信息环境下工程档案管理的新方式
中图分类号：G271文献标识码： A
工程档案管理是工程管理的一项重要内容，工程档案的管理的科学化与否将会直接影响到整个工程的施工。就目前而言，工程档案管理存在着不少问题，尤其是在信息化高速发展的背景下，工程档案管理将迎接新的挑战，传统的档案管理方式已经跟不上时代发展的脚步，所以说创新管理方式是满足现代工程需求，适应时代发展的必然选择。
一、工程档案的信息化
工程档案指的是工程施工过程中的各项原始记录。但是工程档案的信息化不仅仅包含档案本身，同时还包括把这些原始资料同社会其他资料相融合之后产生的更广泛地信息。因而从所指意义的范围来看，我们就可以分成两大类：一是狭义上的，狭义上指的是对工程档案自身内容来进行信息化；二是广义上的。广义上是指同工程档案原始记录相关的社会、经济、文化等多方面的信息。工程档案的信息化主要是围绕着以上内容来进行操作。
二、工程档案管理的技术要求
工程档案管理的信息化需要一定技术的支持，没有技术的支持就很难来实现信息化管理。在信息技术快速发展的今天，人们积极采用新技术，工程档案管理的信息化水平也得到了明显提升。我们对于管理的技术要求可以从硬件和软件这两方面来进行研究。
（一）硬件要求。
硬件设备的配置是最基本的要求。计算机、路由器、服务器、扫描仪以及交换器等设备都必须要配备齐全。再者把工程档案中心目录和全文来进行数字化，这是信息化管理的前提。对于工程中产生的大量的档案必须要及时予以整理并录入到计算机中，只有这样才能够完成信息化要求。在实际工作过程中则采用统一数据格式标准，实施数字工程档案同纸质工程档案双套制的工作模式不仅有助于提升管理效率，还节约了大量的人力、财力及物力。这对于加快工程档案信息化进程来说是非常有利的。对此，我们在现实工作的操作过程中要保持高度重视。除此之外还需要对网上的信息来进行密级界定。制定专门的密级标准，然后根据该标准来对信息化的档案来进行界定。而在管理期间对于那些使用者也需要进行专门的网上身份验证。这样才能够保证信息的安全。
（二）软件要求。
对于软件而言首先是要按实际需要开发出相应的专门软件。其次，在信息化工程档案越来越多的背景下，合理的选择软件显得尤为重要。因为软件的选取直接关系到工程档案管理的水平和效率，故在选择软件上应该注意与单位工程的自身特点相结合，要有计划、有针对性地来进行录入、开发利用。工程档案管理软件是一种专业的，具有高效、智能、便捷等特点信息化管理软件。在应用期间只有充分利用好这种设备，才能够有效提升企业自身的管理效率，实现经济效益。另外，软件的安全问题是值得我们重点考虑的一个方向，对软件进行科学的安全设置是保证信息安全的必然要求。其中可以利用用户安全级别、访问授权以及密码设置等功能，以此来确保档案的保密性。最后，对于相关的工作人员要加强对软件操作的培训和推广。
以上两点的软硬件要求是我们在工程档案管理中的主要工作内容。按照要求做每
一步工作，才能使档案管理走上一条稳健，安全，高效的道路。
三、管理的主要内容
在探讨管理措施之前，首先是需要明白工程档案信息化管理的主要内容，这是进行科学管理的重要前提。信息化管理同传统的工程档案管理有显著区别，今后要重点做好以下内容：
（一）管理人员素质的现代化。
在信息技术快速发展的今天，档案管理的种类日益多样化，档案管理的方法也在不断革新。这就提升了档案管理人员的要求，实际工作过程中只有实现档案管理人员素质的现代化才能够满足实际管理形势。档案管理人才不仅要有专业的技能，同时要有一个合理的结构，包括素质结构、年龄结构以及知识结构等。
（二）档案服务的社会化。
在人们档案管理意识不断增强的驱使下，档案用户对象也随之发生了变化。档案开放程度的不断扩大致使档案出现跨区域、跨行业利用的局面，这将更有效突破传统的时空界限，从而实现资源共享。我们在实际工作中要充分认识到这一点的重要性，加强这方面的研究，把理论与实践相结合，提升自身管理水平，逐渐适应现如今的管理形势。
四、信息化管理的新措施
信息化条件下的工程档案管理面临着全新的形式，在工作过程中只有采用科学的措施，创新管理理念，才能使工程档案管理水平上升到更高的台阶。
（一）做好长远规划。
工程档案的信息化管理是一项长期、复杂的工作。工作人员要及时认识到这点并制定长远的管理规划，为档案管理提供了可持续发展的依据，实现管理水平质的飞跃。然而，在制定长远规划之前，要提高企业的领导对信息化的管理，让他们认识到工程档案信息化管理对于企业的重要性，因为领导的态度在一定程度上会影响其管理水平。关键一点，企业领导不能只是口头上的支持，更要在资金、设备以及技术等方面采取实际行动来支持信息化管理。这不仅仅能够保证档案管理的效果，还对于保证工程的顺利施工具有重要意义。此外，企业的各个部门也应该相互协作沟通，共同配合，做好档案管理工作。
工程档案信息化管理的规划理应由档案管理的主管领导来负责，实际工作过程中还需要技术部门相互合作和技术支持。资源配置、网间合作、信息共享、网络建设等问题是在管理过程中会必然面临的难题。对于此应该具有充分的科学性、可行性，要能够协调配合共同发展，对于信息化管理的目标应该结合企业的发展目标来予以确定。将其纳入到企业的各项工作中。
（二）企业档案管理人才的培养。
人才的素质是影响管理水平的关键因素。要想提升工程档案信息化管理的整体水平就要重视人才的培养，不断的提高档案管理人才的专业知识和管理能力。在今后的管理中不仅要更加熟悉档案管理业务，同时还要掌握外语、计算机操作等必备技能，符合现代科技进步的发展的要求。相关工作人员在日常工作里应该主动参与到档案管理软件的开发中来，及时熟悉软件，使自己在管理中能够得心应手。向现代管理模式靠拢是今后工程档案管理的必经之路，为了适应这一要求，企业要经常开展培训课程，提高管理人员的综合素质。
（三）加强数据输入管理。
企业的数据输入管理是工作的重中之重，在实际工作过程中要大力推进档案的数据化，加大数据输入量是进一步发挥档案信息化管理的基础功能。对于数据的录入，不仅要注意数量，同时还要注重质量，今后的工作要严把质量关，所输入的数据必须要全面且准确，不允许半点失误。基于此，建立和完善数据审核制度，在数据输入完成之后对其进行认真的校对审核，若发现错误要及时修改更正，确保万无一失。
五、总结
工程档案管理是一项工程的重要信息资源，伴随着信息化时代的到来，为工程档案管理提供了便利。但是，由传统模式向信息化新方式转变是一个漫长而艰巨的过程，因而，在转变期间，对于档案信息处理的每一个环节都要符合标准规范，确保其准确性和安全性，促使工程档案管理更高效、持续的发展。
- 上一篇：浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理
- 下一篇：多视角下的档案浅析
