在信息网络环境下的档案管理
前言
档案管理，在面临新环境下应当及时作出改变，将原有的模式进行创新。档案管理是企业重要的一部分，本文探讨了在信息化网络环境中如何做好档案管理，及档案管理中出现的缺点提出解决措施。在一定程度上给予企业中档案管理以参考。
1 目前在信息网络环境下档案管理中的缺陷
1.1 档案管理意识浅薄使管理水平下降
档案管理中，存在原有的传统模式，我国企业中仍然使用传统的档案管理模式进行管理。企业中各部门及领导没有对档案管理深入管理，缺乏对信息网络化档案管理的意识。（1）领导及部门没有对档案管理进行人员良好调配，使各个部门都能进行良好的信息化网络档案管理。（2）缺乏相应的档案管理设施，没有良好的档案管理设施就会大大降低了对于档案管理的重视。（3）档案管理设备投资小，使档案管理没有得到充足的资源。（4）档案管理人才的缺乏，有领导及部门因为不重视档案管理，导致人才严重缺乏，没有专业的档案管理人员，是管理严重受限制。（5）对档案管理没有制定好的管理策略，使管理变得盲目。以上是目前信息网络化档案管理档案管理中存在的问题，这些问题的存在制约着企业的发展。档案管理与整个组织向结合，管理意识的缺乏直接导致整个组织，严重降低了信息网络化档案管理管理水平。
1.2 没有相应的电子档案管理制度
每个企业、每个部门、每项体系都有其相应的管理制度。在信息网络环境下档案管理由于网络化发展较快，但信息网络化应用在档案管理中的时间过短，导致档案管理体系没有相应的完整的制度，整个体系的管理制度不完善。造成了信息网络环境下档案管理的严重落后，现在信息网络化的发展越来越快，国家乃至国际都进行全面的信息化管理，而在档案管理中没有良好的应用信息化的这一大优势，是使档案管理落后的主要原因。电子档案需要制定相应的管理体系，来制约和引导其更好的发展，它不仅涉及到整个组织的数据流通、数据管理、数据共享，还涉及到整个组织保密工作的进行。一旦电子档案的管理不当，就可能会导致机密泄露给企业、组织造成严重的后果。为了社会的良好、安全、有序的发展起到了消极的作用。
1.3 缺乏专业、稳定的档案管理人才队伍
网络信息档案管理环境对档案管理人员提出了新的素质要求。然而，由于电子档案的发展历史比较短，当前，很多单位还没有建立专业、稳定的档案管理人才队伍。首先，缺乏专业型档案管理人才。我国的档案管理人才在年龄上出现脱节。对于年龄比较大的管理人员，他们习惯了传统的档案管理，虽然有很多的经验，但是不满足当前网络信息环境下档案管理的需求。对于较为年轻的档案管理人员而言，他们虽然了解先进的信息管理技术，但是缺乏档案管理的经验。然后，新的档案管理环境对于档案管理人员的素质要求更为严格。档案管理人员需要有一定的信息技术知识，如网络技术。需要熟悉基础的编程，如能够使用基础的数据库管理软件SQLserver等等。我国的档案管理人才培养体制还存在一些缺陷，导致社会及其缺乏合格的档案管理人员。
1.4 信息安全保障措施不到位
档案信息化之后，相应的数据需要输入到信息共享平台，实现信息共享。虽然当前信息技术在档案管理领域已经得到广泛应用、建立了相应的信息管理系统，然而，安全保障信息措施，相应的保护软件等开发不到位。电脑黑客、计算机病毒对档案信息的安全造成极大的威胁。安全保障不完善直接阻碍了档案信息化管理水平的提高，使得相关的硬件设施的优势不能得到充分发挥，造成严重的资源浪费。计算机的许多功能和特点均未被充分开发和利用。因此，档案信息安全保障措施的开发迫在眉睫。
2 当前信息网络环境下档案管理的有效措施
2.1 提高档案管理意识
为了提高档案管理水平，最重要的是需要提高档案管理意识。首先，单位的决策部门需要提高档案管理意识，认识到档案管理的战略意义。合理地进行档案管理的技术的投资，推动档案信息化管理。另外，在日常的档案管理中，特别是涉密信息的档案管理中，单位的最高决策者需要直接参与。然后，档案管理人员需要提高档案管理意识，以主人翁的态度进行档案管理，积极主动地完成任务，逐渐加强学习，提高自身的专业素质。
2.2 完善法规和管理制度建设
为了提高档案管理水平，政府与档案管理部门应该制定相应的法律法规和管理制度。制定严格的法律法规可以有效地惩治对网络信息安全造成危害的行为和不法分子，有助于网络社区的稳定，有助于推动实现档案信息的共享。另外，政府部门需要设置相关的管理部门，专门处理档案信息管理的相关问题。对进行档案信息化管理的企业或组织单位进行资格审查，严格把关，促进档案信息管理环境的有序和健康。
2.3 提高档案管理人员素质
各单位都应该重视档案管理人员素质的提高。首先，相关单位应该定期组织专兼职档案管理员业务培训及外出学习，使档案管理人员能够不断的学习新的知识和技术手段，提高自身的专业素养。在档案管理人员的选聘方面，单位要严格把关，选择具有较高专业素质的人才参与档案管理，这样能够有效地提高档案管理水平。在中职卫校人才培养中，将档案人员培养纳入学校人才培养计划。
2.4 加强档案管理技术建设，加强安全保障
数字化设备是实现档案信息化管理的基础。然而，我国极其缺乏相应的数字化设备，针对这个问题，单位特别是类似中职卫校财政全额拨款单位，应争取政府的政策及财力等支持，推进档案管理技术的开发。单位要重视网络技术的开发，使档案信息共享的安全得到保证。例如，学校可以通过借助软件开发公司的技术力量，尽可能的为软件开发公司提供自身的组织信息，推动安全保障技术的开发。
结束语
档案信息记录了单位的发展足迹，对于其进行良好的管理以及应用能够在关键时刻为单位提供可靠的决策参考。因此，单位要非常重视档案管理。在信息网络新环境下，决策人需要进行相应的投资，推进档案的信息化管理，只有这样才能提高档案管理水平，使之为组织的发展服务。
