浅析业务外包在企业档案管理中的应用
近几年，随着我国企业的迅速发展，许多企业建立了档案管理部门，我国企业档案管理普遍采用业务外包的新型管理方式，通过大量的实践表明，业务外包的管理方式不仅有利于企业资源的整合，而且极大地提高企业竞争力，另一方面，由于企业档案管理外包导致许多企业档案管理部门的关闭，也削弱了档案管理部门的权力，因此我国档案界也对这种新兴的管理方式进行了激烈地探讨。下面笔者将结合自身的实际经验对业务外包在企业档案管理中作用进行研究探讨，希望通过笔者的研究能对我国企业档案管理做出微薄的贡献。
一、企业档案管理业务外包的必然性
（一）提高企业核心竞争力
企业档案管理工作是一项专业性、技术性较强的工作，需要投入大量的财力、人力，但是企业档案管理工作又不能短期内为企业带来利益，因此许多企业在档案管理工作中投入的资金明显不足。企业将档案管理工作委托给专业的档案管理机构，不仅可以提高企业档案管理的效率，而且可以减少企业的资金投入，以最少的资金投入，享受到专业的、高效的服务，极大地提高企业竞争力，降低企业档案管理成本。
（二）有效利用企业外部资源
企业档案管理工作外包作为一种新兴的管理理念，主要目标就是集中企业内部资源，借助外部资源，提高企业的综合实力。企业在运转过程中，各个环节必须紧密联系，时刻保持正常运转，但是企业管理由于受人力、技术、资源、资金等条件的限制不可能做到面面俱到，因此需要借助企业外部资源对企业薄弱环节进行管理。通过档案管理工作外包可以满足企业对管理人员的弹性需要，节约企业招聘培训人员的资金，充分利用外部资源来享受高质量的档案管理服务。
（三）促进企业档案信息化建设
企业档案信息化是档案工作发展的必然趋势，信息化建设需要有专业的人才和设备对档案进行管理。企业资金主要用于扩大生产经营，对档案信息化管理投入十分有限，这在一定程度上阻碍着档案信息化的进程。将企业档案管理工作外包可以利用专业机构人员和设备，促进企业档案信息化的建设。
（四）提高企业档案信息社会化服务
企业档案信息资源具有双重价值，第一重价值是为企业服务，第二重价值是为社会服务。随着企业的发展，档案管理工作在企业管理工作中日趋重要。在实现档案信息第一重价值的基础上，如何实现第二重价值已经成为企业档案管理工作的重要内容之一。第二重价值难以实现的根本原因是企业档案信息是企业自身经营活动所得，来源单一，同时也存在不完全属实的情况。将企业档案信息工作外包给专业管理机构则可以在保护企业利益和机密的基础上充分发挥档案信息的第二重价值。
二、企业档案管理业务外包的可行性
企业档案管理业务外包的可行性主要有以下几个方面：
（1）业务外包是企业管理的重要手段之一，始于上世纪八十年代，业务外包的出现使得商业组织发生根本性变化，如今已成为促进企业经济发展的核心动力。据查阅资料表明年营业额达5000万元以上的企业均采用业务外包，档案管理业务外包属于企业业务外包范围之内。众所周知的美国思科公司就将企业75%的业务外包给代理机构，公司只管理能够直接创造营业额的工作。档案管理工作作为企业运转过程中的一个环节，它对企业的发展不能直接创造利益，但是可以间接的创造利益。如今社会信息化时代的到来，企业电子档案的规范化管理需要更好的管理设备和技术，与此同时，电子档案管理成本也比纸质档案管理成本更高，因此将企业档案管理工作外包的需求越来越迫切。
（2）有需求就会有市场，随着企业业务外包需求的逐渐扩张，档案管理中介机构也在不断的发展壮大，相比于以前档案代理机构服务市场的混乱，如今已不断的健全完善，这保证了档案管理业务外包的安全可靠。在数量上由上世纪90年代末的一百家发展到如今的上千家，管理规范、技术实力雄厚的代理机构为企业业务外包提供多种选择，激烈的市场竞争使得企业可以通过最少的资金享受到最高质量的服务，为企业档案业务外包创造一定的客观条件。
（3）档案界理论上的探索为企业档案管理业务外包奠定了理论基础，上世纪企业档案管理工作外包的实践积累了丰富的经验。在企业档案管理工作外包的理论研究中，我国的档案管理界专家周毅就指出可以让专业化的代理机构来负责企业一部分管理职能，这样有利于提高企业的经济效益。
三、总结
综上所述，可以看出企业管理只有采用多种不同的管理策略，才能保证在竞争激烈的市场中不被淘汰。企业档案管理业务外包已经成为企业发展的趋势，通过企业档案馆业务外包不仅能够节约企业自身的管理成本，而且对促进专业代理机构的发展具有重要作用，这是双方共赢的做法。
- 上一篇：葛浩文的“翻译档案”
- 下一篇：浅谈《出生医学证明》档案的科学管理
