国家示范性高职院校档案信息化建设的实践与探索
信息技术的迅猛发展和在各行各业的广泛应用，对国民经济和社会的发展产生了深刻地影响，同样，对于档案事业也提出了更高的新的要求。档案的信息化已成为一种必然的趋势。2000年国家档案局颁布的《全国档案事业发展“十五”计划》中，把档案信息化建设作为今后一个时期内档案工作的重要奋斗目标和主要工作任务，2002年实施的《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的新纪元，充分显示了国家对档案工作的重视。而高校作为培养社会各类人才的摇篮，储备科学文化基础知识的基础，在办学过程中形成的档案信息则成为信息社会经济与社会发展的宝贵信息资源之一。
一、高职院校档案信息化建设的必然性
为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多高校都不同程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类目录信息。少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案目录以外，通过数字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息发布出去。随着校园网的开能和“数字化校园”建设的逐渐深入，各高校已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生。
但就高职院校而言，这方面的理论研究与实施显得相对落后。而计算机软（硬）件技术、网络技术、多媒体技术和远程传输等现代信息技术的迅猛发展，大大加快了办公自动化、科研生产无纸化、信息资源网络化的进程。档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。今后以电子文件为主体的电子档案将成为高校档案的重要组成部分，甚至将逐步取代传统意义上的档案。如何领先计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，将电子文件转换成电子档案，并对这些新的载体进行开发利用，从而为高职院校的各项工作提供信息服务，这将成为迫在眉睫的事。教育部在2007年确定了100所国家示范高职院校，2010年又确定了100所国家骨干高职院校，为适应全国高校档案信息化的需求，这些优秀的高职院校应结合自身情况开展相关的理论调研与研究并进行实践，紧追步伐，尽快完善档案信息化建设，从而为其他高职院校做好表率。下面我们就以江西现代职业技术学院为例。
二、高职院校档案信息化建设的制约因素
1.思想认识不到位，重视程度不够
2003年，江西现代职业技术学院成功的从中专教育转型为大专教育，为适应学院各方面的发展，学院将所有的工作重点都放在了加强学院基础设施建设、壮大师生队伍以及完善教育教学等工作上。而高校档案工作则是一项基础性的管理工作，同是也是一项服务性工作，这很难产生明显且直接的经济效益，所以档案室的地位被削弱了。学院对档案信息化管理认识不足，宣传不力，职工参与的意识薄弱，在档案资料的收集、利用等方面未能得到应有的理解与支持，学院的档案工作基本上停留在维持档案日常的简单管理上。每年，学院只安排一到两位分管档案的工作人员参加一些会议和培训，平时很少过问档案工作，甚至很少对档案工作进行必要的检查和指导。
2.档案管理制度不建全
电子文件及档案管理信息化对高职院校来说是一个新课题，学校的电子档案工作还处于初级阶段。尽管学院在平时工作中产生了大量的电子文件，但都未作为档案进行系统化处理。尤其是缺乏完善的档案管理制度、分工合理、责任明确的考核制度、标准的高校档案管理软件，造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案管理与之前的纸质档案管理有质的不同，比如电子文件的收集和归档档的范围广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等。因此电子文件的归档难度非常大且存在技术难题。
3.基础设施建设相对薄弱
基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。但由于学院前期重点考虑的是本校的生存和发展问题，加大了对校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的的投入，而用于档案建设的资金极少，加上学院的档案管理停留在传统方式上，基础设施建设成了突出的问题。
4.档案人员素质和数量相对落后影响高职院校档案信息化建设的进程
档案信息化工作需要有三类专业技术人员，即：档案管理人员、信息处理人员、系统维护人员，三类人员应具有相应技能。但是，很多高职院校档案工作人员配备不合理，有专业的档案人员但没有专业的档案信息技术人员；档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识，特别是既懂专业知识又能掌握现代化信息技术的人才严重缺乏。而江西现代学院的专（兼）职档案管理人员大多都是“半路出家”，没有接受过专业、系统的档案管理知识培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，同时学院又缺乏档案管理人员的继续教育措施，从而制约着学院档案信息化建设和档案事业长远发展。
三、高职院校档案信息化建设的基本对策。
《2006- 2020 年国家信息化发展战略》的正式发布， 标志着信息化从国家战略的高度全面实施。当前， 各领域各行业信息化建设热情高涨， 多种大规模的信息网络和信息应用系统正在全面启动， 我国信息化建设面临难得的战略发展机遇 。在这种背景下，推进高职院校档案信息化建设势在必行。
