职业高中档案管理的问题与对策
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）05-0072-01
学校档案管理工作是衡量学校教育教学质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容，加强学校档案管理,对于推进依法治校,规范学校的教育教学管理,校园管理、基建管理、后勤管理和及推进教育教学改革和现代化建设方面有着重要意义。笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下：
一、职业高中档案管理工作存在的问题
（一）档案意识淡薄
应该说，社会上大部分人的档案意识薄弱。学校的领导和教职员工也不例外，根本认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性。
（二）硬件设施落后
大部分学校没有具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防蛀、防火条件要求的档案室。久而久之，致使档案材料发黄、发霉、墨水渗出等等，严重影响了档案的查阅和历史意义。有的被虫蛀，页面破损，文字流失，面目全非，藏宝报废。有的档案保管设备不齐全，档案材料随处散放，造成极大隐患。很多学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，有的保管箱质量不好，不好使用。这些都严重影响了管理员的管理工作和档案材料的使用效果。
（三）无专业档案管理人员
由于领导不够重视，没有多少职业学校把档案馆的人力资源开发和管理工作作为一项重要工作来抓，所以也就没有相关制度、规划，没有具体措施。专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。大部分职业学校的档案管理人员只有一个还是兼职的，各部门各处室更是无人管理。
（四）资料难以完整收集
由于没有档案意识，教职员工,包括学校各级领导,对档案工作的重要性缺乏足够的认识,对档案收集工作不够重视。各部门由于没有专人管理，平时所形成的材料，都是乱丢乱弃。上级发放的文件也是传阅完就丢弃。由于学校各科室工作跟档案室工作严重脱节，档案工作人员也无法深入各科室收集资料。学校活动等形成的材料也因组织者不会收集，档案室的管理人员没有参与，而无法收集。而一些私人的材料就更不愿上交了。
二、解决职业高中档案管理工作中存在的问题的对策
（一）领导重视，加强宣传，提高意识
档案意识是做好档案工作的基础，因此，首先要得到学校领导的高度重视，加大宣传力度。组织好《档案法》学习与宣传活动。通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。
（二）建立网络，完善制度
要把学校档案工作做好，要有健全的管理机构和管理网络。学校应该成立档案工作小组，组长应该由校级领导担任，各科室的领导和综合档案室的管理员应该是组员，同时各科室还要设立一名兼职档案管理员。这样就从组织上保证档案工作的顺利开展。
有了管理网络，还要有健全的档案管理工作制度，这样才能保证档案工作逐步实现规范化管理。建立,文件材料整理归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度等并监督实施,组织和协调学校各科室兼职档案员做好档案管理工作。并且要有档案管理考核制度，监督管理各部门。
（三）做好管理人员继续教育工作提高管理人员素质
档案工作人员不仅要有“高度政治思想素质，职业道德修养”，“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。因此，要经常对档案人员进行培训，可以请专业人员来校培训，在业务工作过程中请他们上门指导。同时也要安排档案工作人员参加上级档案局组织的档案人员岗位培训，继续教育学习。
（四）做好档案的收集和整理工作
档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理。综合档案室的档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源。各科室的管理员特别要注重日常工作中及各项活动中各类材料的收集和整理，确保档案材料的完整性。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。做好档案的编目、检索、编研工作，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供档案。
科学规范的档案能为学校的正确评估，为对教师和学生的全面考核提高依据，为教学改革提供信息。为学校领导决策提供依据。有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量。
作者单位：浙江省缙云工艺美术学校
