高校学生工作信息化建设的若干思考
一、引言
信息化的概念早在60年代由日本学者Tadao Umesao提出。《2006-2020国家信息化发展战略》指出，信息化是指充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享。结合高校学生工作的实际，笔者认为，学生工作信息化是以学生为本，借助计算机、网络等现代信息技术手段，通过构建和改进学生工作信息系统，实现高校学生管理工作的即时性、共享性、电子化、集约化、网络化的过程。随着电子信息技术的飞速发展，给高校学生工作信息化建设带来了前所未有的机遇。高校在扩招后，学生管理工作的繁杂性和艰巨性大大增加，传统的高校学生管理模式已经不能适应信息化时代学生管理工作的需要。创新学生工作管理模式，加快高校学生工作信息化建设步伐，显得尤为必要和紧迫。
二、我校学生工作信息化建设的现状分析
我校学生工作遵循“一切为了学生，为了学生的一切，为了一切的学生”的服务理念，做了大量细致的工作。但是，与信息化社会对学生工作的要求，其信息化建设水平存在一定的差距。主要表现在：
（一）网站建设秉承惯性思维而缺乏吸引力
从我校目前的网站建设发展现状看，各职能部门都早已建立了与学生教育管理相关的思想政治教育网站，各学院的网站也设立了团学板块，但其内容依然是上传下达式的，学生在网上唯一的发言渠道就是“书记信箱”、“校长信箱”，上情下达的口径大，下情上传的口径明显偏小，失衡现象严重，网络的互动功能没有充分发挥，从而使网站失去吸引力。以前学校“官办”的BBS、部分职能部门的留言板也因实行“实名制”而难以为继，相反，“民间”版的BBS却办得如火如荼。
（二）资源建设各自为政而缺乏系统性
学校没有建成大型综合类的“门户”网站，从而不能有效聚合学生工作信息，系统性有待增强。常常因为查询某方面的信息，而“奔走”于不同部门的网站。而且，校内网站没有成熟的“搜索”功能，检索信息比较困难。此外，在管理软件的开发应用方面，学生工作方面的管理软件整体发展状况及发展水平与学校信息化建设的整体水平相比，更明显滞后于校内其它一些相关系统，如教学、教务、财务、图书馆、户口、就业、党务等。而这些系统只是在职能部门内部使用，相关数据资源由于没有有效的接口，只能为各自所用，资源得不到共享。
（三）信息发布依赖人海战术从而导致信息衰减或依赖
我校各类学生工作信息的发布，实行“双轨”制，即一方面在网站上发布，另一方面依赖于“人海战术”而层层下达。某一条信息，校园网主页或相关部门的网站“通知公告”栏目首先发布，但考虑到校内计算机硬件资源不足，信息很难做到全面覆盖。因此，为保险起见，学校或职能部门会通过电话、短信通知到学院，学院通过例会等方式通知到全体辅导员，辅导员通知到班干，班干通知到学生。类似的信息发布机制，看似是职责明确，层层下达，但稍有一个环节“断链”，就会导致信息衰减。同时，这类“保姆”式的发布机制，从很大程度上导致了学生对信息发布的人为依赖。
（四）信息采集得不到应用从而缺乏高效率
我校学生工作的信息采集比较零碎，学生“一卡通”的信息内容有限，招生时的录取信息又没有得到充分利用，日常工作中的一些信息采集工作，也只是局限于要什么采什么。如此一来，给日常工作造成了极大麻烦。目前，我校的辅导员与学生比为1：260，但实际上大多数辅导员所带学生数达到300多人。在信息化社会的今天，各类数据处理工作已经成为辅导员日常工作的主要内容，由于信息化建设滞后，辅导员不得不依靠原始的方法人工收集、统计、汇总、传递各职能部门所需要的信息，如果各职能部门不沟通还有可能存在同样一种信息收集几次的现象。可见，传统的学生管理方法，重复劳动多，工作效率低下。仅以需要学生核实校对后签字的事项就多达几项：如财务处要求学生核对缴费时的姓名和卡号，教务处要求学生核对四、六级英语考试报名信息，学生处要求核对发放奖、助学金时的姓名、身份证及卡号，就业处要求核对生源地数据等等。这些单调繁琐的工作，消磨了辅导员的工作激情，同时让辅导员接触学生的时间大大减少，思想政治教育等工作少有时间顾及。
三、我校学生工作信息化的实施构想
（一）新校区建设要统筹考虑信息化建设的需要
在加强学生工作信息化建设的过程中，我校面临新校区建设，这是科学合理地规划学校信息化建设千载难逢的大好时机。一是要考虑信息发布模块的布点。在学生食堂、学生宿舍、运动场、教学楼等学生集中的场所，设置电子显示屏，为发布各类信息提供硬件保障;二是要考虑软、硬件资源的整合，以实现系统化利用。要树立全校一盘棋的思路，整体统筹各职能部门的软、硬件配置，方便开发学生管理系统时共享相关数据资源;三是建设学生工作办公大楼，借鉴安徽工业大学的经验，在学生工作办公大楼内设立一站式服务大厅，凡是为学生提供服务的机构，均在此设立办公室，让学生在一站式服务中感受人文关怀;四是建立校园门户网站，囊括学生工作的所有内容，融教育、管理、服务于一体，提高网络思想政治工作的针对性、有效性和亲和力、吸引力。