1.提高认识、转变观念
高职院校档案信息化建设是一项重大而又艰巨的任务，要实现这个奋头目标，就必须进一步认识高校档案信息化建设的重要性：一、学院领导已充分认识到高职院校档案信息化建设的重要性，开拓思路，更新观念，把学院档案信息化建设与学院的发展和改革同等对待。领导的重视，为学院档案信息化建设营造了良好的发展环境。自2009年开始，学院先后投入资金购买了档案柜（架）、电脑、扫描仪、照相机、防磁柜、除湿机、复印机等硬件设备，2013年，学院更是加大力度，购买了符合档案管理工作需要的高校档案管理软件和与之配套使用的高速扫描仪，为学院信息化建设提供了物质保障，创造了良好的环境条件，保证档案信息化建设的顺利开展。二、学院定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，并派人到已走在档案信息化前沿的本科院校学习取经，这提高了档案工作者自身的档案意识，增强了档案信息化建设的紧迫感和责任心，使他们具有做好档案工作的信心和热情，能认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。 2.完善档案管理制度，提高标准化水平。
档案是最重要的历史记录载体，不论采取什么样的手段进行管理，其自身具有的反映历史、佐证过去的固有属性不应该改变。电子文件从形成到归档开发利用，中间有很多环节。如果一个环节的职责不清、制度不严、考虑不周，就可能造成电子文件原始失。因此，要建立一套科学、合理、严密的管理制度，明确职责，权限设置一定要明确到具体人员（或岗位）上。档案管理部门应明确电子文件归档的时间、范围、技术环境以及有关版本格式和检测数据的方法以。归档时应进行全面、认真的检查，整理电子文件时要注意防止转换过程中的信息失真， 使用时， 要健全电子文件的使用和管理记录。电子档案形成后， 还应定期作必要的格式和载体转换， 还应做好备份， 使电子文件尽可能地处在安全保密状态。因此，建立一整套在数字化背景下的规范的管理制度是完成好这项工作的前提。2012年，学院先后拟定了《江西现代职业技术学院档案工作制度》、《江西现代职业技术学院档案管理办法》、《江西现代职业技术学院电子文件归档与管理规范》、《江西现代职业技术学院档案管理考核办法》，从而保障了学院档案信息化管理工作的顺利进行。
3.建立档案信息数据库。
档案信息化的前提是建立起资源配置合理、利用方便的档案信息资源数据库。高校档案信息化数据库的核心是资源建设，即对档案实物载体和各种形式的信息载体有序的整理。主要内容有： 1） 将馆藏的印刷型纸质文档及其它各类载体的档案进行数字化处理， 根据需要建立不同类别的数据库， 如建设本院校文书档案、大事记、教学、科研、基建、财务、人事等等重大类型的馆藏档案目录数据库、全文数据库， 建设兼有文字、照片、图片、音频、视频等资源的多媒体数据库等等， 为实现信息网络化提供物质基础作保证； 2） 电子文件归档与电子档案管理。高校档案部门要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导， 保证归档电子文件完整、有效、真实。有条件的高校档案部门， 积极推进对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案的数字化进程， 提高档案利用效率， 加强珍贵、重要档案的保护， 对档案信息价值的鉴定和对有密级的文件进行标注。只有加快档案数据库建设， 尽快形成数据规模， 使计算机检索系统实用化， 才能把馆藏档案信息进一步深人开发出来， 使服务水平和服务能力得到提高。高校档案信息数据库建设是高校档案信息建设中最为重要的一项基础工作。
4. 加强计算机网络和高校档案信息化网络的建设。
高校档案信息化建设使档案资源最终以电子档案形式存在， 而电子档案从形成、传输到存储都是通过计算机及其相关设备实现的， 所以高校档案信息化建设的另一项基础工作， 是要建立现代化档案信息通信平台。它为档案信息传输、交换和资源共享提供了必要的手段， 其核心在于计算机及其网络技术。江西现代职业技术学院于2009年就建立了覆盖全校的校园“一卡通”系统，针对学生和教职员工使用，学院的日常办公活动也逐渐形成了网上签发、签收、传阅、存档和共享等便捷服务，这都大大提高了办事的效率。学院购买的高校档案管理软件也与校园信息门户系统、统一身份论证系统、共享数据库平台等成功对接，实现了文书处理到文档及机读档案的管理等业务工作的一体化，档案利用者无需进入档案库房即可查阅所需档案。
5.建立安全保障体系
档案信息网络化的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、网上窃听与篡改、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁， 决定了对其在网络环境中存储、传输的安全性要求高于其他信息， 因此高校档案管理部门要严格执行国家及高校颁布的有关信息安全的法律、法规和标准、规章， 建立和完善各类信息资源安全保障体系和标准，如档案信息资源建设标准，档案信息化管理性标准，档案信息化成果利用标准等。采取有效措施对数字化档案资源进行安全管理和维护， 有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、防火墙、安全备份等安全技术， 确保档案信息资源的安全、有效和网络系统正常运行。
加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化的客观要求，作为国家示范性骨干高职院校，解放思想，更新观念，带领高职院校全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。
