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水利工程档案的收集和利用管理探讨

出处:论文网
时间:2019-02-19

水利工程档案的收集和利用管理探讨

  引言:水利工程是人类运用自然规律进行改造自然的活动,为国家的发展和人民生活水平的提高做出贡献。水利工程的实施需要经过严格的项目审查、立项、施工和验收,在这期间,每一阶段中所形成的档案都需要进行高效的收集和利用管理,包括其中的文字文件、声音、图像等不同形式的记录。这些档案在工程施工中为工人和管理者提供帮助,在工程完工投放使用后还能够为后续的维修、改造提供原始文件支持和技术指导。因此,水利工程档案的收集和管理,为工程的施工和使用发挥重要的作用。

  一、水利工程档案在工程运行管理中的作用

  水利工程档案由于是在工程从开始到交付整个过程中的数据收集和整理,因此能够真实的反映工程的施工过程。在档案中包含了工程师、建筑工作者和建筑工人的整体的劳动成果,因此具有真实、准确的特征。由于水利工程档案的真实、准确的特征,因此对于施工过程中的不足和缺陷都能够真实的反映,能够为接下来的工程设计和施工提供各方面的一手资料,以便改正。

  水利工程档案收集是日后水利工程维修、改造活动的最原始、最直接的设计依据。水利工程是人类掌握自然规律后根据规律改造自然的活动,但是在水利工程交付使用后随着时间的推移,受到风吹日晒的侵蚀和影响,工程往往会出现一系列的问题,包括工程外表的破损、内部设施的老化、电子设备的退化等问题。为了保证水利工程能够继续健康、安全的使用,就需要针对上述问题进行修复、更新和加固,这时水利工程档案就成为解决问题的原始依据和凭证。

  水利工程档案的利用管理还不仅仅限于对自身的修复和更新,还在于保障周边环境和其他工程的配套提供保障。由于水利工程自身的庞大建设、涉及范围比较广、建设位置比较特殊等原因,需要对建设的整体环境以及未来的建设设计进行。比如,涉及到交通线路、桥梁建设、电力设施建设的问题,在水利工程立项之前就必须针对这些问题进行足够的了解,然后从最初的设计、立项、修建、交付使用的各个阶段进行档案备案,增加其设计的合理性和建设的安全性,减少对环境和其他工程不必要的伤害。

  二、水利工程档案管理过程中存在的问题

  在水利工程档案收集和利用中,尤其是在工程设计、立项和交付使用的初期,需要大量且频繁的档案建立。水利工程档案的建立质量,对于水利工程的作用能否充分且顺利的发挥有着非常重要的影响。水利工程的档案建立在实际工作中主要有以下几方面的问题:

  第一、 档案编目系统不科学。由于水利工程档案类型多样,不同阶段档案不同,因此,常常出现同种档案排列顺序不连贯,分类不明确,以至于查找困难。第二、案卷和文件题名不规范。由于水利工程档案的繁多,因此需要在档案存储时标注清晰明了的名称,而不是笼统的以数字和时间来代替文件名称。这样就能够在查找档案、寻找问题解决方法是能够清晰、明确的找到档案所在。第三、文件材料不够准确。这一问题主要表现在施工图画、竣工图画与实际修建的水利工程实物不符合,对于同一实物所反映的内容不一致、音频、画像档案多表现的内容和文字所说明的内容不一致。第四、储藏档案由于时间久远或者是使用频率过高的原因,经常会出现字迹破损、纸张破裂的情况。不仅不利于档案的调取和利用,还不利于档案的长期保管和使用。第五、 档案利用水平低。随着科技的发展,计算机在水利工程?n案的收集和保管中的使用程度已经很高了。许多水利工程也相应的建立了电子档案以便能够便捷的查询和利用档案。但是,电子档案只是建立在公司或者是事务所内部,并没有建立联网查询的条件和权限,其次,由于水利工程多是在野外施工和作业,因此,电子档案为野外工作的查询增加了阻碍。

  三、科学收集和利用水利工程档案的对策

  为了能够确保水利工程档案的建设对水利工程的运行和改造提供便利和支持,水利工程建设单位应该在档案收集阶段和利用管理阶段摒弃“重建轻管”的思想[1],应该着重从档案利用者的角度思考和出发,在充分考虑档案利用者的实际需要和管理单位的需求之后,能够充分发挥水利工程档案的效用。

  1. 加强档案管理工作的组织领导

  对于水利工程档案的收集和利用管理,要对档案工作进行系统化的收集和管理。首先要建立“统一领导、分级管理”的原则,以便档案建立能够保证清晰、明确的建立工作的推进。其次,要建立健全档案管理制度,不仅要能够明确工程施工中各阶段、各部门、各单位对于档案收集的职责,并采取相应的有效控制措施;而且还要逐渐的在档案收集和利用中制定完善的工程档案管理制度,需要对水利工程档案收集工作配备足够的人员、设备,投入资金,保障档案工作能够顺利的开展。

  2. 严格控制归档文件的质量

  水利工程建设单位在档案收集之初就应当从水利工程设计和建设的初期工作开始,然后将收集到的档案进行整理和分析,按照一定的划分标准进行划分,保证档案的完整、准确和系统化,并将档案的规范化管理纳入到档案收集和管理工作汇总来,形成常态化管理。为水利工程档案收集和利用管理工作配备专门的管理人员,对于归档的档案和文件进行分类管理,按照行业标准或是公司标准进行装订、组卷,能够确保相应的文件有机的联系,以便于档案利用者能够顺利、便利的查找。同时还需要对工程档案进行标准化的考表、卷皮、档案盒背脊,以保证档案的装订质量。在文件归档之后,要保证档案在提取和使用中能够安全保管和使用。对于档案室的环境进行调控以防止档案的老化和破损;在档案的移交和提取时,需要利用者签字并进行检查。

  3. 提高档案工作信息化管理水平

  21世纪是信息化的时代,因此水利工程档案的建立也需要随着时代的发展而发展。对于房钱水利工程档案的管理部门而言,相应的档案库还没有建立,不能够在异地对档案进行提取和阅读。对于大部分的水利工程档案,由于保密程度限制不能被调取,因此未发挥其作用和价值。

  4. 提高工程建设档案对运行管理工作的适应性

  由于水利工程管理部门对档案收集的重点不同,因此水利工程档案在建立过程中会有侧重点,以至于在运行管理中会出现不适用的情况。多以,水利工程档案的收集和利用管理应该在工程建设过程中通过有专业人员进行选择性的收集,并且能平衡各个方面的档案收集。对于某些重要信息进行有针对性地开展相关档案的收集、整理和归档[2]。从而减轻档案收集的工作量,避免资源的浪费。

  四、结语

  水利工程答案收集和利用管理需要在档案收集时首先进行有效的收集和高效率的收集,然后在后期进行规范化的分类和管理,建立规范化、精简化的管理体系。做到工程档案的循环利用和高效利用,保证水利工程各个环节的顺利展开。对于水利工程档案的收集和利用管理,只有做好规范化管理和详细的管理制度,才能保证档案发挥应有的价值和功能。

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