我国档案信息化建设中电子文件法律效力的影响因素分析
中图分类号：G270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）015-000-01
电子文件是纸质文件发展到一定程度为适应档案信息化发展的一种新型的信息记录形式，是纸质文件的发展与传承，促进了档案信息化的飞跃发展。电子文件的利用给人们的工作与生活带来了极大的便利，但也因其自身信息的安全性、稳定性等因素削弱了电子文件的法律效应，电子文件法律效力的认可度明显低于纸质文件法律效力。
电子文件在输入、保存、传输、提供利用过程中往往伴随信息失控、污染、丢失、干扰、窃取、病毒攻击等内在与外在不安全因素，使得电子文件容易失真，引起人们对电子文件的信任危机，因而难以成为合法证据，提供可靠的法律效力。
一、影响电子文件法律效力的内在因素
文件的法律效力通常都由其载体的相关性来确定，而电子文件虽没有固定载体，虽然从此方面来看，电子文件就失去了其强调原件的意义，但电子文件作为文件的一种仍具有文件本身所具有的价值与功能。研究电子文件法律效力的内因，大部分也是从电子文件本身属性与特点出发。
一方面，来自于电子文件内容的原有属性问题。一份文件的法律效力说到底还是以文件最初的原始信息记录为主。纸质文件由于其文件生成后具有的不易变更性，即便更改也易留下痕迹，因此很大程度上保证了内容记录的原有属性。而电子文件的内容则往往存在以下特点：（1）内容本身易于修改。因为电子文件的普及率大，同一份电子文件也可在各种不同储存设备中储存，因而其内容本身被修改的可能性大；（2）内容形式易于变化。电子文件的格式、软件的升级等技术手段均可以引起电子文件内容形式的变化，同一份电子文件在不同存储设备中存储格式的不一致可以引起电子文件内容形式的变化，软件的更新升级其信息内容的存在方式也会相应随之变化，升级过多导致原有电子文件不可读现象也可能发生；（3）内容字迹可变更性。与纸质文件内容字迹的唯一性相比，电子文件的内容字迹是可以随意变更的，在法律认证的文件的原始唯一性上，电子文件是很难从字体、字号、版式上辨别其原有属性。
另一方面，来自于电子文件的应用管理方式。与电子文件相比，由于纸质文件有其更为严格的管理制度以及更为完善的相关法律法规制约，因此纸质文件保存了较好的原有属性，而电子文件则通常采用如下应用管理方式：（1）存储载体的不确定。文件的原有属性对文件内容与文件载体均有要求。而电子文件由于其可以随意将内容复制粘贴任意储存变换载体形式，因而其原始属性难以保证；（2）电子文件所处环境的不确定。机遇与挑战并存，在信息技术日新月异，档案信息化飞速发展的同时，电子文件所处环境也存在很多不安全因素，如存储设备故障、病毒侵入等因素均可能破坏电子文件内容的原有属性；（3）电子文件管理制度与方法的不完善。电子文件作为一种新型的信息记录形式，其管理制度与方法仍存在很多的弊端，至今我国尚未形成一套完善的电子文件标准化管理方法，虽然2007年《电子文件归档与电子档案管理规范》、1999年《CAD电子文件归档与光盘存储办法》作为国标出台，但多是原则性描述，实际性操作难以借鉴，因电子文件形成、存储、保管、利用等很多方面均没有具体的制定与界定，档案部门也只能根据自身工作实际来操作执行。同时，在现行很多单位采取的“双套制”的文件管理的形式中，如果牵涉到对文件进行法律原始文件认定的话，人们也倾向于应用管理健全、安全性、稳定性更强的纸质文件而非电子文件，纸质文件的法律效力优势明显。
二、影响电子文件法律效力的外在因素
通常情况下，电子文件法律效力低于纸质文件法律效应，这不仅与电子文件的原有属性与特点有关，而且与信息行业的发展、相关法律法规的规范、人们对电子文件的接纳程度等外在因素有关。
第一，信息行业的技术发展。电子文件本身安全风险的降低有赖于信息行业技术的发展与进步。信息行业的技术革新能够帮助电子文件更好地解决电子文件易于修改、软件升级黑客攻击、病毒入侵等问题带来的困扰，确保电子文件安全，进一步保证电子文件的原有属性；第二，法律的规范与政策支持。在影响电子文件法律效力的外在因素中，法律的规范与政策的支持是非常重要的。在法律的相关认定中，由于人们对电子文件的认识不深，加之当前技术水平有限，导致现行法律对电子文件的关注度不够，缺乏有效的法律机制体制予以保障，我国2005年颁布实施的《电子签名法》虽然填补了这方面空白成为了我国真正意义上的首部信息化法律，但是内容的仍较抽象实际可操作性不强，电子文件的法律效力缺乏法律体系的保障。同时，法律支持电子文件的法律效力也要建立在政策支持，电子文件各项法规、管理均规范化的前提之下，只有当电子文件管理各方面都规范合理了，电子文件在法律上的效力才会得到进一步认可；第三，人们对于电子文件的认可程度。当前，电子文件由于其操作简单、易于修改、易储存等特点已成为大多数人的信息记录形式，已广泛应用于企事业单位文件的生成与信息公开共享、学校学习考试、报告、论文、科学研究等各种应用中来，但当提到文件，人们往往第一时间想到的却仅仅是纸质文件，大多数人只认可纸质文件，并将“纸质文件作为信息记录的主要载体”。因此，要提高电子文件的法律效力对人们进行电子文件的相关宣传、推动其发展，提升电子文件的认可度是很有必要的。
