括：人员信息数据库备份及恢复、档案目录信息数据库备份及恢复、档案业务处理相关数据删除的恢复等；二是访问日志管理：用户对系统的任何操作及对数据的访问都会形成电子日志文件，系统定期对日志文件进行审查、追踪，及时发现系统隐患以及非法操作。
三、系统的特点
1.重视现代管理理论的应用
在系统构建与开发过程中，坚持以系统论为指导，运用计算机科学和信息科学，实行软件项目管理，遵循软件开发的生命周期；在系统的运行实践中，坚持PDCA循环管理理念，达到系统持续改进、不断优化，满足人事档案管理的动态需求。
2.系统的标准化设计
信息的标准化包括数据采集、数据格式（编码）、数据分类及统计规则的标准化，实现信息标准化的过程就是信息整合、信息挖掘的过程。系统软件开发主要参照2个国家标准：一是全国干部人事管理信息系统指标体系（国家标准GB/T17538-1998）；二是全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》（组通字[1995] 1号）。
3.系统的实用性
在系统的可靠性、安全性与可扩展性基础上，更加注重实用性。系统基本覆盖了人事档案管理的大部分业务流程，满足了人员信息查询、目录检索、数据汇总等档案管理功能需求，同时也能实现对职工学历/学位、职称/职务、进修与培训、优秀成果、工资薪酬等情况进行实时动态管理与统计分析，并能形成人力资源综合报告表，为医院制定人才规划、实施绩效管理、组织职工培训等提供详实的依据。
4.信息资源共享与网络化
人事档案材料的客观性、真实性、全面性以及信息的标准化，使得系统能为医院的HIS、ERP等信息系统提供人员基础数据，通过网络化手段实现档案数据信息共享，确保医院组织人事、科研、教育等部门数据的一致性与时效性，满足临床、教学、科研与管理的需求，提高了医院工作效率。
5.系统建设的连续性和长期性
人事档案信息系统是一个动态的信息系统，需要档案管理人员不断进行及时的更新和维护。一是加强信息数据录入的质量控制，确保信息真实、准确，提高数据库质量，增加系统的可信度和使用率；二是加强档案管理人员的培训，提高其档案业务水平和系统软件操作能力，为实现人事档案管理信息化提供有力的保障。
四、应用体会
目前该系统已经在南京医科大学第一附属医院投入使用，取得了良好的效果，尤其在人事档案管理、人力资源分析方面发挥了巨大作用。一方面，该系统让档案管理人员从大量繁忙、重复的手工事务性工作中释放出来，将更多的精力投入到人才发掘与培养、干部任用与管理上，提高了医院人事档案服务水平；另一方面，纸质档案管理实现网络化、电子化的数据库管理，具有查询方便、检索迅速、统计分析便捷、信息共享等特点，提高了人事档案管理工作效率，推动了医院科学化、规范化管理。
（宋兵，男，1984，12―，硕士研究生在读，助理研究员，主要从事人事档案管理及人力资源管理工作；通讯作者丁强，男，1971，12―，博士研究生，主任医师/副教授，人事处处长，主要从事医院行政管理及外科临床工作。）
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