档案信息化建设的绩效评价研究
[DOI]1013939/jcnkizgsc201537218
当前，我国高校对档案管理工作高度重视，基本形成了较为完善的管理体系。但也存在档案管理规范化不足和效率不高等诸多问题，亟须进行档案管理的规范和提高。由于高校档案数量多、信息量大、使用频繁等诸多因素，使得档案信息化管理的重要性更为彰显。基于此，本文从绩效管理的角度对档案信息化建设进行了如何建立评价体系的思考，以期提高高校档案管理水平，推动高校档案管理向规范化和效率化方向发展。
1档案信息化建设绩效评价主体的确立
11内部主体
内部主体是指高校档案馆的管理人员，主要是对各类档案进行建设、管理和监督的主体以及相关信息化管理的专门人员。由于内部管理和工作人员直接参与档案管理，对高校档案管理工作更为了解，更适合进行评估主体的工作。但如果对档案信息化建设的评估工作全部由他们完成，那么很难对相关评价工作进行说服，或者确保评价工作能够客观公正的进行，且单一主体的评价结果的信服力很有限。
12外部主体
档案信息化建设服务绩效评价的外部主体主要包括了各类使用高校档案的人员和相关学者专家，他们可以通过较为专业的眼光进行高校档案信息化建设工作的评价，对其效果的评价更具有公正性和客观性。由于外部主体主要是档案信息服务的主体，无论是在馆内还是远程提供利用，利用者的观点对档案信息化建设后提供档案信息服务质量好坏均有参考价值。
2档案信息化建设绩效评价指标体系的构建
21绩效评价指标的遴选原则
科学性原则。高校档案信息化建设绩效评价指标体系构建需要建立在科学性的基础上，并能积极引导档案信息化工作向前发展。因此，它要求指标设置全面而有代表性，权重分配能准确反映档案信息化建设中各部分相互关系。
系统性原则。系统性原则要求在进行档案信息化建设绩效评价指标的设计过程中，要综合考虑到各种指标的相互关联性以及完整性，进而可以确保评价信息的综合反映。系统性原则要求在进行指标设计中要进行层次设计，在层次设计的基础上进行各分项的指标明细设计。
可操作性原则。绩效评价指标体系建立的目的是为了能在档案信息化建设中应用，指标易于收集、计算公式简单、评价过程简单。利于掌握和操作。
22构建档案信息化建设绩效评价指标的依据
要进行高校档案信息化建设绩效的评价，就必须有一个规则和内容，此规则和内容就组成了系统评价的指标体系。一般来说，高校档案信息化建设绩效系统评价是针对系统的功能、成本、可靠性、实用性、适应性、技术水平等因素，构成了描述系统的有序集合，可以根据系统所处的实际环境来安排他们的评价顺序，并根据各自的重要性赋予一定的权重，经过合成就形成一种评价的指标体系。评价指标体系的确定是一个复杂的过程，既不能忽略某一方面又不可能面面俱到，因此，这是一个具体―抽象―具体的过程。这个过程大致分为以下环节：首先，进行必要的理论准备，全面了解评价对象的基础知识，并在该领域内有广度和深度，如此才能建立起完善、合理的指标体系。其次，在具备了一定的理论知识和素养后，可以采用系统分析法来构造系统评价指标体系的框架。为了评价的充分，一般都包括定性分析和定量确定两个过程。定性分析一般由系统分析人员和决策层根据评价的需要主观确定哪些指标构成评价指标体系；定量确定，一般指将一个众多变量的高维系统通过降维处理成最具代表性的若干指标以构成指标体系的一部分。建立起高校档案信息化建设绩效指标体系，就可以根据评价的目的和建立起的指标体系选取合适的评价方法。针对不同特性的系统，有不同的评价方法；根据评价因素的多少也有单因素和多因素评价等方法之分；这些不同的分类方法就决定了不同的数学模型，即构成了不同的评价方法。从评价的因素多少来分，可分为单因素评价和多因素评价。前者是只考虑一个因素的单变量数学模型，后者则是考虑两个及以上变量的多变量数学模型。
23指标的建立
高校档案信息化建设绩效评价可以评价系统的指标体系管理子系统中建立起各个一级指标，然后根据每个一级指标所评价的内容，建立起二级指标，在建立指标的过程中，决策层和高校档案信息化建设绩效评价领域专家均可根据自己的理解通过指标体系管理子系统对指标体系进行修改，对二级指标的说明。二级指标的说明在确定指标权重和各指标的评价等级时提供给参与用户，以便对各指标的评价范围和意义界定清楚，做到评价的准确、客观，这一功能由决策层或领域专家根据经验，通过指标体系管理子系统的添加二级指标说明和规范建议库实现。
3加强档案信息化建设绩效评价的对策思考
31提高档案信息化建设绩效评价重要性的认识
当前，绩效评价在高校档案信息化建设中的运用较少，没有受到必要的重视，而且在具体实践过程中面临诸多困难。为了确保档案信息化建设的绩效评价的顺利开展，需要加强对其重要性的认识，在人力物力上给予相应的保障。其次，要依托高校信息化建设的成果，来加强档案信息化建设。同时，要规范档案信息化建设的评价程序和过程，将绩效评价公开化，构建绩效评价结果问责制。否则对档案工作实施绩效评价将寸步难行，难以受到必要的重视，进而导致评价失败。所以，如何激励参与人的积极性，提高评价效果是推动高校档案信息化建设的重要内容。
32档案管理部门加强服务能力和水平
高校档案管理部门，需要在加强档案信息资源科学管理的基础上，不断提高档案管理的服务能力。首先，要加强和外部档案管理和使用部门以及单位的及时沟通协调，提升高校档案使用部门对其的认同度。其次，要加大档案信息资源开发力度，采用多种形式来拓展档案服务的形式和内容，采用远程查询系统以及协同案例系统，来提高高校档案信息化的使用效果，提供档案使用的共享程度。要逐步打破各个高校之间档案信息化管理相互分割的局面，建立起共同管理的平台，提高馆际之间的相互利用程度，拓展档案服务途径与范围。最后，要对档案用户进行具体的分析，并对不同大档案用户的需求进行了解，进而可以为评价机制的建立提供翔实的信息来源，同时要建立起相应的利用程序，提高档案利用的效果和效率。
33建立合理的动态协调机制
首先，档案信息化建设需要建立起和谐动态的协调机制，确保各项投入的科学性和有效性。在进行高校档案信息化建设中，需要进行必要的资源投入，因此档案部门“重投入”本无可厚非，但在进行投入的过程中，不仅仅需要考虑到量的问题，更需要考虑到质的问题，即优化投入的效率和可协调性。其次，要重视档案信息化建设的专项资金的使用效率，确保其使用的合理性。最后，需要加强档案信息化管理的队伍建设，建立起一支既熟悉档案管理与信息技术，又务实勤于学习与钻研的团队。同时，提高合作力，不断强化档案信息化建设专职队伍的水平。
