“保密管理”在档案利用中的重要性探讨
周所众知，随着我国经济的发展，档案工作越来越受到重视，档案工作是一项机密性、严谨性的科学管理工作，档案人员必须提高警惕，严守党和国家、单位的机密，这是最基本的职业操守。档案人员必须在工作中树立良好的保密意识和养成良好的保密习惯，这就必须遵循道德规范和应具有的道德品质，遵守应遵守的职业规则，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看，不得透露的绝对不透露，不准记录的绝对不记录，正确处理好开放利用与保密的关系，坚决杜绝失密、泄密等现象的发生。下面就档案利用过程中的保密工作浅谈几点看法：
1 档案库房管理是档案保密的重点
从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但从目前调查了解的情况看，有相当多的单位不具备这样的条件，往往为了取阅方便将档案库房设在办公楼内，距离自己办公室较近的房间。应该注意到的是，不是任何一间房间都可以用作档案库房的。这是因为：一是从档案保密的角度来看，不宜将档案库房设在机关办公楼的最底层或最高层，防止受潮；并且档案库房还必须做到“八防”，即防火、防盗、防尘、防高温、防光、防虫鼠、防潮、防水等设施。二是档案库房应尽量与办公室分开，档案室与阅览室分开。防止人多杂多，发生泄密事件。三是档案库房内严禁吸烟，严禁堆放易燃、易爆物品，出入档案库房要随手关门，下班前要认真检查，关好门窗，切断电源。四是档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案完整安全的基本保障。
2 档案的管理和保密
档案是党和国家、单位的核心秘密，它关系到党和国家、单位的安全，关系到国家、单位的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到社会主义现代化建设的进程。因此，为确保国家、单位核心秘密的安全，必须管理好档案。
1.档案应分绝密档案和非绝密档案，应分别保管。要设专门保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
2.提高档案管理人员的素质。作为绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且还要进一步防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。随着我国对外开放的不断深入和现代科技手段的不断进步，窃密与反窃密的斗争会更加尖锐，由于档案管理人员经常接触党和国家的大量秘密，而这些秘密将随着档案管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守党和国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3.加强档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理：一是必须经指定领导人审批；二是档案管理人员认真履行登记、签字等手续，任何人无权擅自调阅；三是档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
3 正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。
机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
4 做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
1.做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
2.做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”“、机密”“、秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。
3.做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：（1）提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。（2）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。（3）编制检索工具。（4）准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
用创新的精神指导新时期的档案工作，要有新思路、新方法，研究在档案开放利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求。加强监管、完善监督机制，加大执法力度。凡发现有违反档案、保密等法律法规的要坚决依法处理，从而达到档案利用和保密互为保障的辩证统一，并使档案在利用中延续生命，焕发活力，促进档案工作更好更快地开展。
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