（二）自我开发学生工作管理软件
结合本校学生工作的具体实际，开发具有本校特色的学生工作信息化管理软件。一是可以解决商业软件可能存在“水土不服”的困难，二是可以培养一支自己的信息化队伍。
学生工作常被喻为“上面千条线，下面一根针”，涉及面广，其系统内由学生处、团委及各学院（部）、学生班级组成;系统外涉及教务、财务、就业、组织、保卫、后勤资产处、后勤集团、图书馆、现代教育技术中心等职能部门。系统内外关系较为复杂，这就给学生工作信息化管理软件的开发，带来较大困难。我校学生工作信息化管理软件的开发分以下步骤进行： 1.信息采集
形成较完备的学生电子档案，即EA（E-Archives），是开发学生工作信息化管理软件的基础。招生环节有关学生的信息采集到基本数据库中，并以此为基础进行逐步完善。后期的信息采集，可借助使用射频卡或条形码等技术。EA内容如图一：
图一
2.模块开发
考虑到学生工作政策及流程是可变的，因此单体功能采用模块化设计显得灵活、易用，很大程度上消除了因政策调整而对系统所有结构进行更改的弊端。借鉴国内其它高校的成功经验，学生工作信息化管理软件应由以下模块组成：
学生信息管理模块：学生基本信息（姓名、年级、学院、专业、学号、生源地、政治面貌、注册缴费等）;成绩管理（每一学期的成绩、补考、重修、英语四六级考试等）;综合测评（日常行为表现、奖惩等）;学籍异动（休学、退学、转专业、参军等）。学籍异动模块可以与教务管理系统结合。
宿舍管理模块：包含宿舍信息和宿舍评比两个方面内容。功能包括宿舍入住情况、床位调整、使用违章电器及夜不归宿记录、宿舍文化创建、文明宿舍评比等。
奖惩管理模块：记录学生在校期间获得的荣誉以及违纪处分、处分解除等信息。
辅导员及班主任管理模块：该模块结合以上三个模块内容的同时，增加班级管理内容，包括所带班级学生补考率、违纪人数等信息。同时记录辅导员的工作表现、工作业绩、论文发表情况、学生及分管领导对辅导员的测评等。
此外，心理健康、毕业生就业、资助工作、党建工作等基本上已经有成熟的软件，从这些管理软件中导出数据并与学生工作管理软件进行对接，是学生工作管理软件开发的关键。
3.软件设计
软件的设计，可采用B/S（Browser/Server，即浏览器/服务器）和C/S（Client/Server，客户机/服务器）混合结构。B/S是基于网络的瘦客户结构，全部程序和数据放置在服务器端，适用于学生思想教育、数据查询等。例如：学生工作门户网站的建立，学生工作制度查询、师生信息交流平台以及学生基本信息、综合测评、党建、奖惩、资助工作、贷款、勤工助学等信息的查询，还包括毕业生就业管理平台。C/S是基于网络的胖客户结构，主要数据运行在服务器端，主要程序运行在客户端，适用于数据采集、维护等工作量较大的操作。具体内容包括学生工作办公自动化系统、学生日常管理信息、学生基本信息、综合测评、党建、奖惩、勤工助学、资助工作、就业工作系统、学生工作评价体系（辅导员、班主任、班风学风建设）等系统和信息的维护。
软件设计结构及模块关系如图二所示。
图二
4.几点注意事项
学生工作信息化管理软件的开发，是一项系统工程，工作量大，涉及面宽，其中又包含多项单体模块。因此，在开发过程中，就注意以下问题：
（1）学校重视是关键。要把学生工作信息化管理软件的开发上升到促进全校各项工作信息化建设的高度统筹加以重视，组建队伍，保障资金，总体调度，上下配合。
（2）先思考总体构架，从而系统思考代码的标准化、接口的开放化、功能的模块化等问题。然后着手进行单体模块的设计。总之，要以适用、高效为目标，以统一规划设计，分步实施为步骤。
（3）合理分配操作人员的权限，包括数据维护人员的权限，查询数据的权限，还包括相关数据的保护，特别是查询到的相关信息要实行分权限显示，对相关信息实行最大化保护，尤其是涉及到学生个人隐私的信息。
（4）注重实用性原则。系统的开发必须以实现规范化、高效化管理为目标。要把系统的应用与各类数据上报、各类评先评优、与辅导员和班主任的考核、与学生工作考核、就业工作考核相衔接，尽最大努力避免重复核实数据、重复上报数据的现象发生。尽最大努力避免因各类考核而准备大量支撑材料的现象发生。真正做到实用，既符合学校管理特点，又具有易管理、易输出的特征。
四、结语
学生工作离不开育人、管理、服务等三大职能。学生工作信息化建设，是为了更规范化、高效化管理，是为了给学生提供优质、人性化服务，其最终目的是给育人工作提供优秀的操作平台，三者相辅相成。总而言之，让学生工作者从大量繁杂重复的劳动中逐步解脱出来，从而有更多的时间和精力投入到思想教育中去。同时消除因传统的管理模式带来的信息传递不畅、不及时的弊端，以整体提升我校学生工作的效率。
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